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3 razones para no duplicar la información en tu empresa

Por Juan Andrés Nuñez 23 Aug 2017

3 razones para no duplicar la información en tu empresa

Podrías estar desperdiciando 60 minutos todos los días de tu vida sin saberlo.

Tal cual como lees. Si trabajas en una empresa donde formas parte del ciclo de generación de información, bien podrías estar perdiendo una hora todos los días hábiles de tu vida laboral.

Es una dolencia que los usuarios digitales padecen sin conocer sus nefastas consecuencias: la duplicación de documentos.

Es un mal hábito común en las organizaciones. Tanto así, que según estudios de BAE Systems la copia repetitiva de documentos y datos en diferentes servidores puede llegar a arrojar 19 copias del mismo material dentro de una organización.

El problema radica en la falta de coherencia y organización de los usuarios cuando se trata de clasificar documentos.

Estos malos hábitos responden a prácticas deficientes de gestión de la información que trascienden industrias y tamaños de empresas.

A continuación, te presentamos las tres principales razones de por qué duplicar la información termina siendo una pérdida de tiempo y un aumento de costos tanto para el trabajador como para la empresa:

  1. Duplicar no es respaldar. Muchos usuarios guardan el mismo documento usando pequeñas variaciones en el título (Borrador 1, 2 o 3, por ejemplo), con el fin de proteger la información. No es gran problema si el usuario después borra las versiones iniciales y se queda con una al final, pero esto no es el caso en la mayoría de las veces.

También respaldar la información es un esfuerzo redundante si todas las versiones del mismo documento quedan almacenadas dentro de la misma carpeta o disco duro.

Para que realmente funcione, la última versión debe quedar guardada en diferentes plataformas: software de gestión de documentos, memoria computador, email, disco duro extraíble o en un pendrive.

  1. Repetir la información ralentiza los procesos. Los usuarios requieren de un flujo constante de contenidos para dar continuidad a los procesos internos de la empresa. Si la búsqueda de información se complica porque hay más de una versión del mismo documento, los procesos pueden estancarse o paralizarse de lleno.

En el actual contexto de transformación digital de los negocios, la generación de contenidos, procesos y desempeño de los equipos están cada vez más interconectados.

La facilidad en los flujos de trabajo es una de las características más apreciadas entre los usuarios de las soluciones digitales de gestión de documentos, según la consultora Gartner en su informe sobre Capacidades Críticas de Gestión de Contenidos Empresariales 2016.

  1. Se complica cumplir con la ley. Según la consultora Gartner, toda gestión de documentos empresariales debe facilitar cumplir con la regulación y dar continuidad al negocio. Pero con la gran cantidad de datos que genera una organización, dar cumplirmiento a la ley se vuelve complejo. Si la empresa no logra detectar el problema puede terminar incurriendo en incumplimientos y multas.

Sencillamente, la duplicidad de datos muchas veces deriva en información desactualizada, duplicada o extraviada. Y esto termina perjudicando la productividad y la gestión de los presupuestos.

En este aspecto, las soluciones digitales reducen tiempos de trabajo de manera significativa y utilizan categorizaciones estándares en la industria que hacen la clasificación de manera más efectiva.

No obstante, toda solución de software para gestión de documentos que pretenda ayudar a resolver estos inconvenientes debe ofrecer un método estandarizado y centralizado de creación y clasificación de documentos. Con eso podrá resolver el problema de raíz de los usuarios desorganizados.

Software de gestión documental

Tópicos: gestion documentos
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