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El lugar de la gestión de contratos en un plan de negociación con proveedores

El lugar de la gestión de contratos en un plan de negociación con proveedores
Consultor Senior

Para Patricio, vender es resolver los problemas de sus clientes y facilitarles la vida. Es reconocido por ayudar, educar y apoyar a sus clientes (medianas y grandes empresas) en el desarrollo de estrategias de optimización de gestión contractual.

   

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28 abril, 2020

¿Por qué una buena gestión de contratos puede optimizar el plan de negociación con los proveedores? ¿Cuál es la relación que establecen? El área de compras sabe muy bien que es importante lograr una buena negociación para poder dar rentabilidad y eficiencia a una empresa en su totalidad. La gestión de contratos, en esto, cobra mucha relevancia: si el conocimiento de la gerencia sobre los detalles de un potencial contrato de compra es mayor, mejor será el acuerdo de los compradores. Conoce el lugar y la importancia que tiene la gestión contractual en un plan de negociación con proveedores:

1. Una gestión de contratos correcta es capaz de identificar a sus participantes para avanzar en el plan de negociación

El principal actor de los contratos con proveedores son sus compradores, y por ende, deben conocer tan bien como el área legal el ciclo de vida de un contrato, desde su creación hasta los procesos de aprobación y firma. Para esto, el primer paso de la gestión contractual será identificar a los participantes del proceso de compra, que suelen no limitarse solamente al área de compras y sus proveedores. Generalmente, involucra al área legal y también intervienen otros departamentos, como puede ser la gerencia general o finanzas. El solicitante, que suele ser quien hará el plan de negociación con proveedores, debe plasmar lo que ocurre en este proceso de acuerdos a medida que avanza la negociación. Si cada paso y participante queda identificado, se puede proceder a una buena gestión contractual que permite relaciones ágiles y beneficiosas para todas las partes.

2. Una buena gestión de contratos otorga rapidez en procesos de aprobación y firma

Si conoces bien tu proceso contractual e identificas bien tus partes, existirá también mayor fluidez en tus procesos de aprobación y firma, ya que se garantiza rapidez en enviar el contrato a los proveedores, pero también a las áreas internas de la empresa, como la gerencia legal o la gerencia general, si va al caso. Una buena gestión de contratos, sobre todo si se incorporan herramientas tecnológicas para hacerlo, automatiza las aprobaciones y procesos de firma en las otras áreas implicadas, haciendo más ágil el traspaso interno y externo del documento para sus revisiones. Así, se estandariza la comunicación entre proveedores, el departamento de compras y el resto de las áreas involucradas de la compañía.

3. Comunicación efectiva entre comprador y proveedor

Si gestionas tus contratos con herramientas como un software CLM (Contract Lifecycle Management), podrás garantizar una comunicación fluida entre el proveedor y el comprador no solo durante el plan de negociación, sino también a través de los procesos del contrato y posfirma, que es cuando se debe cumplir lo pactado. Un CLM otorga trazabilidad, porque hace visible todo el ciclo de un contrato de forma intuitiva y rápida. Así, una buena gestión de contratos puede evitar perder tiempos en traspasar información y procura que se cumplan fechas estipuladas para aprobaciones y firmas de acuerdos finales.

4. Una buena gestión de contratos velará por el cumplimiento de los acuerdos negociados

Finalmente, una gestión contractual correcta procurará que en procesos posteriores se conserve la relación beneficiosa entre ambas partes. Significa tener en cuenta cada fecha e hito clave para poder cumplirlos a tiempo y evitar deterioros en la relación. Así, se garantiza que otros futuros y nuevos planes de negociación se cumplan correctamente y según la intención del área de compras, preservando la buena comunicación y relación con la contraparte. Por esto, resulta fundamental establecer alertas sobre vencimientos de plazo y fechas importantes que fueron estipuladas en el documento. Un CLM es capaz de gestionar los contratos a tal punto de otorgar seguridad en que se alertarán estos hitos y se podrán cumplir a su debido tiempo.

En suma, el conocimiento del ciclo de vida de un contrato, sus partes y su funcionamiento, dará mejores posibilidades en un plan de negociación con proveedores. Permite tener detectada la información más relevante que necesitas saber de lo que se acuerda con cada proveedor, como los niveles de servicio, soporte, abastecimiento, SLA acordados, etc., mantener una buena relación con los proveedores y hacer más ágil un proceso que suele demorar por su complejidad.

Descarga la guía para negociar contratos con proveedores