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Descubre las mejores herramientas de gestión para la gerencia legal

Descubre las mejores herramientas de gestión para la gerencia legal-1
Gerente de Inteligencia Artificial
   

Lo lees en 6 min

16 diciembre, 2019

Las condiciones de tus relaciones comerciales y laborales como empresa son declaradas en tus contratos. Por ello, gestionarlos de manera eficiente se vuelve fundamental para el éxito de cualquier compañía.

El costo de tener problemas en la gestión contractual suele ser altísimo, y aun así, en la mayoría de las empresas las gestiones en este ámbito son ineficientes y carecen de procesos, colaboración efectiva y control. Algunos ejemplos son la poca visibilidad y control de hitos y compromisos contractuales, ineficiencias por excesiva manualidad y baja estandarización de procesos y responsabilidades de cáda área y participante no correctamente determinadas. Todos estos problemas se materializan en un alto riesgo contractual, ineficiencias y problemas de compliance en la empresa. 

Hoy en día, sin embargo, existen diversos softwares que intentan solucionar parcial o completamente el problema anterior, algunos con mayor éxitos que otros. Entre ellos, los más conocidos son:

1.- ERP/BSM:

ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta enfocada en el planeamiento de recursos empresariales, es decir, la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios en una compañía. El BSM (Business Spend Managment) es un ERP más global, con foco en el gasto del negocio de forma general.

Existen diversas compañias de software ERP/BSM en el mercado. Siempre enfocadas en el área de compras y abastecimiento. Intentan integrar la gestión contractual de forma parcial, pero suelen tener funcionalidades básicas enfocadas en generar sinergias solo con sistemas para compras (licitaciones, proveedores, control de gasto, cotizaciones, etc). En ocasiones intentan abarcar otras áreas como ventas y recursos humanos, pero sin mucho éxito, dado que no es su foco.

2.- CRM:

Software que cubre un amplio conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar a las empresas a administrar los siguientes procesos comerciales:

  • Datos de clientes.
  • Interacción con el cliente.
  • Acceso a información comercial.
  • Automatización de la venta.

La empresa más conocida de servicios CRM (Customer Relationship Management) es Saleforce CPQ, la anterior contiene una funcionalidad que permite crear contratos comerciales desde la misma plataforma, permitiendo satisfacer las necesidades contractuales desde el área comercial, aunque aun así tiene limitaciones en algunas etapas de la gestión contractual.

Los CRM no logran solucionar de forma global las necesidades contractuales de una empresa, esto por focalizarse exclusivamente en los problemas del área comercial.

3.- DMS:

Sistema de gestión de documentos (DMS, Document Management Software). Se utilizan para rastrear, gestionar y almacenar documentos digitalmente. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial).

En las empresas que ofrecen esta herramienta, suele poderse acceder a la información desde cualquier dispositivo, a través de un explorador WEB, modificar en línea y en conjunto con otros usuarios. Sin embargo, se enfocan en el contenido, colaboración, en la capacidad de redacción y manejo de versiones, pero carecen de muchas necesidades para una correcta gestión del Contract Management, ya sea en procesos como también gestión post firma.

4.- DTM:

Software para administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. DTM (Document Transaction Management) eliminan la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, más fáciles, más convenientes y seguros.

En algunas compañías, este sistema es flexible e integrable a todo tipo de softwares como ERP, CRM, DMS, etc. No solo se centran en la firma, sino también permiten configurar procesos. Se enfocan, sin embargo, en documentos generales, no contractuales. Por ello, son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.

5.- OTROS:

Otros tipos de software que intentan abordar algunos de estos procesos, pero sin mucho éxito, son QTS (Quote to Cash), Low Code, ECM (Enterprise Content Management y SRM (Supplier Relationship Management).

6.- CLMS:

Los CLMS (Contract Life Management Software) abarcan de forma global e integral los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos en una empresa, tomando los procesos de pre firma, firma y post firma de forma integral. El CLMS es un sistema de negocios que centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la correcta gestión contractual de una empresa. Adicionalmente en cuanto al contenido, se orientan a ser una herramienta para lograr cumplir con las regulaciones gubernamentales, y también con las normas profesionales que debe cumplir la empresa.

Los CLMS permiten la digitalización de documentos legales y abarcan un amplio campo de control de nuevos y antiguos contratos dentro de la empresa. Con selección de funcionalidades y personalizaciones, estos sistemas permiten administrar, evaluar y almacenar estos documentos, así como etiquetarlos para su seguimiento, buscar en base a criterios específicos y alertar según fechas o hitos clave. Es por esta razón que se considera que la herramienta adecuada debe ser y es un CLMS, no solo para el área legal, sino que también para otras áreas como el área comercial, de compras, recursos humanos, etc.

WEBDOX es el CLMS líder de Latinoamérica, con más de 80 clientes y presencia en 9 países de la región. Además es el único CLMS del mundo que se adapta a la idiosincracia y cultura latinoamericana.

El foco de Webdox está en ofrecer adaptabilidad, flexibilidad y escalabilidad y de forma global, por lo tanto:

  • Ofrece una implementación eficiente y rápida en la Nube (Modelo SaaS).
  • Se adecúa a todos los contextos contractuales (Compras, Ventas, Laborales, Corporativos, Financieros, legales, etc.)
  • Su plataforma y potente herramienta de procesos abarcan todo el ciclo de vida del contrato de forma integral y ofrecen tanto la estandarización como la adaptabilidad necesaria para todo tipo de procesos contractuales.

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  • Es capaz de integrarse vía API a otros software, como los mismos que vimos en este artículo, de manera de poder generar sinergias con otros procesos de negocio dentro de la compañía.

En suma, como CLMS, Webdox se presenta adaptable e integrable a todo tipo de áreas dentro de la empresa y de manera intuitiva. Soluciona los procesos pre firma, firma y post firma a cabalidad, enfocándose en la eficiencia de los procesos y en la correcta gestión contractual.

 

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