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Caso de estudio: los costos de una ineficiente gestión de contratos

Por Juan Andrés Nuñez en July 3, 2018
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Las disputas contractuales pueden tener resultados muy costosos para las empresas, tanto como US $2,76bn (casi tres mil millones de dólares). Esta fue la cifra que en 2013 Starbucks, la compañía de café más grande del mundo, se vio forzada a pagar a Kraft por terminar de manera anticipada su relación de negocios.

Antecedentes

En septiembre de 1998 Starbucks firmó un contrato con Kraft para la promoción y distribución de café envasado cuya fecha de expiración quedó fijada para marzo de 2014. Este contrato se renovaría de manera automática por 10 años en caso que ninguna de las partes manifestase lo contrario.

 Sin embargo, ya en enero de 2010 Howard Schultz, CEO de Starbucks, habría manifestado a Kraft su inconformidad con esta alianza comercial. Schultz acusaba a Kraft de múltiples brechas de cumplimiento contractual, entre las que enunciaba el mal manejo de la marca, por lo que en agosto de 2010 propuso el término anticipado del contrato, el cual contemplaba una compensación económica de US $750 millones para Kraft.

 En ese momento Kraft por su parte negó la existencia de algún incumplimiento de contrato y señaló que si Starbucks quería terminar la relación de negocios en ese momento, cuando aún faltaban 3 años para el término del contrato original, debía pagar a Kraft una cifra cercana a los US $3bn (3 mil millones de dólares).

 Finalmente Starbucks optó por terminar la alianza comercial de manera anticipada, lo que le significó posteriormente el pago forzado de US $2,76bn. Al respecto, en su momento Schultz señaló que “Esta fue, sin lugar a dudas, la decisión estratégica apropiada para Starbucks, nuestra marca y nuestros accionistas.

 

Una mirada desde la gestión de los contratos

Dejando a un lado los motivos estratégicos que pudo haber tenido Schultz para tomar tal decisión, es interesante realizar un análisis desde el punto de vista de la gestión de los contratos.

 Una eficiente gestión de los contratos considera estos documentos como herramientas de soporte de negocios y no simplemente como un acuerdo formal que sella una alianza entre dos partes. Es más, según cifras de la IACCM las empresas pierden anualmente un 9,15% de sus ingresos al año debido a una ineficiente gestión de sus contratos. De ahí la importancia que se le debe dar a los contratos al momento de establecer objetivos e indicadores clave de rendimiento los cuales servirán como un referente claro en caso que alguna de las partes manifieste alguna brecha de cumplimiento contractual.

Lo anterior solo se puede lograr si el proceso de redacción, firma y ejecución de los contratos contempla una mirada holística entre todas las áreas involucradas, desde la gerencia general, la cual maneja los objetivos estratégicos de la empresa, pasando por el área legal, la cual prestará apoyo en materia regulatoria y de cumplimiento, pero también incluyendo al área de finanzas y al área de operaciones, las cuales tienen mucho que decir al momento de establecer indicadores clave que permitan dilucidar cualquier brecha de cumplimiento contractual en el futuro.

Pero no solo es importante contar con un apropiado proceso de redacción, firma y ejecución de los contratos, sino también administrar los contratos de manera adecuada para asegurar el cumplimiento de todos los estatutos y cláusulas establecidas de manera de poder gestionar el desarrollo de las operaciones de manera adecuada, anticipando cualquier posible incumplimiento incluso antes de que ocurra.

Muchas empresas no cuentan con un proceso de gestión de contratos claramente establecido que brinde un real valor como soporte al negocio, más allá de la mera formalización de los acuerdos contractuales. Establecer estos procesos de manera adecuada puede significar un ahorro significativo en dinero, tiempo y gestión reputacional para las empresas y no solo eso, sino que además tiene una repercusión directa en el EBITDA, el cual, según Ernst and Young, se ve afectado entre un 1% y un 5% al año producto, entre otros factores, de una deficiente gestión de los contratos.

Muchas veces el motivo para no tener estos procesos debidamente establecidos es el tamaño de las empresas y la dificultad para coordinar a las distintas áreas involucradas en la gestión de los contratos. Por suerte actualmente existe la tecnología apropiada para ayudar a las empresas a gestionar todo el ciclo de vida de los contratos, proceso en el cual se establece la administración de estos documentos en todas las áreas involucradas, desde la redacción, firma y ejecución, hasta su renovación o término. Todo lo necesario para que la gestión de los contratos sea un real aporte a la gestión del negocio, evitando un pobre manejo de estos documentos con las nefastas consecuencias subyacentes.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

  

Temas: gobierno corporativo, gestión de riesgo, Administración de contratos