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¿Quiere digitalizar contratos de forma interna? Piénselo otra vez

Por Juan Andrés Nuñez 25 Jul 2017

¿Quiere digitalizar los contratos de forma interna? Piénselo otra vez

Éste es el caso de una buena idea que terminó siendo una pesadilla.

La Gerencia de Contratos llevaba años trabajando la gestión de documentos contractuales de la empresa de forma manual. Era un trabajo intuitivo que contaba con sus propios códigos y trucos.

No obstante, todos los años ocurría lo mismo: documentos extraviados o simplemente desaparecidos de los archivos, versiones físicas desactualizadas, ediciones digitales duplicadas, entre otros.

Tanto papel dando vueltas obligó también a la empresa a contratar un espacio de bodega externo para guardar todos los documentos. Sin embargo, esta solución quedaba muy lejos de la oficina.

Estas malas prácticas resultaban en pérdida de información y demora en encontrar los documentos durante los períodos clave de renovación de contratos y cumplimientos legales. La molestia y reclamos de clientes era evidente y, peor aún, los auditores externos tenían problemas en consolidar la información.

Hasta que la gerencia general golpeó la mesa y exigió mejor rendimiento y efectividad en las prácticas de gestión de contratos. Y debía ser pronto.

La presión fue tal que se decidió digitalizar contratos internamente y clasificarlos bajo una modalidad de organización estándar.

El proceso fue lento y bastante costoso en horas hombre porque los colaboradores que participaron no tenían el conocimiento o capacitación para ello. Asimismo, su desempeño comenzó a bajar debido a que ocuparon tiempo de sus tareas diarias para realizarlo.

Al poco tiempo, el escaso conocimiento en el manejo de tecnología de escáner y la falta de coherencia y estructura en la etapa de clasificación agotaron la paciencia de todos.

El proyecto quedó a mitad de camino y la empresa siguió funcionando con un híbrido manual y digital. Hasta que decidió invertir en soluciones digitales de gestión de documentos.

La solución digital

Si la compañía hubiese decidido desde el inicio introducir un software de gestión de documentos electrónicos como herramienta para gestionar contratos de forma más eficiente, se habría ahorrado los altos costos, la pérdida de tiempo y bajo desempeño, y el dolor de cabeza.

Las soluciones digitales reducen tiempos de trabajo de manera significativa y utilizan categorizaciones estándares en la industria que hacen la clasificación de manera más efectiva.

En promedio, un cliente estándar puede demorar hasta 7 meses digitalizando, clasificando y cargando documentos por su cuenta, de acuerdo a estimaciones de Webdox.

Su eficiencia radica en que la implementación de todo software de gestión contractual obliga a la empresa a planificar de antemano la cadena de digitalización y clasificación.

Junto a las funcionalidades básicas que toda solución inteligente de gestión de documentos electrónicos debe ofrecer, algunos proveedores van más allá e incluyen como parte del servicio:

  • Evaluación preliminar del trabajo requerido para escanear el formato físico para luego clasificar y cargar la documentación digital.
  • Contabilización de los materiales requeridos, las horas hombre involucradas, el costo de las horas hombre y cualquier otro elemento necesario para completar las tareas.
  • Planificación para enfrentar situaciones de último minuto e imponderables (problemas tecnológicos u otros).
  • Contabilizar los materiales requeridos, las horas hombre y costos involucrados, entre otros.

El Factor W

Este es el caso de Webdox, que entrega una solución inteligente de gestión de documentos electrónicos en la nube, orientada a las necesidades del usuario de ahorro de tiempo y costos, y con una interfaz intuitiva.

Para el caso de digitalización de documentos, el equipo de Webdox cuenta con la experiencia y entrenamientos necesarios, capacidades que también están en constante mejora.

Para ello, se estudia el funcionamiento de los clientes y genera una estructura de carpetas en función de metadatos cuidadosamente seleccionados, los que facilitan la búsqueda de información de los usuarios y entregan reportería acorde a las necesidades de información de la empresa.

Es así que la implementación y uso del software de Webdox permiten ahorrar hasta un promedio de 5 meses en el proceso de digitalización y clasificación de documentos de un cliente.

Finalmente, esta solución tecnológica requiere mínima capacitación para operar, lo que facilita su rápida adopción en todas las áreas de la empresa.

Y en el caso de problemas de uso, ofrece un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) del más alto nivel.

Con Webdox, toda gerencia de contratos logra obtener el mayor beneficio de sus relaciones contractuales mediante las siguientes funcionalidades:

  • Mantener todos los documentos contractuales centralizados.
  • Controlar el nivel de acceso a la información.
  • Encontrar rápidamente la información que necesita.
  • Compartir documentos fácilmente dentro y fuera de la organización.
  • Colaborar en la creación de nuevos contratos.
  • Eficientar los flujos de trabajo o workflows en la creación de nuevos documentos.
  • Mantener pleno control sobre los hitos y fechas clave de los contratos.

Asesoría en gestión documental

Tópicos: Documental legal
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