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Acelera tu ciclo de ventas con un CLM

Por Juan Andrés Nuñez 13 Apr 2018

Cómo-acelerar-el-proceso-de-ventas-usando-un-CLM

Una de las mayores preocupaciones de los gerentes de ventas es la cantidad de cierres que concreta su equipo de trabajo cada mes durante el ciclo de ventas. Tal y como indica este artículo de Hubspot, la mayoría de los directores ejecutivos se preocupan más por el costo y los resultados netos que por los pasos intermedios. 

Sin embargo, según datos del segundo informe anual sobre el Estado de las Ventas -de la empresa Salesforce- es el proceso para llegar a esta meta lo que  marca la diferencia entre una empresa de alto o bajo rendimiento. En el documento se aprecia que uno de los problemas más importantes percibidos por los gerentes de ventas es la reducción de la productividad relacionada con las tareas administrativas: en promedio, los vendedores gastan un 64% de su tiempo en tareas que no son de venta. ¿La solución? automatizar la mayor cantidad de estas tareas durante el proceso.

Según las estadísticas, el 48% de las organizaciones con bajo rendimiento tienen procesos inexistentes o informales, mientras que el 50% de los negocios de ventas de alto rendimiento poseen procesos de ventas "estrechamente monitoreados, aplicados estrictamente o automatizados". Además, se estima que las empresas B2B con un ciclo de ventas formal logran incrementar sus ingresos hasta en un 28%.

Un ciclo de ventas formal se diferencia de uno informal en que todo lo que ocurre "detrás de una venta", está claramente definido y es monitoreado: Métodos para administrar el embudo de ventas, tiempo para su mantenimiento y presupuesto para capacitación del proceso.

¿Cómo acelerar el proceso de ventas B2B mediante un CLM? 

Una de las maneras más efectivas para agilizar los procesos en la fuerza de ventas es identificando los obstáculos que han generado "cuellos de botella", impidiendo la conversión en la última parte del proceso. En ese sentido, uno de los puntos críticos a la hora de cerrar ventas se relaciona con la firma del contrato, debido a que la gestión “manual” conlleva dos inconvenientes:

  • Errores de forma y contenido debido a la premura para su aprobación.
  • Largas esperas, o peor aún, el ciclo inicia y se devuelve constantemente generando un bucle, algo que suele suceder por la falta de claridad en la asignación de roles: si los roles no están claros, el contrato no tendrá el camino expedito para su resolución.

En cambio, un software especializado en la gestión de contratos -CLM, acrónimo de Contract Lifecycle Management- estandariza los modelos de creación y aprobación de contratos y deja en evidencia los roles y las responsabilidades de cada persona o departamento involucrado en el ciclo de vida del contrato.

La gestión óptima de un acuerdo contractual reduce costos y recursos, afianza la relación de la empresa con sus clientes, facilita las relaciones comerciales dentro y fuera de la compañía y aumenta la confianza y la fidelidad a la vez que agiliza el control de los hitos claves post firma.

Un contrato gestionado de forma óptima y eficiente aporta a la marca una clara ventaja competitiva: la celeridad del proceso de ventas y la disminución del error humano redundarán en un mejor servicio al cliente, debido a que este percibirá el proceso como ágil y confiable.

Cinco características de un CLM que aceleran el proceso de ventas

Tal y como establece la Asociación Internacional de Gestión Comercial y Contratos, IACCM, es necesario contar con los recursos necesarios en la gestión de contratos, dado que las organizaciones que carecen de estos son poco confiables para los potenciales clientes.

Este tipo de plataformas es ideal para acortar los tiempos en los procesos de ventas, gracias a características como:

1. Nuevas solicitudes contractuales

El ciclo de vida de un contrato inicia con las nuevas solicitudes contractuales. En ello, un CLM facilita la centralización y la resolución de este primer paso.

Tanto el registro de la petición como su visualización inmediata en un panel permiten dar pie al resto del proceso que incluye la redacción, revisión, autorización, firma, ejecución y administración del contrato.

Un CLM permite seguir -en tiempo real- los roles establecidos y administrar la información necesaria para la redacción del contrato, como nombre del cliente, monto de venta, acuerdos y particularidades de la transacción, entre otros.

2. Creación de contratos

Un software para la gestión del ciclo de vida del contrato posee herramientas indispensables para la formulación de nuevos contratos, como plantillas preestablecidas que pueden modificarse según los parámetros de la organización, así como la gestión de distintas versiones para su posterior evaluación. Además, incluye diversas funcionalidades para la aplicación de estructuras, criterios de redacción y estilo.

Durante esta etapa la persona encargada puede cerciorarse de que detalles importantes como cláusulas, pactos, términos y condiciones estén incluidos en el contrato.

3. Procesos contractuales eficientes

Este tipo de herramientas facilitan la comunicación entre las áreas involucradas durante el proceso de producción y gestión de nuevos contratos. 

Comentarios, acotaciones y cambios pueden ser fácilmente gestionados durante cada etapa. La automatización permite que nada quede al azar, creando una hoja de ruta desde el primer momento. Así, cada persona asignada para un rol específico podrá visualizar y controlar sus responsabilidades, según los parámetros que la organización considere pertinentes. 

4. Firma electrónica

La firma electrónica es uno de los aspectos que ahorran más tiempo y dinero a la hora de gestionar contratos con clientes, traduciéndose en importantes beneficios para la empresa. Así, algo que antaño tomaba días, hoy puede reducirse a minutos.

5. Auditoría del proceso

Con un CLM cada paso generará un registro en el sistema: el proceso podrá ser auditado o evaluado en cualquier momento con el fin de identificar cuáles aspectos en la gestión del ciclo de vida del contrato pueden ser mejorados. Comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados podrán ser consultados posteriormente para su evaluación. 

 

Sin duda, un CLM brinda la agilidad necesaria a la hora de acelerar el proceso de ventas, genera una disminución de los costos y controla el error humano durante el ciclo de vida de un contrato. En ese sentido, Webdox es una de las mejores opciones del mercado puesto que -además de ofrecer todas las ventajas anteriormente descritas- cuenta con un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) que te permitirá solucionar eventuales dudas sobre el funcionamiento de la misma.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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