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Cómo un CLM aporta en tu estrategia de negociación con proveedores

Cómo un CLM aporta en tu estrategia de negociación con proveedores
Gerente de Ventas

   

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09 abril, 2020

Los contratos no solo pasan por la gerencia legal de tu empresa. El principal actor de los contratos con proveedores son los mismos compradores, y por esta razón es importante entender cómo funciona y cómo una correcta gestión de contratos puede cambiar por completo tus relaciones con proveedores.

Un CLM (Contract Life Cycle Management) es un software de Gestión de Contratos que permite administrar la gestión de tus documentos con proveedores de manera fácil y rápida, desde la creación del contrato hasta la firma y su posterior seguimiento, pasando por todo el proceso de negociación. Así, ahorra tiempos perdidos en aclaraciones a la contraparte o en comprender cada punto y cláusula dentro del acuerdo. Resulta ser una tecnología que permite tener claras las tareas asignadas para cada responsable, reduciendo así sensaciones de incertidumbre para ambos beneficiarios.

Descubre cómo un CLM puede aportar en tu estrategia de negociación con proveedores y en obtener un buen acuerdo final:

1. Permite alinearse fácilmente de manera interna y externa:

Un CLM permite acceso fácil a la información de los contratos, es decir, un acceso claro a la información relevante tanto interna como externamente. Un negociador informado es un negociador con poder de decisión. Para tener una comprensión integral de los requisitos e iniciativas existentes dentro y fuera de la organización, es necesario alinearse con las partes interesadas del negocio, lo que significa estar en contacto con las distintas áreas dentro de la empresa que son parte del proceso de aprobación, y también con los agentes en la empresa de proveedores.

2. Rapidez en procesos de aprobación y firma contractual:

Una vez que se negocia y se define bien el contrato, se manda al proveedor, pero también hacia las distintas áreas internas de la empresa, como la gerencia legal y, en algunos casos, la gerencia general. En este sentido, el proceso de aprobación puede extenderse a muchas personas y el tiempo de aprobaciones y firmas puede ser largo. Un CLM automatiza los procesos contractuales de forma integral entre todas las áreas implicadas en la creación, gestión, firma y administración del contrato, haciendo más ágil el traspaso interno y externo de los documentos para ser revisados y firmados por las partes involucradas. Estandariza la comunicación del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas.

3. Alarmas de hitos clave y vencimientos de plazo:

Un software de Gestión de Contratos dispone de un sistema que alerta para hitos clave en las cláusulas contractuales, asegurándose de que tanto la empresa como los proveedores cumplan con sus compromisos dentro de las fechas y condiciones estipuladas. Si cumplir con el contrato se traduce en preservar relaciones con proveedores a largo plazo, entonces es fundamental establecer alertas sobre hitos clave, vencimientos de plazo y fechas importantes estipuladas en el documento.

4. Mejor comunicación entre las partes:

Al tener todo el proceso en un mismo lugar, un CLM garantiza la comunicación fluida entre proveedor y comprador, además de trazabilidad, pues logra hacer visible todo el ciclo de un contrato de forma intuitiva y rápida. De esta forma, evita tiempos perdidos en traspaso de información y procura que se cumplan fechas estipuladas para aprobaciones y firmas de acuerdos finales.

5. Mantiene un registro completo del proceso de negociación en pos del contrato:

Según Harvard Business Press, Negociar con resultados, si se ha utilizado bien el tiempo de la negociación, no debe existir riesgo alguno a que se arruine todo por no anotar y firmar acuerdos a los que ya se ha llegado. Un CLM registra paso a paso el proceso de negociación para que no se pierda nada al momento de redactar su versión final.

En suma, un CLM aporta a tener una mejor estrategia de negociación con proveedores. Llegar a un contrato beneficioso para ambas partes se hace más rápido y fácil, sobre todo teniendo en cuenta las acciones inmediatas y los compromisos a futuro.

Webdox puede ser ese aliado. Con sus herramientas online y disponibles en la nube, fomenta la colaboración, capacitando al área de compras en la gestión de conflictos, la resolución de problemas y la habilidad de crear redes de contacto duraderas. La forma de hacerlo es, sobre todo, cuidando de cumplir los hitos estipulados en el contrato y manteniendo la comunicación fluida entre ambas partes no solo durante los procesos y estrategias de negociación, sino también de manera posterior, cuidando las relaciones a largo plazo.

Descarga la guía para negociar contratos con proveedores