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El valor de la gestión de contratos en la cadena de suministro.

Por Juan Andrés Nuñez 27 Feb 2018

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En la actualidad, y de acuerdo con Tim Cummins -CEO de la IACCM-, la mayor parte del gasto empresarial ha pasado de adquisición de materias primas y bienes básicos a la contratación de bienes y servicios más complejos. Hoy en día adquieres rendimiento, resultados y relaciones sostenibles, cuya naturaleza intangible exige para su cumplimiento la correcta elaboración y gestión de los contratos, de por sí mucho más complejos en su estructura y contenido que los tradicionalmente utilizados para la adquisición de mercadería básica.  

De la compra de commodities a servicios más complejos

Lo anterior no quiere decir que las empresas ya no requieran commodities, de hecho, en el mercado financiero son de los activos más negociados. Lo que sucede es que la inevitable y vertiginosa digitalización del entorno empresarial ha cambiado la forma en que las empresas desarrollaban cientos de procesos, haciendo imprescindible el uso de softwares y tecnología en general para aumentar su competitividad y no quedarse rezagadas en el mercado. 

En el caso específico de la cadena de suministro, la industria ha incorporado nuevas tecnologías que optimizan por completo sus operaciones, como lo son los drones, la impresión 3d, los vehículos sin conductor, la robótica, la inteligencia artificial, así como una amplia gama de servicios cloud (o en la nube) de gran valor añadido para la empresa y el cliente.

El valor de la gestión de contratos. 

Cuando hablamos de gestión del contrato, nos referimos a los esfuerzos enfocados en administrar un acuerdo gestado entre dos partes de manera eficiente, para así obtener un beneficio mutuo. 

Hace veinte años, este concepto hacía referencia a ir al mercado y obtener el mejor precio por los servicios o bienes adquiridos, y la gestión del contrato finalizaba una vez era adjudicado.

Sin embargo, en la actualidad el concepto es mucho más amplio, porque la licitación competitiva es un hecho que induce a las empresas a buscar otros factores, como considerar las relaciones con los proveedores, la contratación ética, la gestión de categorías y la comprensión del campo de juego. 

En 1996, la gestión de contratos era considerada una función de ingeniería, por lo que los encargados de dicha tarea eran ingenieros. Hoy se trata de una función administrativa que -dada su mayor complejidad- debe ser llevada a cabo en conjunto por profesionales de diversas áreas de la empresa, requiriendo una mayor colaboración producto de las distintas gestiones y validaciones necesarias en todo el proceso contractual.

Lo anterior supone que el procurement deje de preocuparse meramente por lo transaccional y la búsqueda de los precios más bajos, para empezar a generar verdaderas alianzas de negocios con los proveedores, donde las dos partes se vean beneficiadas.

¿Qué papel juegan los contratos en esta relación?

Además de ser la garantía de una buena relación comercial en la que las partes se verán beneficiadas mutuamente, un contrato bien elaborado y gestionado permite reducir riesgos, asegurar un óptimo desempeño de los servicios contratados y tener presentes los hitos clave en lo que respecta -por ejemplo- a fechas, precios y multas. 

Tecnología para la gestión de contratos.

Actualmente, gran parte del proceso de procurement en la gestión de proveedores, es llevada a cabo utilizando un ERP, un sistema especialmente diseñado para la planificación de los recursos de una empresa. Estos sistemas suelen tener múltiples aplicaciones, desde gestión de inventarios hasta finanzas, sin embargo, carecen de herramientas especializadas para la gestión de los contratos, ya que no han sido desarrollados para este fin.

De ahí la importancia de que a estos sistemas se les integren herramientas de gestión de contratos mediante un software especialmente diseñado para ello, que cuente con todo lo necesario para administrar todo el ciclo de vida del contrato, desde su solicitud hasta su término o renovación, pasando por la redacción y firma digital de forma coordinada con los proveedores.

 

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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