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La automatización, el futuro del ciclo de vida del contrato

Por Juan Andrés Nuñez 11 Oct 2017

La automatización, el futuro del ciclo de vida del contrato

¿Qué es el ciclo de vida del contrato? Son todas las etapas por las que atraviesa un contrato desde su solicitud hasta su término.

Suena lógico, pero muchas organizaciones no tienen estos pasos estandarizados al momento de ejecutar este proceso. Por ello, la pérdida o “dispersión de contratos” es un dolor común en las empresas.

¿Por qué gestionar correctamente el ciclo de vida del contrato?

Un contrato gestionado de forma óptima y eficiente reduce costos, ahorra tiempo y recursos, y facilita la relación comercial dentro y fuera de la organización.

Por ello, una solución tecnológica para la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM Solution por sus siglas en inglés) es una herramienta clave para automatizar el proceso de creación, ejecución  y manejo de este importante activo para tu empresa.

Es la solución que tu empresa necesita para destrabar lo que muchas veces es un engorroso y complejo proceso.

Un paso a la vez

En un proceso manual, el ciclo de vida del contrato es incierto; puede ser rápido porque no hay tiempo para revisar exhaustivamente el contenido, o demorar una eternidad porque los roles no están claros.

Un software de gestión contractual operativiza y transparenta este proceso. Estandariza los tiempos, ordena las etapas y deja en evidencia las responsabilidades.

Ahora bien, el ciclo puede variar dependiendo de los objetivos y metas que tenga la organización. No obstante, hay 10 pasos o fases clave que todo proceso debe incluir que la automatización potencia.

1. Solicitud del contrato

Sea la gestión digital o manual, la solicitud de un nuevo contrato es el primer paso de todo ciclo de vida de un contrato dentro de una organización.

Es la petición formal para que comience el proceso de redacción, revisión, autorización, firma, ejecución, y administración, independiente de la naturaleza del contrato; proveedores, prestación de servicios o productos a clientes, contrataciones, etc.

Un software ayuda a oficializar este proceso, al dejar registro de la petición que es posible visualizar en todo momento en un panel o dashboard, dar seguimiento automático, en línea y tiempo real, con roles y responsabilidades claramente identificadas. Asimismo, asegura que quienes soliciten los contratos, lo hagan enviando toda la información necesaria para redactarlos (nombre de la contraparte, montos acordados, calidades de la especies transadas, etcétera).

Todo esto deja un rastro fácil de seguir y monitorear para la posterior revisión y auditoría del documento y su gestión.

2. Redacción del contrato, colaboración y negociación

Todas las distintas herramientas de redacción que tenga un sistema de gestión del ciclo de vida de un contrato, serán fundamentales para la colaboración interna dentro de la compañía, cómo para la negociación con la contraparte que corresponda. Todo software de gestión contractual debe incluir funcionalidades que faciliten la aplicación de estructuras, criterios de redacción y estilos, tratamiento personal, cláusulas, términos y condiciones, terminología y fraseología, control de cambios y partes básicas o principales. Usualmente, en esta etapa, los roles de edición, aprobación y firma deben asegurarse de que detalles cruciales, como antecedentes y pactos, queden incluidos. 

Asimismo, la solución digital debe incorporar idealmente un procesador de textos alternativo a los tradicionales Word de Office. Adicionalmente, alojar la confección del contrato desde el inicio da coherencia a la línea de producción y permite llegar fácilmente al origen de los cambios, que quedan registrados bajo metadatos.

3. Revisión y aprobación del contrato

Es un paso que sucede de forma simultánea o posterior a la redacción de un contrato. Consiste en la revisión del primer borrador,  así como sus versiones siguientes. Los roles asignados inicialmente en el proceso realizan control de calidad. Los dueños del contenido en sus diferentes etapas (requerimiento, redacción y revisión) evalúan en base a estándares pertinentes.

La automatización facilita esta tarea al dejar registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, para un posterior seguimiento durante la auditoría del contrato. Nada queda al azar, debe facilitarse necesariamente la visualización del proceso.

4. Firma electrónica

La automatización y digitalización del ciclo de vida del contrato se ve interrumpido si el paso de la firma continúa siendo manual. Como consecuencia, se ralentiza el proceso y da pie a oportunidades de retrasos y a errores de escritura.

Este instrumento permite una validación mucho más eficiente de la firma, así como reduce los tiempos de tramitación, minimiza el uso de papel y facilita el acceso a la información.

5. Almacenamiento y acceso

¿Qué pasa con un contrato una vez oleado y sacramentado? Se guarda y cataloga. De forma manual, esta etapa se presta para diversas malas prácticas, entre ellas el simple olvido del documento, una clasificación equivocada, extravíos y pérdida irreversible de la versión en papel.

Mediante un software de gestión contractual, la versión digital queda almacenada de forma segura en un repositorio digital y queda disponible para su distribución.

6. Búsqueda y rescate

La gestión digital de contratos ayuda a aplicar filtros de búsqueda para la revisión y consulta posterior del contrato. Asimismo, posibilita la búsqueda mediante el contenido de los contratos y un rápido acceso a todas las partes interesadas.

7. Auditoría y Reportabilidad

Auditar la pertinencia, vigencia, calidad, u otro atributo de valor del contrato dejó de ser un proceso engorroso gracias a la tecnología.

En la práctica, mediante el uso de metadatos descriptivos y nomenclatura de clasificación, el rescate de contenidos contractuales es fácil y rápido durante el período de auditoría interna de la organización.

La automatización permite una adecuada y eficiente reportabilidad, acorde con las necesidades del cliente interno que requiere la información, en especial cuando se trata de una auditoría generada producto de un problema financiero, legal u operacional asociado al contrato.

8. Renovación o renegociación

Nada más complejo que renovar un contrato obsoleto o que expiró porque nadie se dio cuenta de la fecha de caducidad. La incertidumbre que genera entre colaboradores y clientes, así como la suspensión de actividades hasta que no haya claridad contractual, le cuestan caro al negocio.

Mediante un software de gestión de contratos, es tan simple como programar con anticipación la renovación (firma electrónica mediante, el proceso es más rápido todavía). Si el contrato necesita ajustes, la solución agenda estos cambios de redacción, edición y revisión, y asigna las tareas de forma anticipada.

También es una herramienta de apoyo para el caso de la renegociación de contratos, etapa en la cual los equipos legales revisan cumplimiento y desempeño de tareas y pactos estipuladas en el documento. Mediante el uso de un software para la gestión del ciclo de vida del contrato, los contratos que quedaron rápidamente obsoletos o desactualizados respecto a su contenido pueden ser renegociados de forma rápida y pertinente.

9. Control y conocimiento del proceso contractual

Los ocho pasos anteriores dan forma al ciclo de vida básico de un contrato. Durante este proceso, y de forma transversal, surgen problemas de consistencia, pérdida de información crítica, duplicidad de roles, contenido confuso, y responsabilidades cuestionadas. Las consecuentes demoras derivan en multas por incumplimiento, penas o sanciones, pagos extraordinarios, y contrapartes molestas.

Se cuestiona la capacidad de gestión y seriedad de la empresa, inclusive.

La automatización del proceso ayuda desde reducir al mínimo hasta acabar con estas variables. Mantiene el margen de error humano dentro de límites tolerables y conocidos.

Más importante aún, genera confianza y transparenta el proceso.

10. Trazabilidad

Esta transparencia permite que la ruta del contrato, desde su confección hasta término, renovación o renegociación, esté clara desde el principio. En todo momento del proceso los dueños del contenido y grupos de interés pueden consultar, revisar y poner en evidencia cualquier irregularidad, acciones difíciles de cuantificar y marcar durante un procedimiento manual.

Tarea de todos

Estas etapas del ciclo de vida del contrato varían en orden e importancia dependiendo de la estructura organizativa de la empresa. En algunas ocasiones, varias etapas están comprimidas en una sola fase, o bien un paso se repite como mecanismo de prevención de error.

Asimismo, según recomienda la IACCM, mientras más retroalimentación reciba el software de parte de las áreas del negocio que accedan al contenido y confección de contratos, la solución podrá incorporar las mejoras correspondientes que rendirán mayor valor.

Por ello, es clave que todas las áreas involucradas en este ciclo conozcan en detalle qué conlleva cada etapa, cuáles son las buenas prácticas para hacer más eficiente el proceso, y los beneficios finales.

 ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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