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Cómo presentar un software para gestión de contratos al Gerente de TI

Por Juan Andrés Nuñez 27 Dec 2017

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Por su influencia en las decisiones tecnológicas del negocio, el Chief Technology Officer o CTO es clave para el éxito de una empresa.

El impacto del área de TI es determinante. Hoy en día, sin tecnología no hay negocio.

Por lo tanto, cuando en una empresa se toma la decisión de evaluar una solución tecnológica para la gestión de contratos, inevitablemente se debe conseguir el visto bueno del CTO.

En este post te contamos qué debes tener en cuenta al momento de presentar una solución tecnológica para la gestión de contratos al CTO de la empresa.

 

¿Qué decisiones toma un CTO o jefe de informática?

 

TI es la unidad encargada de velar por este mandato y, naturalmente, debe validar toda herramienta tecnológica que use la organización, como un software para la gestión de contratos.

 

El CTO reporta directamente al Gerente General y entre otras cosas decide:

 

  • Qué tecnologías externas usa la empresa
  • Metodologías de desarrollo e implementación
  • Herramientas e infraestructura tecnológica
  • También está encargado de negociar acuerdos clave con proveedores

 

Muchos CTO provienen del área administrativa. Es decir, son ejecutivos de carrera que han llegado a este puesto, pero su background no es tecnológico, sino de gestión.

Esta es la razón por la que muchos CTO no tiene un equipo de desarrollo y terminan comprando o externalizando soluciones tecnológicas.

Con esto en mente, es fácil entender por qué muchos CTO son reacios a contratar soluciones demasiado innovadoras y opten por mantener el status quo al contratar soluciones de proveedores conocidos como Oracle o Microsoft: una mala decisión puede costarles su reputación y su trabajo.

 

Los factores de la decisión del CTO

 

En muchas empresas, sobre todo en las grandes, existe la tentación de construir un sistema propio para la gestión de contratos.

Entonces, ¿qué llevaría a un CTO a validar un software en la nube como Webdox?

La razón: el tiempo que demorarán en llegar a una aplicación completa y el de implementación –ambos mucho más cortos– y , también, la seguridad de los datos.

Si bien todas las soluciones cloud de gestión de contratos cuentan con encriptación de datos, es necesario comprobar el nivel de seguridad.

Esto obliga a un proveedor externo de software para contratos a ir mucho más allá de lo mínimo y comprobarlo, por medio de auditorías y certificaciones.

Por otro lado, aún hay cierta resistencia a usar la nube, sobretodo cuando no se tiene un entendimiento acabado de las muy potentes estructuras de seguridad de estas plataformas.

Es por esta razón que el CTO determinará ciertos procesos internos para determinar si es seguro gestionar los contratos en la nube.

Surgen preguntas como: ¿qué pasa con los contratos almacenados en el sistema si se termina el acuerdo? ¿Cómo los recupero? ¿Qué nube usa el proveedor? ¿Amazon, Google, Microsoft u otra? ¿Qué certificaciones y auditorías mundialmente reconocidas se han logrado?

Las respuestas a estas preguntas puede determinar si TI aprueba el software de gestión de contratos que necesita la organización.

 

Conclusión

 

Antes de presentar un software para la gestión de contratos, recuerda tener a mano los datos clave en los que se fijará el CTO:

 

  • Tiempo de desarrollo requerido
  • Costos de oportunidad
  • Tiempo de implementación
  • Medidas de seguridad
  • Certificaciones y auditorías

 

Siguiendo estos consejos, lograrás adelantarte a las posibles dudas del CTO y conseguir el apoyo que necesitas para implementar un software de gestión de contratos adecuado para las necesidades de tu empresa.

 

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