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Las ventajas de la Firma Electrónica en la fuerza de ventas

Por Juan Andrés Nuñez 24 Apr 2018

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Todo gerente comercial sabe que los esfuerzos por captar prospectos deben culminar en conversiones, específicamente en ventas, y que una venta exitosa decanta en la firma de un contrato. En este último punto, la forma en que lleve a cabo puede ser determinante a la hora de cerrar efectivamente un acuerdo contractual, especialmente cuando se trata de la negociación con otras empresas (B2B).

Según un informe publicado por Aberdeen, los equipos de venta alcanzan, en promedio, sólo el 55% de su meta anual. Entonces, ¿qué ocurre con el 45% restante? Hablamos de un margen de incumplimiento que responde a falencias en el proceso y a las herramientas que los departamentos de ventas están utilizando para conseguir ventas efectivas. No sorprende, por lo tanto, que las organizaciones estén explorando la gran cantidad de soluciones disponibles para el incremento de sus ventas.

En ese sentido, la firma electrónica surge como una gran oportunidad para optimizar los procesos y brindar a prospectos y clientes una mejor alternativa a la hora de cerrar un contrato. Hablamos de una solución que apunta a elevar la eficiencia en las operaciones de ventas y de dar mayor efectividad a las estrategias del departamento de ventas.

Firma electrónica: ¿qué es y por qué usarla?

La firma electrónica es un conjunto de datos que se asocian a un documento electrónico, actuando como una firma auténtica, original y que asegura la autoría del firmante.

La firma electrónica responde a las necesidades de un mercado cada vez más digitalizado y ágil, en el que no hay espacio para trámites engorrosos o que requieran demasiado tiempo para concretarse. Este recurso permite reducir costos y tiempos, disminuir el uso de papel y ofrecer considerables ventajas en seguridad y resguardo, frente al método tradicional.

Año tras año, las empresas que utilizan la firma electrónica aumentan sus márgenes de beneficios y disminuyen los costos por cliente en comparación con las empresas que no la han implementado aún, en donde incluso incrementaron los costos anuales (1,7% frente a -1%).

¿Cómo implementar la firma electrónica en ventas?

Para que una empresa pueda utilizar la firma electrónica, es fundamental que obtenga un certificado digital emitido por un proveedor de servicios de certificación (PSC), los cuales pueden ser empresas nacionales e internacionales que prestan los servicios de firma electrónica simple. Cabe destacar que el uso de firma electrónica avanzada dependerá de la legislación de cada país y su utilización quedará reservada para casos especiales, en donde se requiera lograr plena prueba de la firma.

Con la firma electrónica simple, la empresa ya puede comenzar a gestionar sus contratos con esta solución que permite agilizar los tiempos, disminuir los riesgos y tener un mejor respaldo de los acuerdos contractuales contraídos con terceros.

Integración de la firma electrónica con sistemas CLM

Un sistema CLM (Contract Lifecycle Management) le permite a la fuerza de ventas conocer, dar seguimiento y administrar los datos del cliente, firmas y montos contemplados en el contrato, entre otros acuerdos y consideraciones de las partes.

Webdox cuenta con firma electrónica integrada, con lo cual las empresas obtienen mucha más agilidad en el proceso de gestión y administración de sus contratos, optimizando sus recursos y brindando a sus clientes un soporte mucho más confiable que la firma tradicional. Si consideramos que, anualmente, las empresas llegan a perder hasta un 9,15% de sus ingresos por una gestión ineficiente de contratos, -según lo expone la IACCM- la integración de la firma electrónica con un software especializado podría ser la solución a muchos problemas.

Ventajas de una firma electrónica en procesos de venta

  • Agilidad y movilidad para la fuerza de ventas y el cliente. En promedio, se calcula que el tiempo que tarda la tramitación de una firma tradicional desde el momento de su solicitud es mayor a 5 días. Sin embargo, con el uso de una firma electrónica, el proceso requiere de tan solo 37 minutos en promedio.
  • Mayor alcance. Muchas empresas han ampliado sus ventas y servicios más allá de sus fronteras. En este mundo digital y on-demand, estas organizaciones están obteniendo una clara ventaja competitiva al adaptarse a las necesidades del mercado actual.
  • Se elimina el papel. Ya no es necesario almacenar enormes cantidades de datos en espacios físicos y archivos muertos, todos los costos implícitos en la impresión sobre papel se reducen considerablemente.
  • Mayor respaldo y fidelidad. Una firma en papel puede ser falsificada, pero la firma electrónica avanzada contiene una serie de datos específicos inalterables, como quién firmó, cuándo y dónde.

Una fuerza de ventas que cuenta con un sistema de firma electrónica integrado a un CLM optimiza considerablemente sus estrategias de ventas, facilitando el alcance de sus objetivos comerciales y posicionándose como un referente ante sus prospectos y clientes.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

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