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4 ventajas de la gestión documental digital para la gerencia legal

4 ventajas de la gestión documental digital para la gerencia legal-1

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30 diciembre, 2019

Las soluciones en la nube son un arma de doble filo: por un lado, han facilitado procesos complejos del área empresarial. Por otro, las expectativas de tener todo on-demand y en tiempo real, se ha transformado en una realidad, donde clientes piensan que todo es automático. ¿Qué pasa, entonces, cuando tenemos que buscar un documento físico dentro de miles de archivos del área legal?

Las gerencias legales actualmente corren el riesgo de no modernizarse al ritmo de la era digital, sobre todo en lo que concierne la gestión documental. Los clientes, tanto externos como internos, esperan resultados inmediatos, y para esto es necesario dejar de archivar papeles y comenzar el proceso de digitalización. Será, a largo plazo, un ahorro en espacio para almacenamiento, menor riesgo de incendios, mayor control de acceso, contribución al medio ambiente e inmediatez de resultados.

Gestionar documentos y contratos provee un marco metodológico para administrar cada elemento en sus distintas etapas, desde su solicitud hasta su término o renovación. Todas las empresas resultan beneficiadas con la digitalización de sus documentos y con herramientas de gestión documental, al brindar a sus ejecutivos un mayor control de aspectos clave tales como el alcance de los contratos, precios, multas, plazos, etc.

Gracias a la naturaleza de su servicio, la gerencia legal opera con estándares más estrictos que otras áreas. Por esta razón tiene mucho que ganar adoptando soluciones de gestión documental en la nube. Estas son 4 ventajas de la gestión documental digital para la gerencia legal:

1. Generación y control del contenido

La gerencia legal es, por esencia, una máquina creadora de contenidos, muchos de estos correspondientes a modelos de contratos, cláusulas o redacción contratos para situaciones específicas. Una herramienta de gestión documental, sobre todo si es de contratos, permitirá a la gerencia legal administrar su activo más preciado: el contenido. Con esto es posible acceder a información correctamente clasificada, actualizada y colaborativamente creada para redactar contratos con las mejores estructuras de información disponibles. De esta manera, si se invierte tiempo suficiente en estructurar la información junto al equipo legal y otras gerencias colaborativas, la construcción de cada contrato será más eficiente y eficaz, existiendo contenido ya estandarizado y de calidad para resolver distintas problemáticas de negocio.

2. Control de gestión interna

Actualmente, el mundo de los negocios es sumamente competitivo e intenso. Los miembros de una gerencia legal son constantemente requeridos por una serie de áreas que necesitan crear contratos, anexos o documentos de otra índole. Es común, además, que existan abogados u otros profesionales de esta gerencia que, dada su proactividad, tiendan a tomar por sí mucho más trabajo del que realmente pueden abordar. Una herramienta de gestión documental o contractual permitirá asignar trabajos dentro de la organización según la carga de trabajo de cada miembro de la gerencia legal, para distribuir las labores según la especialización y tiempo de cada persona y permitir, así, que miembros más nuevos de la gerencia puedan recurrir a un sistema donde los procesos para crear y gestionar un contrato se encuentren estandarizados.

3. Colaboración y control de procesos, gestión de indicadores y gestión ansiedad

El contrato es un documento que, dada las múltiples materias que contempla, requiere de un alto nivel de colaboración entre las áreas especialistas en cada aspecto. Cada departamento integra aprobadores del contrato que, finalmente y en colaboración, se redacte. Por consiguiente, cada contrato integra procesos insertos en la organización misma y externamente hacia las contrapartes del contrato. Lamentablemente, en la gran mayoría de los procesos contractuales existe una “caja negra” poco estandarizada y monitoreada. Esto genera incertidumbre en las gerencias que necesitan del conocimiento y gestión del área legal de una empresa para armar un contrato. Además, se suma el constante sentido de urgencia que cada área tiene de estos documentos. Una herramienta de gestión documental ayudará al control general de la colaboración, control y monitoreo de los procesos contractuales. Esto debido a que una solución de este estilo digitaliza completamente este proceso y entrega vías estándares y automáticas para:

  • Solicitar fácil e intuitivamente un contrato desde otras áreas a la gerencia legal.
  • Determinar etapas del proceso que se desenvuelvan conforme a distintos elementos del contrato y que permitan simplificar el proceso en todos los casos donde no sea necesaria mayor burocracia.
  • Agregar los indicadores de respuesta razonables en los cuales la capacidad de trabajo de la gerencia legal y las demás áreas pueda operar.
  • Notificar de manera automatizada las actividades que ocurran durante el proceso, sin necesidad de que existan “persecuciones” internas de unas áreas a otras para que el trabajo durante el proceso del contrato se realice.
  • Disponer de control, certidumbre y trazabilidad en todo el proceso contractual.

4. Integración con los demás sistemas y procesos de la organización

El rol de la gerencia legal en los contratos impacta directamente a otros procesos y sistemas de la organización, que intentarán controlar y llevar adelante las actividades descritas en los documentos. Una herramienta de gestión documental, especialmente cuando se trata de gestión de contratos , permitirá estandarizar el ciclo de vida de un contrato de manera completa en su solicitud, creación, negociación, aprobación, firma, administración y reportería. Estas etapas, en su conjunto, integrarán información relevante para otros procesos de negocios, como por ejemplo, la aprobación o firma de un contrato para permitir que el sistema de gestión de pagos de la empresa, usada por el área de finanzas, emita un pago establecido en las etapas iniciales de un negocio.

Es importante la integración con un software ERP (Enterprise Resource Planning) y un CRM (Customer Relationship Management) para asociar y conectar los contratos asociados con proveedores y clientes en estos sistemas.

Automatizar y controlar los procesos contractuales con una herramienta digital puede revolucionar la manera de gestionar documentos, sobre todo para la gerencia legal, que requiere de tiempo para los miembros del equipo y de mejor organización de los contratos y sus etapas. Estas son solo cuatro de una serie de beneficios de puede traer la gestión documental digital al área legal de una empresa.