Gestionando los contratos con proveedores en la cadena de suministro.

 

En la actualidad, y de acuerdo con Tim Cummins -CEO de la IACCM-, la mayor parte del gasto empresarial ha pasado de adquisición de materias primas y bienes básicos a la contratación de bienes y servicios más complejos. Hoy en día adquieres rendimiento, resultados y relaciones sostenibles, cuya naturaleza intangible exige para su cumplimiento la correcta elaboración y gestión de los contratos, de por sí mucho más complejos en su estructura y contenido que los tradicionalmente utilizados para la adquisición de mercadería básica.  

 

Además de ser la garantía de una buena relación comercial en la que las partes se verán beneficiadas mutuamente, un contrato bien elaborado y gestionado permite reducir riesgos, asegurar un óptimo desempeño de los servicios contratados y tener presentes los hitos clave en lo que respecta -por ejemplo- a fechas, precios y multas.

 

Actualmente, gran parte del proceso de procurement en la gestión de proveedores, es llevada a cabo utilizando un ERP, un sistema especialmente diseñado para la planificación de los recursos de una empresa. Estos sistemas suelen tener múltiples aplicaciones, desde gestión de inventarios hasta finanzas, sin embargo, carecen de herramientas especializadas para la gestión de los contratos, ya que no han sido desarrollados para este fin.

 

De ahí la importancia de que a estos sistemas se les integren herramientas de gestión de contratos mediante un software especialmente diseñado para ello, que cuente con todo lo necesario para administrar todo el ciclo de vida del contrato, desde su solicitud hasta su término o renovación, pasando por la redacción y firma digital de forma coordinada con los proveedores.

A continuación, te ofrecemos una serie de recomendaciones que te serán de mucha utilidad a la hora de establecer una metodología de gestión de contratos con tus proveedores.

 

1. La importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos en procurement

2. Integrando tu ERP con un software de gestión de contratos

3. Optimizando el ciclo de compra en procurement

4. Cómo ahorrar en la gestión de contratos con proveedores

5. La gestión de riesgo con proveedores en la cadena de suministro

6. Auditando los contratos con proveedores

7. Indicadores clave para la gestión de contratos en procurement

 

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I. La importancia de la gestión del ciclo de vida de los contratos en procurement

 

El valor que aportan las soluciones ERP (enterprise resource planning) a la administración de las empresas es indiscutible. Estas herramientas permiten consolidar en un único sistema la información de diversas áreas para el desarrollo de operaciones críticas de la compañía.

En el área de procurement o abastecimiento, estos sistemas resultan de gran utilidad, ya que permiten gestionar de manera unificada todo el proceso de compras con el objetivo de obtener eficiencias operacionales.

No obstante, es precisamente este foco en obtener eficiencias operacionales lo que suele llevar a los ejecutivos de procurement a tener una visión sesgada del proceso de abastecimiento, entendiéndolo como una gestión realizada al interior de la empresa en la que hay que proveer de los recursos necesarios a las distintas áreas para su correcto funcionamiento al menor costo posible. Este enfoque deja de lado un hecho sumamente relevante: la labor de procurement comienza más allá de los límites de la propia empresa, estableciendo relaciones significativas con sus proveedores.


Gestionando los contratos en procurement

Los ejecutivos de compra deben buscar formas de simplificar la colaboración más allá de los límites de la empresa, de manera de maximizar el beneficio mutuo en las relaciones de negocios con proveedores. Por esta razón es de especial importancia la gestión de los contratos. Gestionados como una herramienta clave, habilitadora de negocios, los contratos tienen el potencial de establecer relaciones de negocios significativas, a la vez que generan eficiencias operacionales. Esto debido al tratamiento proactivo de los términos y condiciones, políticas y procedimientos en general que regirán la colaboración con los proveedores.

Para gestionar los contratos con proveedores de manera adecuada se debe tener en cuenta todas las etapas del ciclo de vida del contrato, considerando estos documentos como un recurso activo, que debe ser administrado con diligencia.

Pero ¿es posible adaptar un sistema de ERP para gestionar el ciclo de vida de los contratos? la respuesta es sí, pero no es recomendable hacerlo por las siguientes razones:

Costo de desarrollo: Cada modificación a estos sistema es costosa y requiere horas de consultoría, levantamiento de requerimientos y recursos de desarrollo propios o presupuesto para contratar un equipo de desarrollo externo.
Excesivo tiempo de implementación: El tiempo requerido para contar con una solución que permita gestionar los contratos de manera adecuada a partir de un ERP es considerablemente alto.
Dificultad de uso: Al no haber sido pensados originalmente para la gestión operacional y de los recursos de la empresa, las soluciones para la gestión de contratos desarrolladas a partir de un ERP suelen ser extremadamente complejas de utilizar.


Los sistemas ERP suelen ser un tanto inflexibles, por lo que desarrollar una solución para la gestión de los contratos a partir de estos sistemas puede ser extremadamente costoso en términos de tiempo y dinero para la empresa. Además el resultado puede ser un sistema difícil de usar y por lo tanto no tener la aceptación por parte del usuario final. En vez de esto, es recomendable buscar una solución pensada específicamente para la gestión de contratos.



Los sistemas de Administración del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM, por sus siglas en inglés) son herramientas que han sido desarrollados especialmente para la gestión de los contratos durante todo su ciclo de vida, desde la creación, aprobación y firma hasta el control de las fechas, términos y condiciones clave.

Algunas de las herramientas incluidas en un CLM y que no encontrarás en tu ERP son:

Repositorio centralizado de contratos
Gestión de solicitudes de nuevos contratos
Herramientas de creación de nuevos contratos:
Plantillas de contratos
Biblioteca de cláusulas
Control de versiones
Procesos de validación de contratos
Firma electrónica
Herramientas de administración post firma
Alertas de hitos y fechas clave de los contratos


Más allá de las capacidades de un ERP, los CLM ofrecen una solución potente, altamente especializada, capaz de generar valor incluso atravesando los límites de la empresa al gestionar las relaciones de negocios con terceros. Esto, debido a que estas herramientas han sido diseñadas específicamente para este fin.


Los beneficios de contar con un CLM en procurement.

Contar con un CLM puede significar un enorme avance para la organización de tu empresa. Los siguientes son algunos de los principales beneficios de la implementación de un CLM.

Complementa funciones.

Las labores de un ERP son variadas, pero de manera general pueden acotarse a la gestión de finanzas, inventarios y producción, y de compras, además de la conciliación de facturas. Más allá de su amplia variedad de funcionalidades, los ERP no ofrecen un seguimiento ni herramientas de gestión sobre el ciclo de vida de los contratos en una empresa, como sí lo hacen los sistemas CLM.

Lo anterior significa que las empresas que manejan una nutrida variedad y cantidad de compromisos contractuales se vean particularmente beneficiadas por el complemento entre estos dos tipos de software.


Reducción de tiempos.

De acuerdo a un estudio de Aberdeen Group, las empresas que explotan las características de un sistema CLM tardan un promedio de 8 días en el proceso de revisión y renovación de contratos. Esto representa una reducción del 80% si se considera que este procedimiento suele ser de 47 días. Esta tarea es imposible de realizar contando sólo con la asistencia de un sistema ERP.



Optimización de procesos y ahorro.

La interacción de un ERP con un software CLM se traduce en mejoras significativas en los tiempos de los ciclos de compras, que pueden verse disminuidos entre 50% y 75%, además de un avance notorio en la precisión de las labores realizadas. Por otro lado, la automatización de los procesos de revisión de contratos permite abaratar considerablemente los costos, llegando a un 8% de ahorro en la cadena de suministros y hasta un 60% en las materias relacionadas a la gestión de contratos.

Entonces, ¿ya sabes por qué deberías considerar un CLM? Webdox, uno de los proveedores más robustos del mercado, es una plataforma de administración de contratos gestionada en la nube, con una interfaz intuitiva y un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) capaz de solucionar todas tus dudas o requerimientos.

 

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II. Integrando tu ERP con un software de gestión de contratos

 

Como ya hemos visto, el uso de un ERP es una de las tendencias más potentes en el ámbito empresarial, al complementarlo con un CLM la compañía accede a un mundo de posibilidades. De hecho, bajo la perspectiva de la gerencia de procurement, los CLM son una de las herramientas que mayores beneficios pueden presentar, ya que facilitan la gestión de los contratos con proveedores y permiten el manejo de éstos durante todo su ciclo de vida.

A continuación, te presentamos 5 beneficios de la integración entre estos dos software en el área de procurement:

1. Menor tiempo de revisión y aprobación de nuevos contratos.
La integración con un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos permite reducir drásticamente el tiempo dedicado a la revisión y aprobación de nuevos contratos con proveedores. Según un estudio de Aberdeen Group, -una consultora especializada en servicios y tecnología- aquellas empresas que sacan provecho de una correcta gestión del ciclo de vida de sus contratos, demoran en promedio 8 días en la revisión y aprobación de estos documentos. Un enorme contraste con los 47 días en promedio que toma esta misma labor en empresas que no cuentan con las herramientas apropiadas de CLM. Esto implica una reducción de más del 80% del tiempo destinado a esta recurrente tarea.

2. Verificación automática de términos contractuales.
La automatización de algunos procesos, permite realizar de manera automática tareas que antes eran realizadas manualmente, tales como la verificación de precios, plazos y condiciones de entrega. Esto puede traducirse en significativas disminuciones en el costo de operación total del área de procurement. Se estima que el ahorro de los costos en la cadena de suministros puede alcanzar un 8%, y un 60% en los gastos operativos totales departamentales.

3. Mejor relación con sus proveedores
La mejora en los procesos internos se traduce en un positivo cambio en la imagen empresarial proyectada a los proveedores. Al apoyarse en un software CLM, es posible tener mayor control sobre los compromisos comerciales o financieros adquiridos, garantizando el cumplimiento tanto de sus obligaciones como la de sus proveedores. Esto se traduce en una reducción importante en los tiempos de negociación de los contratos con la contraparte.

4. Optimización del ciclo de compra.
La integración entre los sistemas ERP y CLM implica una mejora sustantiva en lo respectivo a la optimización de los procedimientos en procurement. Estas mejoras se ven reflejadas en mejores tiempos del ciclo de compra, entre 50% y 75% más rápidos, e incrementos notables en la precisión de los pedidos.

5. Estandarización
Softwares de gestión del ciclo de vida de los contratos, como Webdox, ofrecen características que facilitan la estandarización de los procesos contractuales, lo cual resulta de mucha utilidad para agilizar los procesos y la comunicación al interior de la empresa y con los proveedores. Ejemplos de estas características son el uso de modelos de contratos estándar, establecimiento de perfiles preestablecidos para los distintos niveles de usuarios y procesos contractuales predefinidos.

En definitiva, la integración de los sistemas de ERP y CLM implica mejoras sustantivas en los resultados del área de procurement de una empresa, consolidando la información contractual con el proceso de compra, lo que permite una mejor toma de decisiones y obtener grandes ahorros en el proceso.

 

 

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III. Optimizando el ciclo de compra en procurement

 

Dentro de las funciones del área de procurement, la gestión del ciclo de compras es una de las tareas que consume más tiempo y recursos. Desde el levantamiento de necesidades hasta el control de gestión, son varias las etapas que demandan la producción, validación, implementación y administración de contratos con proveedores. Es precisamente en las tareas asociadas a la gestión de estos documentos en donde existen grandes oportunidades para optimizar el proceso de compras.


En este artículo veremos 7 formas de optimizar el ciclo de compras gestionando de manera eficiente los contratos con el uso de la tecnología.



1. Usar un repositorio centralizado para los contratos
Beverly Rich, de la University of Southern California Marshall School of Business, señala al Harvard Business Review que las empresas pueden perder entre un 5% y 50% de su valor en procesos de contratación ineficientes.

Estos son difíciles de organizar, administrar y actualizar. No hay maneras fáciles de visualizar contratos de prestación de servicios, ni ver si ciertas cláusulas se adaptan a las necesidades reales de quienes serán usuarios de los bienes o servicios adquiridos al interior de la empresa.

Un software de gestión de contratos permite centralizar estos documentos, poniéndolos a disposición de todas las partes interesadas en el proceso de compra, logrando optimizar este proceso al otorgar transparencia y efectividad en el acceso a la información contractual.



2. Controlar la vigencia de los contratos
Las nuevas tecnologías facilitan la generación de alertas del advenimiento de plazos e hitos, el incumplimiento de condiciones de estos y la pronta caducidad del contrato.

Esto permite actuar de manera preventiva, optimizando el ciclo de compras al evitar retrasos innecesarios producto de requerir nuevamente un contrato debido a su caducidad.



3. Validar los precios y términos de pago.
Un eficiente ciclo de compras requiere transparencia en todo el proceso, especialmente en lo referente a precios.

Un software de gestión de contratos reduce considerablemente el tiempo requerido para calcular los precios y condiciones de pago aplicables a las órdenes de compra al facilitar el acceso a los contratos que contienen dicha información de manera casi instantánea.



4. Firmar de manera electrónica
La recolección manual de firmas a nivel interno y externo consume tiempo escaso. La firma electrónica permite consolidar la rúbrica de varios actores en línea, e integra de manera expedita modificaciones o rectificaciones a los documentos. Esto acorta el cierre de los contratos cuyos plazos de ejecución son críticos.



5. Usar plantillas de contratos predefinidas
A menudo los contratos carecen de uniformidad. Al revisar manualmente la consistencia de las cláusulas, una empresa requeriría cientos de horas y varios gestores de contratos.

Si una empresa quiere definir ciertos términos de confidencialidad en un lenguaje específico, puede asegurar que todas sus divisiones estén alineadas con esa definición y que cualquier cambio en los términos sea incorporado de manera rápida y precisa. Para esto, el uso de plantillas de contratos predefinidas resulta de suma utilidad, al proveer uniformidad a los contratos a la vez que se cuenta con la suficiente flexibilidad para realizar las modificaciones necesarias.



6. Integrar información para anticiparse a eventuales problemas
Deloitte añade que un sistema de gestión de contratos adecuado permite evaluar el desempeño del proveedor, facilita la toma de decisiones a tiempo para mitigar riesgos, y sirve de herramienta de cooperación entre el proveedor y la empresa mandante.

Un software de gestión de contratos facilita la prevención de controversias, tanto en el proceso de negociación de contratos como del cumplimiento. Las empresas pueden negociar de manera más eficaz y tomar medidas preventivas en el camino.



7. Automatizar las tareas asociadas a la revisión y aprobación de los contratos.
Según un reporte de Aberdeen Group, el tiempo requerido para la revisión y aprobación de nuevos contratos puede disminuir hasta en un 80% al usar la tecnología de gestión de contratos apropiada. Esto facilita que los ejecutivos de procurement tengan más tiempo para llevar a cabo acciones estratégicas que les permitan obtener el máximo rendimiento de sus relaciones con proveedores.

 

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IV. Cómo ahorrar en la gestión de contratos con proveedores

 

El uso de un software para la gestión de contratos o software CLM (Contract Lifecycle Management) contribuye significativamente a cerrar cualquier brecha de riesgo en la generación de contratos. Su empleo durante la alianza entre el proveedor y la empresa permite mayor un grado de transparencia y garantiza el cumplimiento mutuo de las cláusulas, representando un importante ahorro monetario y en tiempo.

Atendiendo a lo anterior, ¿cómo un software para la gestión de contratos permite optimizar los recursos de la empresa? A continuación, abordaremos 3 aspectos en los que el uso de este tipo de plataformas permite ahorrar en la gestión de contratos con proveedores:

1. Reducción del tiempo por centralización y estandarización
Un software especializado para este tipo de gestiones centraliza la información para facilitar la creación de un nuevo contrato, disminuyendo de 6.3 a 5 días el tiempo que se requiere para procesar una nueva solicitud (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Al utilizar un software CLM, la empresa puede realizar una nueva solicitud empleando a través de herramientas y funcionalidades que producen con mayor rapidez y precisión un contrato nuevo. Además, se tiene acceso inmediato y en tiempo real a toda la información contractual con el proveedor. Es tal el impacto de un CLM, que puede reducir en un 19% los tiempos de creación, negociación y aprobación de nuevos contratos con proveedores (Fuente: Aberdeen Group).

Además, gracias al contexto digital, muchos de los procesos asociados a la generación de un contrato pueden optimizarse considerablemente. Tal es el caso de la firma electrónica que, versus la vía tradicional, permite reducir el tiempo hasta en un 99% (Fuente: Signaturit).

2. Reducción de costos por nuevas solicitudes
El uso de un software CLM para la gestión de contratos con proveedores permite una reducción del costo que conlleva efectuar una nueva solicitud de contrato, disminuyendo -en promedio- USD $4.00 por cada nueva solicitud (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation), gracias a que toda la información se encuentra centralizada y estandarizada en un solo lugar.

Contar con una herramienta que gestione la documentación e información sobre contratos con proveedores -contemplando todo lo relacionado con tiempos, histórico de costos y actualización de cláusulas, entre otras cosas- permitirá a la empresa optimizar sus recursos y administrar de mejor forma su relación con terceros, al punto de generar un 5% de ahorro sobre los ingresos (Fuente: Goldman and Sachs, "Time to manage those contracts!").

3. Reducción de los gastos con proveedores no autorizados
La integración de un software CLM con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permite una mayor identificación de los proveedores autorizados por contrato, reduciendo las compras con proveedores no autorizados (a un mayor costo) de un 22% a un 19% (Fuente: Aberdeen Group, Assessing the Value of Contract Automation).

Además, este tipo de herramientas permite tener un ahorro promedio de USD $20.000 al año al evitar incumplimientos de contratos (Fuente: Association of Corporate Counsel), optimizando el uso de recursos y teniendo un mayor control sobre los compromisos adquiridos con terceros.



Existen muchos otros beneficios derivados de usar un software para la gestión de los contratos con proveedores, de los cuales hablaremos más adelante. Todos estos beneficios superan por lejos los costos de implementación, y garantizan la calidad del servicio o producto que busques adquirir a través de un proveedor. De esta forma, la organización se asegura de tener claridad sobre las obligaciones adquiridas con terceros y los compromisos que éstos deben cumplir.

Sin embargo, a la hora de evaluar un sistema de gestión de contratos debes asegurarte de que el proveedor tenga experiencia y que la plataforma sea robusta, confiable e intuitiva. En ese sentido, Webdox se alza como una de las mejores alternativas disponibles en el mercado, al ser un software que ha sido diseñado para abarcar todos los aspectos referidos a contratos con terceros.

 

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V. La gestión de riesgo con proveedores en la cadena de suministro

 

Uno de los principales problemas de gestión en las empresas es monitorear el cumplimiento de las condiciones contractuales de la cadena de suministro, especialmente cuando son servicios claves para la continuidad operacional de la empresa.

Gestión de riesgo con proveedores: principales problemas
El riesgo es una situación latente para cualquier industria que dependa de manera intensiva en el cumplimiento de contratos por parte de la cadena de suministro. De acuerdo con un reporte de Deloitte :

Un 87 por ciento de los encuestados han tenido algún incidente por parte de un proveedor que ha afectado sus operaciones.
Un 28 por ciento de quienes sufrieron incidentes han debido enfrentar grandes interrupciones al servicio.
Un 11 por ciento de quienes tuvieron incidentes vieron sus actividades completamente interrumpidas.
Sin embargo, hay riesgos que pueden ser más críticos para la empresa, dependiendo de cómo impacte sus actividades el incidente con el proveedor de servicios, como:

1. Interrupción del servicio al cliente
El proveedor se transforma en la cara de la empresa, por lo que el cliente asumirá que cualquier problema que presente el servicio es responsabilidad directa de ella.

Estos riesgos en servicio al cliente son especialmente críticos en empresas de servicios financieros, la industria energética y el sector público.

2. Violaciones a la ley y normativa vigentes
En este caso, tanto el proveedor como la empresa contratante pueden asumir costos como multas. Deloitte estima que, en el caso de empresas multinacionales, las faltas de terceros pueden llevar a multas, compensaciones y pérdidas de ingresos que varían entre los 2 y 50 millones de dólares.

3. Daño a la reputación de la empresa contratante
A diferencia de otros riesgos, este tiene a ser un daño intangible para la empresa. Sin embargo, puede gatillar una cadena de consecuencias, como la fuga de clientes y la caída del valor en la bolsa en empresas con presencia bursátil.

4. Quiebre de la cadena de suministro
Si la logística se rompe, desencadena una serie de problemas que pueden afectar a otros proveedores o arriesgar la pérdida del producto. Este riesgo preocupa principalmente a empresas de servicios profesionales, infraestructura y la industria de la salud.

5. Riesgo de fraude
Los riesgos de este tipo son especialmente críticos para industrias como los servicios al consumidor, telecomunicaciones, tecnología y manufactura.

6. Factibilidad económica del proveedor
Si una empresa tercerizada carece de liquidez para cumplir con sus obligaciones, se arriesga la disrupción del servicio. Esto es de vital importancia, sin importar si hablamos del sector público o privado.

Solución: hacerse cargo de la brecha ejecutiva
El estudio de Deloitte concluye que, aunque las empresas estén alineadas y cuenten con un compromiso de la alta gerencia, carecen normalmente de las herramientas y tecnologías de apoyo para administrar los riesgos de sus proveedores.

Sin embargo, el estudio explica que ese riesgo se reduce de manera significativa si la empresa cuenta con más herramientas para monitorear y hacer un seguimiento, pero no siempre se encuentra la tecnología adecuada.

¿Cómo un sistema de gestión de contratos permite mitigar riesgos?


1. Tomar resguardos para gestionar alternativas de manera rápida
Un sistema de gestión de contratos facilita tanto el seguimiento de estos como la mejora continua. Un sistema de apoyo permite que el administrador tome nota de eventuales vacíos en la contratación de proveedores y evite cometer el mismo error dos veces. Con ello, se puede perfeccionar la elaboración de contratos tomando en cuenta la experiencia con proveedores anteriores.

2. Estandarizar la gestión de contratos asegurando parámetros comunes
Las empresas están buscando la consistencia en los estándares de servicio que exigen a los proveedores, independiente del área de la empresa que lo exija. Por lo mismo, un 86 por ciento de los encuestados exigen parámetros comunes para el cumplimiento en sus operaciones.

Un sistema de gestión de contratos acompaña a la empresa en la preparación de bases de licitación o contratos y la estandarización de sus requerimientos y procesos de validación.

3. Monitorear de manera oportuna el cumplimiento de fechas e hitos
La gestión oportuna de compensaciones o costos que deba asumir el proveedor depende de manera integral de cómo se exija el cumplimiento del contrato.

Una administración digital de contratos y documentos legales permite establecer hitos de utilización, y automatizar alertas de vencimientos de fechas e hitos clave.

4. Reportar incidentes de manera oportuna
Ante la eventualidad de una emergencia en la cadena de suministro, cualquier incumplimiento de contrato debe ser reportado de manera oportuna, para asignar responsabilidades y multas tanto con la empresa contratante como con sus clientes.

Para ello, un proceso automatizado facilita la recopilación de antecedentes que faciliten cualquier gestión administrativa o legal con el proveedor, en base a información precisa y fidedigna.

5. Facilitar la búsqueda de información
Un sistema de gestión documental permite ahorrar tiempo considerable en digitalizar, clasificar y ubicar documentos. Asimismo, facilita la posterior trazabilidad de la información.

 

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VI. Auditando los contratos con proveedores


Uno de los problemas más recurrentes en procurement es el cobro excesivo en la facturación. Esto responde -muchas veces- a la falta de visibilidad de los contratos y la poca claridad de cláusulas contractuales que definen los precios y las condiciones de pago.

Como los riesgos son latentes en cualquier empresa que trabaje con proveedores, la auditoría de contratos se hace indispensable para detectar a tiempo cualquier discrepancia en los términos, costos y valores presentes en la cadena de suministro.

Tim Cummins, CEO del International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), recalca la importancia de la correcta gestión de los contratos con proveedores y la regulación de los mismos: "El concepto de auditoría no es nuevo y se usa ampliamente en varias industrias. Sin embargo, en muchos casos -especialmente cuando el enfoque de adquisición ha estado históricamente en la compra directa- se presta poca atención a los resultados contractuales. A medida que la contratación indirecta ha crecido, las posibilidades de despilfarro y pago en exceso han aumentado".

¿Qué involucra en verdad una auditoría?
La consultora SC&H Group se ha encargado de aclarar varios mitos en torno a las auditorías en procurement. Entre los principales, se cuentan:

Se dice que la auditoría podría impactar la relación empresa-proveedor, cuando en verdad mejora la transparencia y promueve la comunicación, asegurando la confianza y fortaleciéndola.

Se teme que interrumpa las operaciones. En verdad, un buen auditor es reservado y se limita a trabajar con el área de finanzas de la compañía.

Muchos creen que las auditorías toman tiempo y requieren un apoyo significativo de las partes interesadas. Sin embargo, la realidad es que el proceso requiere de menos de 3 horas.

Hay quienes dicen que la auditoría solo debe realizarse si lo exige alguna cláusula del contrato. Sin embargo, esta puede ser voluntaria, ya que el solo hecho de tener una relación contractual prolongada amerita una revisión periódica de los contratos.

Se cree que los errores de facturación tienden a ser intencionales, cuando la mayoría suele ser el resultado de algún malentendido en la interpretación del contrato, o bien porque alguien pasó por alto algo en el proceso de facturación o programación de pagos.

Muchos tienen el temor de que un proceso de este tipo involucre alguna acción judicial, cuando los errores o malentendidos en la facturación pueden resolverse de manera negociada entre las partes.

Tal como explica Cummins, una opción que permite abaratar costos es disponer recursos internos para revisar facturas y contratos. Sin embargo, tales revisiones pueden resultar contradictorias y dañar la relación cliente-proveedor, por lo que tercerizar este proceso asoma como la mejor opción, generando beneficios como:

El contratante puede monitorear la calidad de sus actividades, el cumplimiento de los niveles de servicio y la consistencia entre los pagos pactados y la facturación realizada, aumentando la transparencia.

Mejora la comunicación, los procesos, los controles internos y se recuperan saldos de sobrepago.

El contratista, al aceptar someterse a una revisión de terceros, genera una ventaja competitiva al demostrar su integridad y transparencia en los procesos de negocios.

Auditar los contratos con proveedores no solo permite mejorar los procesos internos, sino que ayuda a controlar la pérdida de dinero proveniente de la falta de control y a tener mayor claridad en torno a derechos y deberes.

La auditoría, en lugar de ser un problema, se transforma en una oportunidad para ambas partes, pues certifica su transparencia y credibilidad.


VI. Indicadores clave para la gestión de contratos en procurement

 

Una buena gestión de procurement requiere de un proceso de mejora continua. No hay administración de contratos eficiente sin la medición de indicadores de gestión que permita evaluar los impactos y el cumplimiento de metas.

Aunque los gerentes de compra o de finanzas de una empresa no inviertan mucho tiempo administrando contratos, es clave que se les presenten ciertas métricas para mejorar el desempeño de procurement.

¿Cuáles son algunos de los indicadores clave que procurement debe conocer?

1. Contratos con boletas de garantía asociadas
Uno de los aspectos que más debe cuidarse en lo que a contratos se refiere y que procurement debe conocer son las boletas de garantía.

En concreto, y tal como lo explica la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, "la Boleta de Garantía es una caución que constituye un Banco a petición de su cliente -llamado Tomador- a favor de otra persona llamada Beneficiario. Su objeto es garantizar el fiel cumplimiento de cualquier clase de obligación contraída por el tomador que no sea una operación de crédito de dinero".

Por ende, es de suma importancia conocer los contratos de procurement de este tipo y las obligaciones que conlleva, a fin de optimizar al máximo los recursos de la empresa.

2. Contratos con riesgo operacional asociado
Entendemos por riesgo operacional a la posibilidad de tener pérdidas económicas producto de fallas o insuficiencia de procesos. Por ende, los contratos generados bajo esta modalidad pueden representar un gran riesgo para la empresa, por lo que vale la pena mantener un control permanente sobre los mismos.

3. Contratos por expirar
Es clave monitorear la tasa y cantidad de documentos por vencer. Esto permite anticiparse y realizar licitaciones o emitir órdenes de compra antes que expiren los contratos actuales.

4. Contratos sin firmar
El proceso de procurement puede involucrar un largo proceso de firma de documentos por varias áreas funcionales de la empresa y el proveedor. Es clave saber qué contratos se encuentran sin firmar y cuánto tiempo se encuentran en esta etapa.

5. Términos de pago asociados a los contratos
Es determinante estar al tanto de los términos de pago presentes en los contratos con el objeto de asegurar buenas prácticas de cumplimiento y tomar acciones preventivas para evitar el pago de multas.

6. Tiempos de entrega
Esta métrica permite evaluar los tiempos en los cuales el proveedor entregó un producto o servicio respecto a los acuerdos de niveles de servicio acordados en el contrato.

7. Contratos expirados
Conocer el número de contratos expirados permite hacerse cargo de potenciales problemas en la administración de procurement. Por ejemplo, interrupciones en el suministro de determinados insumos o renovaciones automáticas que resulten costosas para la compañía.

8. Cumplimiento de contrato original
Desde la emisión de la primera propuesta contractual hasta la firma de un documento definitivo puede haber una seguidilla de negociaciones de términos de servicio, valores de referencia, plazos y fechas.

El cálculo de los niveles de cumplimiento de contratos permite hacer un seguimiento de hasta dónde está cumpliendo cada proveedor con los factores pactados y evaluar potenciales multas o correcciones.

9. Contratos con cláusulas de confidencialidad
Con la finalidad de proteger información sensible para la empresa resulta cada vez más común la inclusión de cláusulas de confidencialidad en los contratos. Conocer el porcentaje de los contratos con los distintos proveedores que efectivamente cuentan con estas cláusulas permite tomar acciones proactivas para la gestión de riesgo en procurement.

10. Contratos con proveedores en cada área
Otro indicador de utilidad para el área de procurement es la cantidad de contratos con proveedores y el monto asociado a los mismos en cada área de la empresa. Estas métricas permiten tener una visión global de la estructura de proveedores en la empresa y gestionar el nivel de contratación en las distintas áreas.



La importancia de un software de contratos la gestión de métricas
Es muy difícil medir, monitorear y calcular los niveles de cumplimiento de estos indicadores de gestión de manera manual. Además, entorpece la gestión de procurement y ralentiza la toma de decisiones.

Por lo mismo, un buen cálculo de estas métricas solo se puede obtener a través de plataformas de gestión de contratos como Webdox, un software en la nube intuitivo, con soporte in-app (dentro de la plataforma) y con las herramientas necesarias para una correcta administración de todos los contratos de la empresa.

 

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