AGENDAR DEMO
INGRESAR

CLMS: Visibilidad y trazabilidad de todo el ciclo de tus contratos

CLMS Visibilidad y trazabilidad de todo el ciclo de tus contratos-1
Head of Growth
   

Lo lees en 4 min

09 diciembre, 2019

Los sistemas de administración de contratos (conocidos como CLMS, por sus siglas en inglés) son herramientas que permiten la digitalización de documentos legales y abarcan un amplio campo de control de nuevos y antiguos contratos dentro de la empresa. Con selección de funcionalidades y personalizaciones, estos sistemas permiten administrar, evaluar y almacenar estos documentos, así como etiquetarlos para su seguimiento, buscar en base a criterios específicos y alertar según fechas o hitos clave.

Actualmente, se le ha prestado mayor atención a la gestión adecuada de contratos, ya que gran cantidad de errores en la gerencia legal se deben al descuido de los procesos y ciclos del documento. Si no se respetan las partes y fases de los contratos, pierden todo su valor y, sobre todo, los abogados pierden tiempo en revisiones innecesarias.

Utilizar un software especializado puede ayudar de gran manera, sobre todo los CLMS, que funcionan específicamente para el control de cada fase del ciclo de vida, rastreando de manera minuciosa todos los detalles del contrato.

Así, registrar cada fase contribuye no solo a manejar transversalmente cualquier información trascendental para el departamento legal, sino que también genera accountability: concientiza y demuestra a otros departamentos y personas que existe una gestión eficaz en la gerencia legal de los contratos.

 

Visibilidad y trazabilidad: problemáticas con solución en la tecnología

Si no existe un adecuado proceso de validación y chequeo del ciclo de vida de los contratos, un simple documento puede volverse una problema serio para la gerencia legal. En un contrato, existen muchos procesos que se deben de controlar constantemente para evitar pérdidas de tiempo en búsquedas de responsables. Es común deber empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la versión. Este problema, que no es más que ineficiencia para la gerencia legal, ocurre por una falta de visibilidad del proceso o por carencia de estandarización de un protocolo de tareas para dar seguimiento a cada fase de creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación de un documento.

Un sistema de administración de contratos CLMS resulta ser una solución tecnológica que mejora la gestión al permitir que circule su ciclo sin contratiempos. Su fin es hacer visible cada fase y proceso con su debida información y seguimiento. Así, se da trazabilidad cualquier procedimiento dentro del contrato.

articulo-webdox

Para optimizar tiempo y recursos es fundamental una solución tecnológica que ayude a gestionar el proceso de creación, ejecución y manejo del ciclo de vida de los contratos. Manejar la trazabilidad de la documentación implica que cada empleado genere constantemente información relevante para constituir un documento. Esta información, por lo demás, será siempre relevante para otras áreas y ámbitos de la empresa, así como para los clientes de la empresa, tanto internos como externos.

Los contratos, que pasan por las etapas de solicitud, creación, validación, firma y administración, deben ser manejados con visibilidad y trazabilidad para mantener un control de:

  • La eficiencia del proceso de creación contractual.

  • Designar responsables de cada etapa.

  • Tener visibilidad de los cambios entre versiones.

  • Gestionar que el contenido resultante del contrato sea el correcto y esté en línea con el compliance de la empresa.

En procesos de pos firma, se debe gestionar el contenido resultante para mantener un control constante de los acuerdos y de todos los hitos, fechas, pagos, notificaciones y cualquier otra cosa que en este conste.

Así, integrar CLMS a la gerencia legal dará visibilizad y trazabilidad para establecer vías efectivas de control y registro de diversos eventos, permitiendo exigir obligaciones, cumplir con auditorías y con redacciones y ediciones en el momento oportuno. Un CLMS da transparencia a todo el proceso contractual, donde otros colaboradores pueden ver el estado del documento, si están en proceso de firma, negociación o incluso quién falta por aprobar un paso en la confección del contrato.

En suma, un software como el CLMS ayuda a los abogados a gestionar para mejorar los procesos y ciclos del documento, y también para demostrar a otras áreas de la compañía e instar al resto de los colaboradores a participar de manera eficiente en cada fase del contrato.

 

ebook Gerencia Legal Digital 2020