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¿Por qué integrar los sistemas de tu empresa con un CLM?

Por Juan Andrés Nuñez en May 31, 2018
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Vivimos en una era en que la tecnología está presente en gran parte (si no es que todos) los procesos cotidianos, y el entorno corporativo es uno de los que más puede beneficiarse de ello. Las empresas, en su constante búsqueda de optimizar los recursos y obtener el máximo rendimiento, ya han visto cómo sistemas como ERP o CRM han mejorado sus procesos y resultados, elevando la productividad y el rendimiento a nivel general. 

Este tipo de herramientas están diseñadas para enfrentar tareas específicas, permitiendo a las compañías obtener beneficios derivados de la automatización y monitoreo de diversas labores. En el caso de los CRM -plataformas diseñadas para que las empresas puedan mejorar el contacto con clientes y prospectos- los beneficios van desde el seguimiento de clientes hasta el cierre de negocios. 

Por otro lado, los ERP entregan a las empresas la capacidad de tener una visión macro de áreas como stock de productos, remuneraciones, pago de proveedores y monitoreo de flota. Sin embargo, la integración de sistemas de información como éstos con un sistema CLM -acrónimo de Contract Lifecycle Management, o Administración del Ciclo de Vida de los Contratos-, podría generar importantes beneficios.

CLM: el complemento que tus sistemas necesitaban

El funcionamiento de un CLM en conjunto con las diferentes plataformas de tu empresa permite obtener diversos beneficios. Por ejemplo, la integración de un CLM con el CRM de tu empresa permite:

  • Tratos más personalizados con clientes.
  • Mejora en la relación con tus clientes.
  • Reducir costos.
  • Mejor comunicación.
  • Mayor eficiencia.

Por otro lado, al integrar el sistema ERP de tu empresa con un CLM obtendrás beneficios como:

  • Disminución en los tiempos de revisión y aprobación de contratos.
  • Revisión automatizada de los términos contractuales.
  • Mejorar la relación con proveedores.
  • Optimización en los ciclos de compra.
  • Estandarización de procesos.

Aunque un ERP podría incorporar las funciones de un CLM, el proceso involucra un gasto extra de dinero, tiempo y recursos, ya que se deberá probar en el entorno digital de la empresa. En otras palabras, no resulta conveniente para las empresas, por lo que la integración de sistemas de información como éstos se alza como una excelente estrategia corporativa, especialmente en lo que a finanzas se refiere.

Beneficios económicos de la integración de un CLM con otras plataformas

En la actualidad, apoyarse en la tecnología no es una opción: es una obligación. En ese sentido, la integración de sistemas de información puede generar importantes beneficios económicos para las empresas, tales como:

1. Menor riesgo de enfrentar costos ocultos

Tanto en la relación con clientes (CRM) como en la administración de los procesos de diversas áreas de una empresa (ERP), los contratos que se generan implican derechos y deberes que, de no cumplirse, podrían acarrear costos que no estaban considerados inicialmente.

Siendo así, la integración de un CLM a las plataformas antes mencionadas permite a las empresas disminuir el riesgo de incurrir en costos ocultos, optimizando sus recursos y elevando los márgenes de ganancia. Esto, gracias a la mayor visibilidad de los términos estipulados, pudiendo administrar los contratos de tal manera que no generen números en contra.

2. Mejores tratos

Gracias a la integración de un CLM con otras plataformas de información, las áreas de una empresa pueden conseguir mejores acuerdos tanto con clientes como con proveedores, mejorando los márgenes de ganancia.

La integración de sistemas de información -como los mencionados- con un CLM permite a las empresas negociar con mayor transparencia, además de facilitar el seguimiento de los contratos, lo que deriva en un mejor uso de los recursos tanto para exigir lo acordado como para cumplir con las obligaciones y no caer en multas o sanciones.

3. Mayor control de los recursos

Un sistema CLM integrado a un CRM o ERP permite a las empresas tener un mayor control de los recursos con que cuentan las diversas áreas de una compañía. El trabajo conjunto de estas plataformas permite tener una mejor administración de éstos, disminuyendo gastos innecesarios y permitiendo a las empresas aprovechar al máximo cada peso con que cuentan.

4. Contratación estratégica

Además de lo anterior, la integración de un CLM a plataformas como un CRM o un ERP permite a las distintas áreas una contratación estratégica al tener total transparencia, por ejemplo, a la hora de negociar un contrato con diversos proveedores, pudiendo optar por el que ponga una mejor oferta en la mesa. 

 

La integración de sistemas de información permite a las empresas no solo mejorar sus procesos cotidianos, sino también optimizar sus recursos y disminuir costos en diversos aspectos. Todo, gracias a la visibilidad, transparencia y facilidad de administración que brindan plataformas como Webdox, que centraliza los contratos, automatiza el ciclo de vida de los mismos, otorga mayor seguridad y rapidez en la gestión.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

Temas: finanzas