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El Impacto de la Gestión de Contratos en el Gobierno Corporativo

Por Juan Andrés Nuñez en June 26, 2018
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De acuerdo con Elvira Rodríguez, presidenta de la Comisión de Economía y Competitividad del Congreso de los diputados de España -citada en un artículo de Deloitte- “Los avances en gobierno corporativo hacen a las empresas más atractivas como negocio, más sostenibles económicamente y, por lo tanto, más competitivas”.

Al respecto, hay que tener presente que, en los avances y mejoras en materia de gobierno corporativo, la correcta gestión de contratos juega un papel fundamental en áreas estratégicas como: 

Redacción y accesibilidad de los contratos

Un gobierno corporativo de calidad exige el diseño y establecimiento de controles internos que garanticen que los contratos se redacten y administren de acuerdo a estándares internos estrictamente definidos. Cualquier cláusula o anexo del documento que no cumpla con dichas pautas debe pasar por revisiones y aprobaciones de quien corresponda. De lo contrario, se puede incurrir en incoherencias que afecten -en el corto, mediano y largo plazo- los intereses de la compañía. 

Una buena gestión de contratos brinda a los gerentes las herramientas necesarias para optimizar y normalizar dichos procesos de desarrollo y revisión de los contratos, minimizando así las incoherencias y el incumplimiento de políticas internas. Sin embargo, de acuerdo con un los resultados de un estudio de benchmarking de la IACCM, solo alrededor del 8% de las organizaciones suelen tener éxito en imponer siempre sus términos estándar. 

Además, está la divulgación de información corporativa. De acuerdo con el artículo de Deloitte anteriormente citado, la debilidad que en el pasado evidenciaron algunos gobiernos corporativos multiplicó las exigencias de transparencia y veracidad por parte de inversionistas, consumidores y de la sociedad en general, que ahora no solo prestan atención a los indicadores financieros, sino que también quieren conocer el proceso que generó tales resultados.

Los directores generales y financieros deben asegurarse que la información entregada a las partes interesadas represente con exactitud los negocios de la compañía. Esto exige un conocimiento profundo de los contratos y óptima visibilidad de los mismos en todo momento, algo que solo se puede lograr mediante una eficiente gestión del ciclo de vida de los contratos.

Riesgos asociados a los contratos

Las buenas prácticas en el gobierno corporativo se enfocan en equilibrar los intereses tanto de la compañía como de los accionistas y demás partes interesadas, buscando el crecimiento sostenible del negocio y reduciendo al mínimo los riesgos derivados de eventualidades económicas, políticas, sociales y comerciales.

En ese contexto, un óptimo gobierno corporativo es consciente de que todos los contratos implican compromisos y obligaciones que, en consecuencia, generan riesgos contractuales que deben ser evaluados mediante un sistema confiable, y divulgados con precisión a sus juntas e inversionistas. Hay que recordar que el capital de ellos entra en juego cada vez que se firma un nuevo convenio. 

Sin embargo, para evaluar y revelar correctamente dichos riesgos, los gerentes deben tener la posibilidad de acceder fácilmente a los términos y condiciones especificados de cada contrato, así como de rastrear los peligros contenidos en cada uno de ellos. De lo contrario, todo se traduce en una visibilidad deficiente que limita a la gerencia para hacer un análisis de riesgo oportuno y eficaz que permita tomar medidas proactivas. 

Ingresos y costos

Por lo general, las organizaciones con buenas prácticas de gobernanza societaria llevan una administración más eficiente y aprovechan mejor los recursos que aquellas que no lo hacen. Esto redunda en mayor rentabilidad y desempeño financiero, aumentando así su valor en el mercado y posicionándolas mejor que a la competencia.

Sin embargo, los costos financieros de una gestión de contratos ineficiente pueden alcanzar cifras millonarias, especialmente asociadas a la interrupción de la cadena de suministro, el incumplimiento de cláusulas y regulaciones, y el daño a la imagen de la marca. Una buena administración exige la capacidad de analizar y monitorear en tiempo real cada contrato, a fin de optimizar su rendimiento y reducir dichos gastos. 

En síntesis, la gestión de contratos tiene un alto impacto en el gobierno corporativo de las empresas, pero los canales tradicionales ya no son suficientes para ello. Los contratos deben poder ser monitoreados durante todo su ciclo de vida, y eso solo se puede lograr mediante software especializados que se integren con sistemas ERP, CRM y financieros en toda la organización.

Los software de gestión de contratos proporcionan a los gerentes las herramientas necesarias para aumentar los controles internos, administrar proactivamente los riesgos y potenciar la visibilidad y monitoreo de los mismos, además de  garantizar a los inversionistas un mayor nivel de transparencia y divulgación de lo que realmente sucede en el negocio. 

No obstante, solo el 32% de las organizaciones usa un sistema de gestión de contratos, es decir, que las compañías que en este momento decidan implementar una solución de este tipo sacarán una ventaja competitiva importante sobre las demás.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

Temas: gobierno corporativo