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3 maneras de ahorrar en la gestión de contratos con proveedores

Por Juan Andrés Nuñez 13 Mar 2018

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A fin de obtener bienes o servicios al menor costo, las empresas suelen gestionar los contratos con sus proveedores. No obstante, este proceso es un poco más complicados que poner una firma y ya. Contar con una plataforma especializada permitirá considerar todas las aristas involucradas en el proceso de gestión de contratos con proveedores, además de reducir costos de manera considerable en la cadena de suministro.

El uso de un software para la gestión de contratos o software CLM (Contract Lifecycle Management) contribuye significativamente a cerrar cualquier brecha de riesgo en la generación de contratos. Su empleo durante la alianza entre el proveedor y la empresa permite mayor un grado de transparencia y garantiza el cumplimiento mutuo de las cláusulas, representando un importante ahorro monetario y en tiempo.

Atendiendo a lo anterior, ¿cómo un software para la gestión de contratos permite optimizar los recursos de la empresa? A continuación, abordaremos 3 aspectos en los que el uso de este tipo de plataformas permite ahorrar en la gestión de contratos con proveedores:

1. Reducción del tiempo por centralización y estandarización

Un software especializado para este tipo de gestiones centraliza la información para facilitar la creación de un nuevo contrato, disminuyendo de 6.3 a 5 días el tiempo que se requiere para procesar una nueva solicitud (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Al utilizar un software CLM, la empresa puede realizar una nueva solicitud empleando a través de herramientas y funcionalidades que producen con mayor rapidez y precisión un contrato nuevo. Además, se tiene acceso inmediato y en tiempo real a toda la información contractual con el proveedor. Es tal el impacto de un CLM, que puede reducir en un 19% los tiempos de creación, negociación y aprobación de nuevos contratos con proveedores (Fuente: Aberdeen Group).

Además, gracias al contexto digital, muchos de los procesos asociados a la generación de un contrato pueden optimizarse considerablemente. Tal es el caso de la firma electrónica que, versus la vía tradicional, permite reducir el tiempo hasta en un 99% (Fuente: Signaturit).

2. Reducción de costos por nuevas solicitudes

El uso de un software CLM para la gestión de contratos con proveedores permite una reducción del costo que conlleva efectuar una nueva solicitud de contrato, disminuyendo -en promedio- USD $4.00 por cada nueva solicitud (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation), gracias a que toda la información se encuentra centralizada y estandarizada en un solo lugar.

Contar con una herramienta que gestione la documentación e información sobre contratos con proveedores -contemplando todo lo relacionado con tiempos, histórico de costos y actualización de cláusulas, entre otras cosas- permitirá a la empresa optimizar sus recursos y administrar de mejor forma su relación con terceros, al punto de generar un 5% de ahorro sobre los ingresos (Fuente: Goldman and Sachs, "Time to manage those contracts!").

3. Reducción de los gastos con proveedores no autorizados

La integración de un software CLM con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permite una mayor identificación de los proveedores autorizados por contrato,  reduciendo las compras con proveedores no autorizados (a un mayor costo) de un 22% a un 19% (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Además, este tipo de herramientas permite tener un ahorro promedio de USD $20.000 al año al evitar incumplimientos de contratos (Fuente: Association of Corporate Counsel), optimizando el uso de recursos y teniendo un mayor control sobre los compromisos adquiridos con terceros.

 

Existen muchos otros beneficios derivados de usar un software para la gestión de los contratos con proveedores, de los cuales hablaremos más adelante. Todos estos beneficios superan por lejos los costos de implementación, y garantizan la calidad del servicio o producto que busques adquirir a través de un proveedor. De esta forma, la organización se asegura de tener claridad sobre las obligaciones adquiridas con terceros y los compromisos que éstos deben cumplir.

Sin embargo, a la hora de evaluar un sistema de gestión de contratos debes asegurarte de que el proveedor tenga experiencia y que la plataforma sea robusta, confiable e intuitiva. En ese sentido, Webdox se alza como una de las mejores alternativas disponibles en el mercado,  al ser un software que ha sido diseñado para abarcar todos los aspectos referidos a contratos con terceros.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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