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Los 5 atributos que todo software de gestión de documentos debe tener

Por Juan Andrés Nuñez 08 Jun 2017

Los 5 atributos que todo software de gestión de documentos debe tener

Los cuellos de botella son cosa seria en todo departamento legal de una empresa.

El flujo de papeles sólo en las áreas de contratos de proyectos y recursos humanos es incesante. A esto se suman las peticiones constantes de nuevos trámites y documentos en otras divisiones administrativas como abastecimiento (procurement), y producción, por nombrar algunas.

Cualquier retraso da como resultado costosas pérdidas de tiempo y dinero.

Cada día el empresariado comprende cuán costosa puede salir una ineficiente gestión de documentación legal. Así lo viene advirtiendo desde 2011 la asociación internacional de administración contractual y comercial IACCM. Tanto así que un documento legal mal gestionado hace que la empresa pierda valor: 9% en pérdidas en ingresos anuales en promedio (cifras a 2012).

El rol de un departamento legal ya no es sólo administrar asuntos legales complejos. Es supervisar el cumplimiento legal de otros documentos indirectamente legales, tales como comerciales, técnicos o administrativos. Es cumplir con un marco regulatorio que evoluciona constantemente. Es zanjar disputas y malentendidos que pueden costar millones al momento de firmar un acuerdo o contrato.

Desde la década del ‘90 que las innovaciones en soluciones informáticas inteligentes buscan dar una respuesta al problema, dando forma a lo que hoy conocemos como soluciones de Enterprise Legal Management softare (ELMS por sus siglas en inglés) o soluciones de software para gestión de documentos legales empresariales.

Estas plataformas de herramientas para la gestión colaborativa de documentos legales permiten crear, organizar, clasificar, revisar, y/o verificar documentación, en tiempo real y en línea.

La oferta de software jurídico comenzó siendo muy amplia y de calidad diversa. Sin embargo, rápidamente las alternativas digitales debieron adecuarse a la alta complejidad que conlleva el manejo de documentación legal.

No fue sino en la última década que la oferta realmente maduró ante los ojos del derecho corporativo según Gartner, firma consultora y de investigación de Tecnologías de la Información basada en Estados Unidos.  

Hoy en día, para que una ELMS se aprecie como tal, debe ofrecer la visualización de los desafíos y la solución de estos de manera rápida, en tiempo real, mediante una gestión eficiente y segura.

Software de gestión documental

Según la versión 2016 de su Guía de Mercado de Soluciones ELM, Gartner indicó los siguientes cuatro atributos que caracterizan hoy la oferta de ELMS:

  1. De fácil acceso y uso simple. A medida que los desarrolladores independientes de software ELM fueron comprendiendo las necesidades de sus clientes, las funcionalidades debieron volverse más sencillas y funcionales. Mientras más tiempo ahorre su aplicación, mejor.
  2.  Métricas de desempeño  KPIs en línea y en tiempo real. En simple, no sirve que la solución no cuantifique las eficiencias logradas en los departamentos legales y oficinas de abogados en línea con los objetivos y planes estratégicos de la empresa.
  3. Dar cumplimiento a las necesidades legales en gestión de riesgo y compliance regulatorio. La solución debe ser capaz de facilitar y asegurar que se cumplan estas dos figuras corporativas, dado el mayor volumen de producción normativa.
  1. Que funcione en la nube. Ya sea servicio in-house (interno) o mediante outsourcing (tercerización), todo el desarrollo del ciclo de gestión de la documentación debiese ocurrir en la nube electrónica dados sus beneficios económicos (reducción de costos), organizacionales (clarificación de roles), reportables (centralización de la información) y de almacenamiento (fin del papel), entre otros.

Un quinto atributo no menor es la protección de la confidencialidad. Ante los riesgos legales de reserva y seguridad de la información inherentes a la actividad legal per se, toda solución ELM que busque ser competitiva debe optimizar esta capacidad, agrega Gartner en su Guía 2017.

Reconocer el problema es tan importante como dar el siguiente paso de buscar una mejora con una solución ELM. Porque al dejar las cosas como están la empresa no sólo seguirá perdiendo dinero, sino que también validará las malas prácticas ya instaladas.

Una vez superada esta etapa, el asunto ya no será si adoptar o no un software que ordene y eficientice la gestión de la documentación legal, sino saber cuál alternativa elegir que sea pertinente a las necesidades de la organización.

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Tópicos: Documental legal
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