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La gestión de riesgo con proveedores en la cadena de suministro

Por Juan Andrés Nuñez en February 22, 2018
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Uno de los principales problemas de gestión en las empresas es monitorear el cumplimiento de las condiciones contractuales de la cadena de suministro, especialmente cuando son servicios claves para la continuidad operacional de la empresa.

Gestión de riesgo con proveedores: principales problemas

El riesgo es una situación latente para cualquier industria que dependa de manera intensiva en el cumplimiento de contratos por parte de la cadena de suministro. De acuerdo con un reporte de Deloitte :

  • Un 87% de los encuestados han tenido algún incidente por parte de un proveedor que ha afectado sus operaciones.
  • Un 28% de quienes sufrieron incidentes han debido enfrentar grandes interrupciones al servicio. 
  • Un 11% de quienes tuvieron incidentes vieron sus actividades completamente interrumpidas. 

Sin embargo, hay riesgos que pueden ser más críticos para la empresa, dependiendo de cómo impacte sus actividades el incidente con el proveedor de servicios, como: 

1. Interrupción del servicio al cliente 

El proveedor se transforma en la cara de la empresa, por lo que el cliente asumirá que cualquier problema que presente el servicio es responsabilidad directa de ella. 

Estos riesgos en servicio al cliente son especialmente críticos en empresas de servicios financieros, la industria energética y el sector público. 

2. Violaciones a la ley y normativa vigentes

En este caso, tanto el proveedor como la empresa contratante pueden asumir costos como multas. Deloitte estima que, en el caso de empresas multinacionales, las faltas de terceros pueden llevar a multas, compensaciones y pérdidas de ingresos que varían entre los 2 y 50 millones de dólares. 

3. Daño a la reputación de la empresa contratante

A diferencia de otros riesgos, este tiene a ser un daño intangible para la empresa.  Sin embargo, puede gatillar una cadena de consecuencias, como la fuga de clientes y la caída del valor en la bolsa en empresas con presencia bursátil. 

4. Quiebre de la cadena de suministro 

Si la logística se rompe, desencadena una serie de problemas que pueden afectar a otros proveedores o arriesgar la pérdida del producto. Este riesgo preocupa principalmente a empresas de servicios profesionales, infraestructura y la industria de la salud. 

5. Riesgo de fraude 

Los riesgos de este tipo son especialmente críticos para industrias como los servicios al consumidor, telecomunicaciones, tecnología y manufactura.

6. Factibilidad económica del proveedor

Si una empresa tercerizada carece de liquidez para cumplir con sus obligaciones, se arriesga la disrupción del servicio. Esto es de vital importancia, sin importar si hablamos del sector público o privado.

Solución: hacerse cargo de la brecha ejecutiva

El estudio de Deloitte concluye que, aunque las empresas estén alineadas y cuenten con un compromiso de la alta gerencia, carecen normalmente de las herramientas y tecnologías de apoyo para administrar los riesgos de sus proveedores. 

Sin embargo, el estudio explica que ese riesgo se reduce de manera significativa si la empresa cuenta con más herramientas para monitorear y hacer un seguimiento, pero no siempre se encuentra la tecnología adecuada. 

¿Cómo un sistema de gestión de contratos permite mitigar riesgos? 

1. Tomar resguardos para gestionar alternativas de manera rápida 

Un sistema de gestión de contratos facilita tanto el seguimiento de estos como la mejora continua.  Un sistema de apoyo permite que el administrador tome nota de eventuales vacíos en la contratación de proveedores y evite cometer el mismo error dos veces. Con ello, se puede perfeccionar la elaboración de contratos  tomando en cuenta la experiencia con proveedores anteriores. 

2. Estandarizar la gestión de contratos asegurando parámetros comunes

Las empresas están buscando la consistencia en los estándares de servicio que exigen  a los proveedores, independiente del área de la empresa que lo exija. Por lo mismo, un 86 por ciento de los encuestados exigen parámetros comunes para el cumplimiento en sus operaciones.

Un sistema de gestión de contratos acompaña a la empresa en la preparación de bases de licitación o contratos y la estandarización de sus requerimientos y procesos de validación. 

3. Monitorear de manera oportuna el cumplimiento de fechas e hitos

La gestión oportuna de compensaciones o costos que deba asumir el proveedor depende de manera integral de cómo se exija el cumplimiento del contrato. 

Una administración digital de contratos y documentos legales permite establecer hitos de utilización, y automatizar alertas de vencimientos de fechas e hitos clave. 

4. Reportar incidentes de manera oportuna

Ante la eventualidad de una emergencia en la cadena de suministro, cualquier incumplimiento de contrato debe ser reportado de manera oportuna, para asignar responsabilidades y multas tanto con la empresa contratante como con sus clientes. 

Para ello, un proceso automatizado facilita la recopilación de antecedentes que faciliten cualquier gestión administrativa o legal con el proveedor, en base a información precisa y fidedigna. 

5. Facilitar la búsqueda de información

Un sistema de gestión documental permite ahorrar tiempo considerable en digitalizar, clasificar y ubicar documentos. Asimismo, facilita la posterior trazabilidad de la información. 

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Temas: cadena de suministro