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Los 10 KPI´s de contratos que procurement debe conocer

Por Juan Andrés Nuñez 22 Mar 2018

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Una buena gestión de procurement requiere de un proceso de mejora continua. No hay administración de  contratos eficiente sin la medición de indicadores de gestión que permita evaluar los impactos y el cumplimiento de metas. 

Aunque los gerentes de compra o de finanzas de una empresa no inviertan mucho tiempo administrando contratos, es clave que se les presenten ciertas métricas para mejorar el desempeño de procurement. 

¿Cuáles son algunos de los indicadores clave que procurement debe conocer?

1. Contratos con boletas de garantía asociadas

Uno de los aspectos que más debe cuidarse en lo que a contratos se refiere y que procurement debe conocer son las boletas de garantía.

En concreto, y tal como lo explica la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, "la Boleta de Garantía es una caución que constituye un Banco a petición de su cliente -llamado Tomador- a favor de otra persona llamada Beneficiario. Su objeto es garantizar el fiel cumplimiento de cualquier clase de obligación contraída por el tomador que no sea una operación de crédito de dinero".

Por ende, es de suma importancia conocer los contratos de procurement de este tipo y las obligaciones que conlleva, a fin de optimizar al máximo los recursos de la empresa.

2. Contratos con riesgo operacional asociado

Entendemos por riesgo operacional a la posibilidad de tener pérdidas económicas producto de fallas o insuficiencia de procesos en la cadena de suministro. Por ende, los contratos generados bajo esta modalidad pueden representar un gran riesgo para la empresa, por lo que vale la pena mantener un control permanente sobre los mismos.

3. Contratos por expirar

Es clave monitorear la tasa y cantidad de documentos por vencer. Esto permite anticiparse y realizar licitaciones o emitir órdenes de compra antes que expiren los contratos actuales. 

4. Contratos sin firmar

El proceso de procurement puede involucrar un largo proceso de firma de documentos por varias áreas funcionales de la empresa y el proveedor. Es clave saber qué contratos se encuentran sin firmar y cuánto tiempo se encuentran en esta etapa.

5. Términos de pago asociados a los contratos

Es determinante estar al tanto de los términos de pago presentes en los contratos con el objeto de asegurar buenas prácticas de cumplimiento y tomar acciones preventivas para evitar el pago de multas.

6. Tiempos de entrega

Esta métrica permite evaluar los tiempos en los cuales el proveedor entregó un producto o servicio respecto a los acuerdos de niveles de servicio acordados en el contrato. 

7. Contratos expirados

Conocer el número de contratos expirados permite hacerse cargo de potenciales problemas en la administración de procurement. Por ejemplo, interrupciones en el suministro de determinados insumos o renovaciones automáticas que resulten costosas para la compañía.

8. Cumplimiento de contrato original

Desde la emisión de la primera propuesta contractual hasta la firma de un documento definitivo puede haber una seguidilla de negociaciones de términos de servicio, valores de referencia, plazos y fechas. 

El cálculo de los niveles de cumplimiento de contratos permite hacer un seguimiento de hasta dónde está cumpliendo cada proveedor con los factores pactados y evaluar potenciales multas o correcciones. 

9. Contratos con cláusulas de confidencialidad

Con la finalidad de proteger información sensible para la empresa resulta cada vez más común la inclusión de cláusulas de confidencialidad en los contratos. Conocer el porcentaje de los contratos con los distintos proveedores que efectivamente cuentan con estas cláusulas permite tomar acciones proactivas para la gestión de riesgo en procurement.

10. Contratos con proveedores en cada área

Otro indicador de utilidad para el área de procurement es la cantidad de contratos con proveedores y el monto asociado a los mismos en cada área de la empresa. Estas métricas permiten tener una visión global de la estructura de proveedores en la empresa y gestionar el nivel de contratación en las distintas áreas.

 

La importancia de un software de contratos la gestión de métricas

Es muy difícil medir, monitorear y calcular los niveles de cumplimiento de estos indicadores de gestión de manera manual. Además, entorpece la gestión de procurement y ralentiza la toma de decisiones.

Por lo mismo, un buen cálculo de estas métricas solo se puede obtener a través de plataformas de gestión de contratos como Webdox, un software en la nube intuitivo, con soporte in-app (dentro de la plataforma) y con las herramientas necesarias para una correcta administración de todos los contratos de la empresa.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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