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Cómo agilizar la revisión de contratos en tu empresa

Por Juan Andrés Nuñez 14 Dec 2017

Cómo agilizar la revisión de contratos en tu empresa

El proceso de creación y revisión de contratos es tarea de los administrativos que cumplen dicho rol; pero no se debe dejar de lado la importancia de un análisis constante que permita evaluar el desarrollo de los procesos involucrados.

Ahora, la pregunta que muchos gerentes y administradores de contratos se hacen es: ¿cómo agilizar la revisión de contratos sin caer en ningún tipo de error que genere pérdidas en recursos?

La respuesta es: con un software de administración de contratos capaz de automatizar los procesos y que permita acabar con las demoras innecesarias además de las ineficiencias en la revisión de dichos documentos.

Con las facilidades que brinda hoy la tecnología, es posible administrar la redacción y revisión de contratos de forma automatizada, especialmente gracias a la acelerada innovación que está dejando de lado las prácticas tradicionales por servicios más modernos  para diferentes tipos y tamaños de empresas.

La importancia de la visibilidad en el proceso de revisión de contratos

En un proceso manual, el ciclo de vida de un contrato es incierto; puede ser rápido porque no hay tiempo para revisar exhaustivamente el contenido, o quizás puede tardar mucho porque las cláusulas y roles y objetivos no son claros.

La mayoría de las empresas administran sus contratos manualmente. De hecho, una encuesta reciente encontró que el 71.9% todavía está usando procesos manuales para guiar los contratos a través de la generación y aprobación.

El mayor riesgo de revisar los contratos manuales, es que durante el proceso del contrato, el error humano puede ser costoso. Asegurar que los contratos se construyan y controlen desde su creación hasta la finalización con trazabilidad y monitoreo, llevará a la tranquilidad de todos los involucrados.

"Más del 85% de los encuestados dice que el error humano ha afectado el proceso de contratos en el pasado" State of Contract Management 2015

En cambio, un contrato gestionado de forma óptima y eficiente reduce costos, ahorra tiempo y recursos y , al mismo tiempo, entrega certezas del proceso, facilitando la relación comercial dentro y fuera de la organización.

Un software de administración de contratos agiliza y transparenta este proceso, estandarizando los tiempos, ordenando las etapas y dejando en evidencia las responsabilidades, especialmente hoy, cuando las ofertas se vuelven más complejas y bajo una mayor presión para moverse rápida y efectivamente.

Por esto mismo, la visibilidad del proceso de revisión de contrato, su aprobación y administración se está convirtiendo en un interés clave de las compañías que buscan invertir en soluciones de gestión de contratos.

El rol de la automatización para contratos estándar y los que requieren supervisión

En los contratos hay muchas cláusulas que son estándar y que por lo tanto no requieren pasar por una nueva revisión. Pero en el caso de que existan segmentos de contenido que sí requieren revisión para ser aprobados, es necesario tener la certeza de que dicha información será revisada en el momento adecuado y de la forma correcta.

Para esto, es clave contar con un software que permita identificar los segmentos de contenido específico que pueden ser modificados, haciendo una distinción automática y dividiendo el contenido trabajando con un filtro que reconozca todo lo que es nuevo a diferencia de las cláusulas que son estándar.

De forma manual, los administradores deben revisar el documento completo para corroborar si hay partes donde no es necesario hacer cambios, lo que genera grandes pérdidas de tiempo.

La automatización para contratos en cambio, facilita esta tarea al dejar registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, para un posterior seguimiento durante la auditoría del contrato. De este modo, nada queda al azar, ya que hay un acceso más directo y fácil a la visualización de cada proceso, con tiempos definidos para cada revisión. Ya no hay más aproximados.

 

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

Tópicos: gestion documentos
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