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Por qué tu empresa necesita un software de gestión de contratos

Por Juan Andrés Nuñez 12 Jul 2017

Por qué tu empresa necesita un software de gestión de contratos

Las empresas de todo tipo, grandes o pequeñas, tienen algo en común: todas, en mayor o menor medida, se ven en la necesidad de generar contratos de distinta índole: comerciales, con proveedores, laborales, etc.

La mejor forma de enfrentar este aspecto tan cotidiano, pero importante de la actividad de toda la empresa, es contar con un software de gestión de contratos (CMS por sus siglas en inglés). Aquí te contamos cómo estas herramientas logran elevar la productividad de cada área de la organización que entra contacto con este tipo de documentos.

La eficacia con la que se generan los contratos afecta a la organización interna y externamente. Internamente incide en el buen funcionamiento de la organización, manteniendo todo al día y ordenado y evitando que la documentación sea un cuello de botella para el alcance de los objetivos de la empresa y se transforme más bien en una ayuda y en un facilitador de las cosas.

Externamente, refleja una buena imagen ante clientes y stakeholders al ser capaz de presentar nueva documentación de manera oportuna y correcta.

Por estos y otros motivos, resulta beneficioso apuntar hacia una mayor productividad a la hora de generar cualquier tipo de contrato, tanto como para uso interno como para interacción externa.

Consideremos en primer lugar cómo se generan contratos en la empresa. Dado que existen diversidad de contratos que varían en extensión, complejidad y recurrencia, usaremos a modo de ejemplo un contrato de prestación de servicios entre nuestra empresa y un tercero.

En este ejemplo son varios los involucrados en la redacción del contrato. Por un lado está el área legal o los abogados externos de la empresa (si no hay área legal), que debe asegurar que el contrato cumpla con todas las normas legales.

Luego está el área financiera, que participará en la redacción de la estructura de pagos y por último incluiremos también al área operativa, que velará porque todo lo que se estipule en el contrato sea factible de ser cumplido, en los tiempos pactados, por la empresa.

La redacción iniciaría en el área legal (o a través de los abogados externos), en donde típicamente se utilizaría algún editor de texto, como Microsoft Word. Aquí ya tenemos una forma de aumentar la productividad en esta área con el uso de plantillas preestablecidas.

Los contratos de prestación de servicios, si bien varían dependiendo de la materia que traten y del servicio que se preste, tienen una estructura bastante similar, en donde existe un prestador de servicios y un receptor de los mismos, un servicio que se presta, un plazo y una estructura de pago, además de ciertas condiciones que se deben cumplir para el correcto funcionamiento de la relación contractual. Un CMS te permite ahorrar tiempo al contar con las plantillas que necesitas en un repositorio de fácil acceso y siempre disponible para toda la empresa.

Software de gestión documental

Continuando con nuestro ejemplo, el área legal continuará con la redacción del contrato, en este proceso se pueden generar varias versiones del mismo, versiones que serán útiles registrar y tener a disposición en caso de requerirlo. Por ejemplo: el contrato original puede extenderse por un periodo de 6 meses y en una revisión posterior alargarse a 12 meses, en este caso ya tendríamos dos versiones, si el cliente opta finalmente por la primera opción, un CMS te permitiría tener rápidamente disponible la primera versión, evitando tener que modificar la extensión o las fechas nuevamente, sino que ya estaría todo registrado, guardado y disponible.

Una vez que el área legal ha completado la base del contrato, es el turno del área financiera, quien se dispondrá a revisar la estructura de cobro establecida en el contrato. Aquí es importante notar que la colaboración entre las distintas áreas puede darse sin estar físicamente en el mismo lugar.

Cada vez es más común el trabajo a distancia o el recurrir a consultores externos, que pueden estar en otra ciudad o incluso en otro país, por lo tanto, una forma más de aumentar la productividad en la creación de nuevos documentos es el disponer de un sistema que permita la comunicación eficiente entre los distintos colaboradores que participen en esta labor.

Pero no solo es importante que cuenten con un medio de comunicación eficiente y estable, sino más importante aun es que un CMS te permite acotar la comunicación al contexto de la creación documental, reduciendo el tiempo requerido para esta labor y enfocando los recursos a la consecución del objetivo final: redactar el documento en cuestión.

Por último el área operativa podría simplemente revisar el documento para que todo se encuentre en orden y no se presenten inconsistencias en cuanto a la descripción del servicio, para esto es importante que el encargado del área operativa sea notificado de inmediato en cuanto se disponga de una primera versión del contrato para que pueda dar sus observaciones o su aprobación final, lo que puede ser automatizado con un CMS.

Como vemos, en todo el proceso de generación de contratos existen oportunidades de aumentar la productividad, en este ejemplo hemos visto solo uno de tantos tipos de documentos que existen, pero la verdad es que muchos de ellos obedecen a la misma lógica.

Webdox es una herramienta en la nube para la gestión inteligente de documentos legales, que cuenta con un CMS integrado. Nuestra solución ha detectado las oportunidades para aumentar la eficacia a la hora de redactar documentos que hemos visto en este artículo, poniendo a disposición de nuestros usuarios una  serie de funcionalidades que permiten la colaboración en la creación documental de todo tipo de empresas, aumentando la productividad y reduciendo costos.

Si te interesa conocer más acerca de cómo un software de creación de documentos legales puede simplificar tu trabajo, puedes solicitar una consultoría en gestión documental sin costo.

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