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Cómo el uso de metadatos beneficia la gestión documental legal de su empresa

Por Juan Andrés Nuñez 28 Jun 2017

Cómo optimizar la gestión de tus documentos legales con el uso de metadatos

Todos los documentos legales electrónicos de su empresa están compuestos por "células madre"; datos que describen su origen, formato y contenido. Son los metadatos que facilitan su identificación, búsqueda y rescate.

Estos "datos sobre datos" conforman un ilimitado catálogo de palabras clave indexadas y encriptadas en todos sus archivos electrónicos. Los metadatos se generan en todo el proceso de ida y venida de un documento, desde su creación en Word o en el formato que corresponda, con sus ediciones y correcciones posteriores a su creación, hasta con el e-mail con que fue enviada la versión final en formato PDF. Inclusive la información sobre el computador en el que luego descargó este archivo, también generará un metadato.

De acuerdo a la consultora digital legal Attorneys@Work, los metadatos benefician la gestión de documentos en departamentos legales y estudios de abogados porque:

  • Acercan la información al usuario, facilitando su búsqueda, identificación legal, organización electrónica, así como su reunión y conservación.
  • Son instrumentales para contextualizar la información según las necesidades del usuario.
  • Ayudan a personalizar las búsquedas y clasificaciones bajo los parámetros que necesite el usuario.
  • Permiten optimizar el control de calidad en la confección de documentos electrónicos.

Particularmente, en los departamentos legales, los documentos electrónicos son tradicionalmente clasificados por términos como Persona jurídica, Tipo de documento, Asunto y Fecha. Todos estos son metadatos. Pero los metadatos ofrecen infinitas alternativas de clasificación.Según el sitio web especializado en clasificar innovaciones tecnológicas TechTarget.com, existen tres grandes beneficios que el uso de metadatos ofrece a toda gestión de documentos electrónicos:

1. Consistencia en las definiciones: ayudan a reconciliar las diferencias en terminologías o taxonomías intuitivas como "clientes" o "demandantes", "ingresos versus ventas", etc. Si en la creación de un contrato se utilizan de forma distinta estos términos para hablar del mismo tema, los metadatos ayudarán a identificar las veces que se ocupó uno u otro.

2. Aclara las relaciones: resuelven ambigüedades e inconsistencias cuando determinan las asociaciones entre entidades o usuarios de un ambiente de gestión de documentos. Por ejemplo, si el abogado X abrió un contrato e hizo comentarios desde su computador personal, para luego editar el contenido con el computador de su oficina, los metadatos permiten hacer el cruce de información y aclarar desde cuál sesión de usuario se realizó tal o cual cambio.

Software de gestión documental

3. Transparenta el historial de la información: tal y como se tratara de una hoja de vida, los metadatos permiten conocer toda la historia del dato, desde su creación hasta el último usuario que lo utilizó. Esta "claridad de linaje" funciona sobre todo para recuperar información perdida por errores de digitalización que "esconden" los cambios dentro del historial.

Asimismo el Departamento de Ciencias de la Computación de la Universidad de Chile destaca estos otros beneficios:

  • Ordenan el acceso a la información: el acceso a los datos puede ser de manera controlada, mediante sistemas de filtrado, y definir el grado de confianza que tenga la fuente de la información de donde provino ese dato. Por ejemplo, si el usuario que creó el contrato utilizó partes de otro documento, el origen de este texto quedará registrado como un metadato.
  • Preservan la información intacta en caso de migración de contenidos: en caso que el área legal de una empresa decide cambiar el software de su computador, o renueva toda la línea de computadores de la oficina, los metadatos ayudarán a que los documentos electrónicos se mantengan íntegros en el proceso.

 

METADATOS VERSUS CARPETAS DE ARCHIVOS

Debe quedar claro que los metadatos no son catálogos o índices, ni tampoco las carpetas electrónicas donde los usuarios guardan los documentos legales de la empresa. Los "datos sobre datos" ayudan a filtrar entre estos catálogos, índices o carpetas en la búsqueda de información.

Por ejemplo, si el mismo archivo "Propuesta contrato X" fue guardado dos veces, uno en la carpeta "Propuestas" y el otro en "Contratos finales", dentro de la subcarpeta X,  al buscar el documento el metadato será el título de éste y el resultado igualmente mostrará las dos versiones que existen del documento.

Con el objetivo de optimizar la gestión de documentos electrónicos con la ayuda de metadatos, es de suma importancia que el departamento legal utilice un esquema de términos o taxonomías definido, consensuado y de uso común que facilite una búsqueda organizada y rápida de los archivos.

Además, será igualmente importante adecuar los criterios de clasificación al negocio y a las diferentes áreas de trabajo de la empresa, pudiendo obtener búsquedas más precisas y reportería de esta información, junto con generar un lenguaje común de acceso beneficiando a toda la organización.

La gestión documental de tu empresa

Tópicos: Documental legal
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