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Los beneficios de un workflow flexible y fácil de usar

Por Juan Andrés Nuñez 04 Aug 2017

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Es una historia sin fin. El contrato está listo para firma y ratificación de las partes, empresa y proveedor, cuando los abogados de uno de estos se dan cuenta que falta una cláusula crucial y que una parte está mal redactada.

Para peor, el documento tiene la firma del gerente comercial y la del de contratos.

La paciencia ya está al límite porque el documento demoró meses en salir. Sin embargo, nadie va a firmar nada hasta que se valide nuevamente.

Comienza entonces un verdadero trabajo detectivesco por encontrar a los responsables y ver dónde está la falla, mientras se busca acelerar el proceso.

El anterior ejemplo es un mal que aqueja a muchas organizaciones en Chile: la falta de un adecuado proceso de validación de documentos electrónicos y físicos que incluya la asignación de responsabilidades.

Como explica José Manuel Jiménez, fundador y gerente general de Webdox: “Sumando el día a día, existen muchos procesos, como los contractuales, procesos de certificación, procesos de control de calidad, o de validación de todo tipo de documentos, que deben ser controlados. En estos existen problemas de monitoreo, trazabilidad, reportabilidad, saber dónde están los ‘cuellos de botella’, o bien dónde se requieren más recursos (sean humanos u otros). También es muy importante controlar los procesos de cara al accountability, para establecer la responsabilidad del cargo en caso de una consecuencia, sea positiva o negativa”.

Son muchas las empresas que deben empezar de cero más de una vez por objeciones a la redacción de un documento legal o administrativo, o porque faltó un visto bueno en la edición de éste.

El problema yace en la falta de procesos estandarizados o un protocolo de tareas específicas que permitan dar correcto seguimiento a este proceso administrativo, que comprende la creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación de un documento.

Entre los principales problemas que implica este “cuello de botella” están:

- Ineficiencias operativas o problemas de continuidad de negocio

- Duplicación de esfuerzos en entender los estados de los procesos

- Falta de trazabilidad y monitoreo

- Falta de control de gestión para eficientar los procesos

Más aún, estos procedimientos generalmente no son monitoreados adecuadamente ni tampoco controlados con la trazabilidad requerida.

Esta falta de métricas y contratiempos llevan a que muchas veces los gestores de la empresa no puedan responder las siguientes preguntas:

  • ¿Es nuestro proceso de gestión de documentos eficiente?
  • ¿Sabemos quién es la persona responsable de una determinada tarea dentro del proceso de creación y gestión de documentos?
  • ¿Cómo saber si algún cambio dará mejoras?
  • ¿Se están siguiendo los protocolos?
  • ¿Tenemos protocolos?

Esta falta de respuestas pueden hacer perder a la empresa hasta 4% de sus ingresos anuales, según un informe de la IACCM (International Association for Contract and Commercial Management).

En tiempos de una economía tambaleante y reducción de costos, estos gastos entorpecen el crecimiento y la óptima administración de la empresa.

La fluidez del workflow

Toda solución tecnológica que se aboque a mejorar esta gestión de documentos de la empresa debe permitir que circulen sin contratiempos con un flujo de procesos adecuado y pertinente a la forma de trabajo de la empresa.

“Deben ser herramientas que permitan atacar una serie de problemas asociados a distintos procesos, como los procesos contractuales,” añade Jiménez de Webdox.

Tal es el caso de una solución digital con workflow customizado.

¿Qué es un workflow?

Consiste en un flujo de procesos mediante el cual es posible controlar, monitorear, medir, analizar, validar y dar trazabilidad a cualquier procedimiento dentro de una organización.

Esta práctica permite la creación, validación e incorporación de documentos nuevos así como la reportería de los mismos.

En el caso de un software de gestión de documentos, el workflow debe funcionar desde la misma plataforma tecnológica.

¿Cuáles son los beneficios de un workflow flexible y fácil de usar?

  1. La creación y gestión de procesos es sencilla, flexible, autónoma. No se requiere de un programador para su construcción.
  2. Facilita la conexión de cada paso del proceso con un agente responsable o encargado.
  3. Permite una mayor visión del desempeño de las diferentes áreas; donde aparecen los “cuellos de botella”, si los responsables siguen protocolos, si los protocolos son efectivos y, más importante todavía, ofrecen una visión para entender si algo puede ser mejorado y si efectivamente mejoró.
  4. Su uso no se restringe a un área de la compañía, sino que puede abarcar y perfeccionar cualquier ámbito de esta.

Tanto para grandes como pequeñas empresas, una herramienta digital de workflow eficiente ayudará controlar el estado de la información, simplificar procesos, realizar control de gestión y reducir gastos mediante la disminución de horas hombre en tareas asociadas a un proceso de creación y validación documental.

Software de gestión documental

Tópicos: Documental legal
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