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Cómo lograr una buena comunicación con proveedores a través de Webdox

Cómo lograr una buena comunicación con proveedores a travez de Webdox
Gerente de Ventas

   

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21 abril, 2020

Como software CLM, Webdox sabe la importancia de mantener una comunicación fluida con tu contraparte para poder agilizar los procesos contractuales. Así, ayuda a las empresas y sus áreas de compra a centralizar, consolidar y automatizar los contratos con proveedores. Pero, ¿cómo exactamente puede un software de Gestión de Contratos apoyar la comunicación con proveedores?

1. Estandarizando la relación comprador-proveedor

Webdox garantiza que la comunicación, en general, sea fluida. Esto incluye el área legal con el departamento de compras (muy importante, sobre todo durante las primeras fases del ciclo de vida, como la creación del contrato) y el resto de las áreas internas interesadas. Pero también garantiza una fluida y estandarizada comunicación con tus proveedores, ya que, como comprador, tendrás todo el proceso a disposición de manera clara, y por tanto podrás comunicarte con el proveedor en base a esta información. Esto no solo durante la negociación misma, sino durante todo el proceso contractual —aprobaciones, tiempos de decisión, etc.— y poscontractual, cuando se debe velar por cumplir lo pactado. Webdox es sinónimo de trazabilidad: hace visible todo el ciclo de un contrato en un solo lugar, evitando pérdidas de tiempo en traspaso de información y malentendidos de cualquier tipo. De esta forma se cerciora de que se cumpla con fechas estipuladas e hitos clave.

2. Agilizando aprobaciones y firmas

Los tiempos perdidos en firmar un contrato a mano, escanearlo y enviarlo pueden llegar a durar semanas, sobre todo cuando involucra a muchas áreas internas y externas. Por eso Webdox incorpora las firmas electrónicas, haciendo que un proceso lento se haga ágil y digital. Asimismo ocurre con el proceso de aprobación del contrato, que a veces suele pasar incluso por la gerencia general. Webdox logra que este proceso se haga rápido y en tiempos determinados, para tener el acuerdo final en tiempo récord.

3. Cuidando la relación con proveedores a largo plazo

Webdox cuenta con alarmas de plazos, fechas e hitos clave, así como una base de datos clasificada según criterios establecidos. De esta forma, evitas cualquier roce con proveedores por incumplir alguna fecha clave y te aseguras de que, por su parte, los proveedores también cumplan con lo establecido en el acuerdo. Esto permite una buena comunicación con proveedores y una relación beneficiosa a largo plazo y sin deterioros, así futuras negociaciones o acuerdos tienen una comunicación efectiva y logran un acuerdo beneficioso.

En resumen, Webdox contribuye a estandarizar la comunicación y la relación del área de compras con sus proveedores cuando logra acortar tiempos, poner plazos y hacer que un proceso tedioso y largo se haga fácil, rápido y en un solo lugar. Con un software CLM, no solo se hace todo el proceso contractual más claro, sino que además logra mantener una relación eficiente y sana con la contraparte, al avisar cualquier situación estipulada en el acuerdo.

Descarga la guía para negociar contratos con proveedores