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El tiempo es oro para implementar un software de gestión de contratos

Por Juan Andrés Nuñez 02 Aug 2017

El tiempo es oro para implementar un software de gestión de documentos

Es la pregunta que se hace todo tomador de decisión de la empresa cuando está a punto de aprobar el presupuesto para comprar un software de gestión documental:

¿Cuánto tiempo demora la implementación?

Esta pregunta implícitamente incluye las siguientes inquietudes que todo gerente o encargado de gestión de procesos se hace ante todo cambio interno:

  • ¿Cuáles son los costos operacionales asociados?
  • ¿Cómo lograremos una correcta usabilidad del sistema?
  • ¿Cuándo se notará la diferencia entre la situación anterior al uso del software y la situación posterior?

Todas estas preguntas tienen una respuesta en común: es relativo.

La implementación de cualquier solución tecnológica, especialmente un software de gestión de documentos electrónicos, está compuesta de una determinada cantidad de pasos o etapas, las que requieren de una activa participación de los usuarios.

“La cantidad de éstas dependerá de las necesidades de la empresa y su éxito dependerá de la actividad participativa de los miembros de la organización”, explica José Manuel Jiménez, fundador y gerente general de Webdox.

Un pequeño paso digital, un gran paso para la empresa

La clasificación y categorización de los documentos es el primer gran paso que dar al implementar toda solución tecnológica de gestión.

Es decir, antes de la digitalización, almacenar o distribuir los documentos, es preciso saber cuántos hay, su naturaleza y descripción.

“La forma de catalogar un documento se relaciona con la necesidad del negocio y de tener atributos prácticos que generen valor dentro de una organización”, añade Jiménez.

Le siguen otros pasos genéricos a tener en cuenta para que la implementación del software sea eficiente y rápida:

  1. Definir los metadatos. El uso de datos que describa los documentos debe ser práctico para el negocio. No deben ser necesariamente informativos, más bien facilitar la búsqueda de la información posterior.
  2. Establecer hitos de utilización sobre aspectos de valor para el negocio. Esto permitirá a los usuarios generar opciones de uso de funcionalidades mínimas, para que a medida que se vayan cumpliendo hitos en la adaptación y uso la implementación del sistema pueda continuar. Es sumamente relevante definir, en conjunto los futuros usuarios, los casos más relevantes de negocio, para eficientar aquellos con el software de gestión documentos a implementar y generar rápidamente visible para la empresa.
  3. Medición de los hitos a cumplir. El proceso de implementación debe ir evaluando la adopción de las funcionalidades, reforzando aquellas más rápidamente adoptadas y potenciando aquellas que no.
  4. Proceso de onboarding. Durante todo el periodo de implementación y entrenamiento, es preciso que los usuarios consulten material de apoyo o al servicio de soporte técnico on-demand que ofrezca la solución de tecnologías de la información.

En esta etapa, tanto los usuarios de la empresa como la solución tecnológica se retroalimentan. Es más, hay aprendizajes sobre los procesos internos y funcionalidades necesarias para el negocio que quizás en la versión anterior de gestión muchas veces pasaron desapercibidos.  

Finalmente, el período de tiempo que demore la implementación de un software para gestión de documentos digitales dependerá de las necesidades del cliente, y puede ser calculado en base a la duración de cada uno de los pasos anteriormente mencionados.

También hay que considerar que, durante el desarrollo de estos pasos, quedan en evidencia ciertas deficiencias en las prácticas de gestión documental en la empresa que pueden ralentizar todo el proceso. Estas deficiencias deberán detectarse, documentarse, abordarse estratégicamente y planificarse durante el período de implementación del sistema.

Asimismo, el nivel de complejidad en los niveles jerárquicos de la empresa y los distintos permisos que cada uno debiese tener, es un factor a tener en cuenta ya que también pueden demorar o pausar el proceso de implementación. Aquí se podrán establecer, por ejemplo, perfiles estándares por tipo de cargo dentro de la organización, los que podrán reutilizarse para todos los empleados que tengan niveles similares dentro de la compañía.

Como consecuencia, los tomadores de decisión deben tener claro que el tiempo que demore poner en funcionamiento un software para documentos legales y administrativos dependerá de cuán organizados estén los procesos al interior de la empresa. Asimismo, estas personas, también llamadas sponsors, serán claves en empujar la disposición de los usuarios a eficientar su trabajo con un sistema de gestión de documentos.


Software de gestión documental

Tópicos: Documental legal
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