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Cómo acelerar la revisión y aprobación de contratos de ventas

Por Juan Andrés Nuñez 10 May 2018

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En muchas organizaciones, tanto el departamento de ventas como otras áreas siguen utilizando el método tradicional durante la gestión del ciclo de vida de los contratos de ventas -es decir, amparándose en el formato físico-, aumentando los riesgos de inconsistencia u omisión de datos.

Como consecuencia de ello, hay un consumo excesivo de tiempo y recursos en la fuerza de ventas, pudiendo incurrir en errores en la digitación que ralenticen aún más el proceso e, incluso, derivando en la cancelación del acuerdo, 

Ahora bien, cuando se automatiza la gestión de contratos la situación se torna más favorable para la empresa, pues hay un orden durante el proceso que genera transparencia y consistencia en la información, ahorrando costos y tiempo, además de elevar las posibilidades de cerrar el contrato.

¿Por qué acelerar la revisión y aprobación de contratos?

Aquellos equipos que son capaces de acelerar el ciclo de ventas han logrado incrementar de manera consistente los ingresos de su empresa año tras año (13.3% en promedio). Un incremento 2.2 veces mayor que el resto de las empresas (6.2% en promedio, fuente: Aberdeen). En ese sentido, la automatización del ciclo de vida de los contratos de ventas puede generar importantes réditos para las empresas.

Los departamentos de ventas entienden que el factor rendimiento en el ciclo de vida de los contratos es crucial para la empresa, ya que la demora o ralentización del proceso puede significar una disminución importante en la productividad en general. En ese sentido, el uso de un software CLM -acrónimo de Contract Lifecycle Management- permite disminuir el tiempo de aprobación de los contratos en un 82% (Fuente: Aberdeen).

¿Cómo afecta el uso de la tecnología de gestión de contratos para acelerar la revisión y aprobación de nuevos contratos?

La tecnología resulta vital en el proceso de gestión de contratos, precisamente, porque aporta la eficiencia y rapidez requerida. Al automatizar el proceso, puedes optimizar los recursos de tu empresa, permitiendo que el personal se concentre en otras labores, mientras el ciclo de vida de los contratos es gestionado por una herramienta especializada en la materia.

Es tal el aporte de este tipo de soluciones en una organización, que las empresas que utilizan un CLM experimentaron un 90% en la renovación de los contratos (Fuente: Aberdeen).

En este sentido, Webdox se alza como un aliado indispensable para toda organización, ya que transparenta todo el ciclo de vida de los contratos, estandariza los plazos y ordena las etapas, creando un único espacio en el que la comunicación entre departamentos se establece en forma directa y clara, conectando a la gerencia de ventas con la gerencia legal (y otras gerencias de ser necesario) para acelerar el cierre de contratos.

Workflows para los procesos de revisión y aprobación de contratos claramente establecidos

En la actualidad, 85% de las empresas utiliza procesos manuales para gestionar los contratos de venta (Fuente: Aberdeen). Esto impide llevar flujos de trabajo (workflows) ordenados, ágiles y con la capacidad de identificar claramente a los responsables de cada etapa.

Gracias a los workflows de Webdox es posible garantizar un correcto y óptimo intercambio de información entre las distintas partes involucradas en los procesos de gestión de contratos y, además, permite identificar responsabilidades para evitar retrasos que pudieran impedir el cierre oportuno de los acuerdos entre dos o más partes.

Los proceso de validación de contratos de Webdox ordenan claramente las etapas que abarcan todo el ciclo de vida de los contratos (solicitud, creación, revisión y aprobación de los contratos). Esto permite, además, que nada quede al azar, definiendo una hoja de ruta desde el inicio del proceso y dejando claras las responsabilidades de cada parte involucrada.

Los Gerentes de Ventas, la Gerencia Legal y la Gerencia General podrán visualizar y controlar sus propias responsabilidades y se podrá identificar posibles “cuellos de botella” en cualquier punto del proceso. Además, Webdox facilita el cumplimiento de los plazos, para que cada una de las etapas transcurra sin demoras.

La estrategia más inteligente para ahorrar costos, tiempo y alcanzar un buen rendimiento para la empresa en lo que a cierre de contratos respecta, es la implementación de un software especializado en la materia. Soluciones como Webdox permiten un proceso transparente, evitando inconsistencias, delimitando plazos definidos y asignando responsabilidades de forma clara. Todo, gracias a sus workflows que permiten la participación activa de cada elemento involucrado.

Como ves, la automatización es el mejor camino para acelerar la revisión y aprobación de los contratos de ventas. Al respecto, contar con herramientas como Webdox puede hacer la diferencia a la hora de elevar la productividad y lograr una mayor tasa de cierre de contratos. Entonces, ¿qué esperas para sumar esta herramienta a tu empresa?

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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