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¿Cómo automatizar tus procesos contractuales?

Automatizar procesos contractuales
Chief Revenue Officer

Apasionado por las tecnologías con 8 años de experiencia en empresas SaaS, Ecommerce y Apps. Growth marketing es su moto y está siempre buscando formas de automatización y creación de valor. Es profesor de Marketing Digital en la Universidad del Desarrollo, además de ser organizador de Robotics day, el evento de robótica más importante de LatAm.

   

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17 febrero, 2020

Todo proceso contractual consta de múltiples fases, desde el inicio hasta la firma y postfirma, que se pueden categorizar en tres importantes bloques, como lo hemos definido en Webdox:

A- Solicitud, Creación, Negociación.

B- Aprobación(es) y Firma.

C- Alerta de vigencias y precios.

Webdox ha descubierto que las gerencias legales, provenientes de distintos rubros y empresas -como retail, alimentos, telecomunicaciones o minería- se rigen por este proceso contractual, sea el documento final para departamentos de venta, compra o recursos humanos dentro de su compañía. Si el proceso de creación y gestión de contratos es casi el mismo tanto para pequeñas, medianas o grandes empresas de distintas industrias, ¿cómo puedes, como gerencia legal, automatizar el proceso de tus contratos para que se vuelva estandarizado, rápido y ágil?

El primer paso es conocer tus procesos contractuales

Lo primordial de un contrato será identificar sus participantes. Generalmente, la persona quien solicita un contrato al área legal, sea este de compra, venta, o RRHH, es quien después lo negociará con la contraparte o el tercero. El solicitante suele utilizar un contrato base template de parte del área legal, o bien, lo solicita de cero a este departamento. Cada contrato, sin embargo, tiene siempre un objeto, plazo y vigencia, y estipula obligaciones y derechos.

Si bien la persona quien solicita el contrato no necesariamente lo creará, al ser quien lo negociará deberá plasmar lo que ocurre en este proceso dentro del contrato, a medida que avanza esta negociación. Es importante que todo este proceso sea registrado paso a paso y no se pierda al momento de redactar su versión final, por tanto, es vital que la negociación esté prevista y establecida en el proceso de creación del contrato.

Una vez que se negocia y se define bien el contrato, se manda a la contraparte, pero también se envía de manera interna hacia las distintas áreas, por lo que el proceso de aprobación puede extenderse hasta cinco o más personas, que pueden llegar a incluir a la gerencia de finanzas para fijar montos y plazos, a la gerencia general, y por supuesto, a la gerencia legal, para las firmas y marcas de agua finales. Esto va a depender de qué tan complejo sea el contrato, la cultura de la empresa, y de quiénes deben dar sus vistos buenos.

Cuando la aprobación interna (de la compañía que está creando el contrato) está definida, vuelve a enviarse a la contraparte, y si existen observaciones, vuelven a revisarse internamente.

Si todo está bien y se llega a las firmas, un proceso postfirma de alertas y recordatorios harán que las renovaciones, términos o fechas relevantes no sean olvidadas ni postergadas, evitando que ocurra algún error o proceso inadecuado en un contrato.

Este proceso genérico ABC es común para casi todos los contratos de Buy Side, Sell Side y RRHH, pero también pueden sufrir variantes dependiendo de su complejidad. Por esto, Webdox ha creado una hoja de ruta que ayuda a definir bien un proceso contractual genérico y específico.

Hoja de ruta: la checklist que debe tener cada contrato

CHECKLIST DE PROCESOS CONTRACTUALES

Esta checklist se puede aplicar para todo tipo de contrato. En algunos casos, se debe detallar sobre contratos específicos. Algunos de los contratos más comunes de una empresa son:

  • Buy-side contracts (de prestación de servicios, de compraventa de bienes, de suministro, confidencialidad, etc.)
  • Sell-side contracts (de prestación de servicios, de compraventa de bienes, confidencialidad, comodato, franquicia, etc.)
  • Corporate contracts (de constitución de sociedad, de acuerdos de directorio, de mandato, etc.)
  • Employment contracts (de trabajo, de finiquitos, etc.)
  • Real estate contracts (de compraventa de bienes raíces, de arrendamiento, de hipoteca).
  • Finance contracts (de mutuo, de cuenta bancaria, de forward)

Descarga la checklist

Encuentra, además, al final de esta publicación, un diagrama que ejemplifica el proceso general de un contrato para el área de Recursos Humanos.

Automatizar tu proceso con un software CLM

Un software CLM es un sistema que no solo sirve para solicitar y redactar contratos, sino también cubre aquella parte fundamental para automatizar y registrar el proceso contractual en su cabalidad: la negociación que realiza el solicitante con su contraparte.

Un centro de mensajería, de notas, por ejemplo, es capaz de registrar las notas, sugerencias y actualizaciones de las distintas versiones del contrato, para que los cambios queden estipulados y el software pueda ayudar en la colaboración y mejora de la negociación.

Asimismo, contribuye a que cada aprobador pueda dejar su visto bueno, como firma en cada página (como un sello de agua) y firma en cada una de las etapas correspondientes. Es importante que todos los participantes, tanto el solicitante, como el negociador y los terceros, puedan revisar el contrato y queden estipulados sus cambios, nuevas solicitudes y sugerencias, para que la versión final tenga en cuenta cada modificación y responsable.

En suma, para poder automatizar tus procesos contractuales en la empresa, es necesario conocer qué tipo de contrato y qué manera de desarrollarlo se requiere según el área y necesidad del documento. Para esto, es necesario conocer lo que se requiere en cada parte del ciclo de vida, y con ayuda de un software CLM será aún más fácil y rápido poder llegar a automatizar la gestión y proceso de creación contractual.

Un CLM opera según esta estructura, ayudando a optimizar y automatizar las maneras de solicitar, crear, negociar y firmar contratos, sea este genérico o específico. Durante los procesos post firma, acompaña a la gerencia legal con alertas y recordatorios de expiración o necesidad de renovación de contrato, así como de posibles fechas importantes. 

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Diagrama de un contrato para el área de Recursos Humanos

Flujo de un contrato de Recursos Humanos