AGENDAR DEMO
INGRESAR

5 buenas prácticas para mejorar tus procesos contractuales

5 buenas prácticas para mejorar tus procesos contractuales-2
Chief Revenue Officer

Apasionado por las tecnologías con 8 años de experiencia en empresas SaaS, Ecommerce y Apps. Growth marketing es su moto y está siempre buscando formas de automatización y creación de valor. Es profesor de Marketing Digital en la Universidad del Desarrollo, además de ser organizador de Robotics day, el evento de robótica más importante de LatAm.

   

Clock Lo lees en 4 min

26 febrero, 2020

Todo contrato que pasa por tu empresa consta de fases o etapas de un ciclo de vida que pueden categorizarse en bloques de prefirma (solicitud, creación, negociación), firma (con sus previas aprobaciones) y postfirma (alerta de vigencias y precios).

Este modelo se replica en áreas de una compañía tan diversas como la de compra, venta, recursos humanos o proveedores, y en distintos rubros y empresas, como retail, alimentos, telecomunicaciones o minería. Los contratos de una empresa, siempre en interacción y colaboración con la gerencia legal para que cumplan con sus exigencias, se estructuran bajo este proceso común, que puede volverse más eficiente y eficaz si se logran identificar sus fases.

5 buenas prácticas para el proceso contractual

1. Estandarizar las etapas para cada tipo de contrato

Estandarizar las etapas para cada tipo de contrato ayuda a ser más eficientes como compañía, no solo en el área legal, sino ya a nivel global. Esto dado que existen procesos contractuales muy similares dentro de áreas como compra, proveedores, ventas o recursos humanos, por tanto, si se logra estandarizar desde la creación del contrato hasta la firma, habrá un proceso más eficiente y se ahorrará tiempo en el proceso contractual.

2. Identificar los contratos que siguen un mismo proceso y aquellos que son diferentes

En una empresa, existen algunos contratos que siguen un mismo proceso y otros contratos que se diferencian y requieren de más especificaciones. Es importante poder identificar cuáles son aquellos que siguen un proceso similar y aquellos que no, para agruparlos a la hora de comenzar el ciclo de vida del documento. De esta manera, es posible comprender cada detalle y especificación de los contratos que son diferentes. Si logras identificarlos, el proceso se vuelve más eficiente, ya que disminuyen los riesgos e incertidumbres en el camino hacia la negociación y la firma.

3. Identificar y asignar aprobadores en todas las etapas de la creación de un contrato

Es fundamental poder identificar los aprobadores del contrato y asignarlos según la fase en que se requieren, pues lo más probable es que no sean los mismos para todos los contratos. Si esto se le suma al punto anterior, tus procesos contractuales pueden mejorar considerablemente, ya que muchos contratos similares podrían requerir de los mismos aprobadores. Una vez identificados, será importante comunicarles cuándo y en qué etapa deben dar su aprobación, pues eso va a mantener un orden dentro del proceso e implicará una reducción en los tiempos de firma y en los procesos contractuales en general. También porque, en caso de alguna ausencia o problema con un aprobador, se puede anticipar y encontrar un sustituto que reemplace temporalmente.

4. Establecer plazos, para cada etapa y para la firma

Con establecer plazos en cada etapa y para la firma, puedes estimar cuánto demora el proceso de un contrato en general. Esto es fundamental para aterrizar las expectativas de todas las partes que colaboran en un contrato. Los CLM permiten establecer plazos máximos por cada etapa y permiten ver si hay atrasos o estás a tiempo para llegar a la firma final.

5. Firmar electrónicamente. Ahorras tiempos y papel

A pesar de que estamos en plena era digital, aún vivimos en un mundo en que la gente firma sus contratos a mano. Esto dificulta el proceso contractual, ya que implica demoras de tres días a una semana solo en lograr las firmas que se requieren. Muchas veces, se traduce en pérdidas de tiempo por impresión, firma manuscrita, escáner, envío por mail, y luego volver a imprimir, escáner y enviar la segunda firma de vuelta por mail.

Por esta razón, la firma electrónica se hace primordial. En cuestión de segundos puedes tener el contrato aprobado por medio de una firma electrónica simple y avanzada, con la misma validez que una firma manuscrita frente a la ley y frente a un acuerdo o celebración de un contrato.

En suma, existen diversas formas de mejorar la gestión de contratos de tu empresa, no solo en el área legal, sino a modo general y en distintos departamentos de una compañía. La estandarización y mejora de los procesos contractuales es la especialidad de tecnologías como los CLM, capaces de identificar las etapas de un contrato, estandarizar los documentos que siguen un mismo proceso, asignar aprobadores a cada etapa, visibilizar las negociaciones que ocurren en ella y dar espacio a firmas electrónicas simples. Además, alertan en caso de términos, renovaciones o fechas clave dentro de un contrato. Con Webdox, puedes rápidamente realizar estas buenas prácticas y hacer más eficaz el proceso de tus contratos con tecnología de última generación para asuntos legales. Agenda una demo para experimentarlo.

ebook Gerencia Legal Digital 2020