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Los altos costos financieros de no automatizar la gestión de contratos - Tercera parte

Por Juan Andrés Nuñez 21 Dec 2017

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Ahora puedes revisar otras dos herramientas que una empresa estándar utilizará al trabajar con un software para la gestión de contratos. El análisis realizado en estas tres etapas del estudio, ha sido separado según las necesidades del cliente, en base a un costo real y actual.

 

a) Gestión y validación de procesos y tareas

En todos los ámbitos y en diferentes industrias, las empresas y sus colaboradores realizan acciones diarias que conllevan a procesos y tareas específicas, cuestiones a las cuáles se debe prestar un correcto seguimiento. Los procesos anteriormente mencionados, generalmente no son monitoreados ni tampoco controlados con la trazabilidad requerida.

Si los procesos no se están controlando y midiendo: ¿Cómo podemos saber que efectivamente son procesos eficientes? ¿Cómo sabemos qué persona es la responsable de una determinada tarea que es importante en el avance de un proceso, o que es responsable de una tarea relevante para la empresa? ¿Cómo saber si algún cambio nos dará mejoras? ¿Se están siguiendo los protocolos?.

Para contestar las preguntas anteriores,  es indispensable contar con una herramienta de workflows como parte las funcionalidades de un software para la gestión de contratos.

 

Los workflows, como lo indica su significado en inglés, son flujos de trabajo creados por los encargados de cada área, mediante los cuales se pueden controlar, monitorear, medir, validar y dar trazabilidad a cualquier proceso que se encuentre en la plataforma, incorporando documentos y reportería en los mismos.

Estos flujos de trabajo son creados de una manera sencilla, flexible, autónoma (no se requiere de un programador para su construcción) y se conectan con los encargados de cada parte del proceso.

Los workflows permiten una mayor visión del desempeño de las diferentes áreas. Dónde están los “cuellos de botella”, si los responsables siguen o no los protocolos, si los protocolos son efectivos, y lo más importante, dar visión para entender si algo puede ser mejorado y si efectivamente mejoró. Esta potente herramienta no se restringe a un área de la compañía, sino que la abarca en su totalidad y permite perfeccionar cualquier ámbito de ella.

Como ya ha sido mencionado en este artículo, en los resultados que presentamos a continuación en la tabla 4, se consideraron los siguientes supuestos, en base la experiencia con los clientes estándar que trabajan con un software de gestión de contratos:

 

  • Empresas pierden hasta un 4% de sus ingresos anuales por la demora en la firma de nuevos contratos con clientes.
    • Fuente: Reporte realizado por la IACCM: http://www.iaccm.com/ (International Association for Contract and Commercial Management), Tackling the weakness in Contract Management.
    • En el caso del cliente estándar este valor corresponde a valores cercanos a los 1,5 MM de dólares.
    • Para este estudio, se presentan a continuación valores que han sido declarados por algunos de nuestros clientes.

 

Resultados:

  Monto anual (USD)
Situación sin Software $362.000
Situación con Software $0
Ahorro $362.000
Ahorro %  100% 

Tabla 4. Estimación impacto en control, monitoreo y validación de procesos al utilizar un software eficiente.

 

  • Gastos por concepto de un software, aproximado:

Se presenta el costo del software para un cliente estándar, el cual tiene cerca de 30 usuarios y todas las funcionalidades de un correcto software en cuestión:

Costos:

Cantidad de usuarios 30
Caso de uso Departamento Legal
Plan Business
Valor anual (USD) $21.240

 Tabla 5. Estimación de los costos al utilizar el software Webdox

 

b) Alertas de fechas e hitos clave en los documentos

Es muy común que las compañías tengan que lidiar con fechas e hitos clave de sus contratos, los que en muchos casos intentan administrar a través de tablas Excel, Word u otros sistemas manuales, programas que no han sido construidos de manera integral para abordar este tipo de asuntos específicos.

Cuando las empresas cuentan con grandes cantidades de contratos, el manejo de estas fechas e hitos se vuelve difícil, y revisar cotidianamente la totalidad de fechas e hitos que se deben cumplir o que nos deben cumplir, en virtud de diversos tipos de acuerdos de negocios, se puede convertir en una tarea compleja.

 

Una empresa que trabaja con un software de gestión de contratos, puede recibir notificaciones automatizando sus alertas de hitos y fechas clave, controlando además el estado sobre sus contratos a través de tableros de fácil visualización, ahorrando tiempo e informando eficazmente a los colaboradores de una compañía determinada, sea cual sea el cargo asociado en la misma, en la revisión y control cotidiano de fechas e hitos importantes de los contratos.

 

El costo asociado a pérdidas por no contar con alertas para los hitos y fechas clave es de 0,06% de los ingresos anuales*

 *Según las estimaciones en base a cliente estándar.

 

Con el uso adecuado y minucioso de un software con las características que hemos venido mencionando, es posible además reducir a cero el costo por una ineficiente gestión contractual, los que en grandes empresas puede representar un valor cercano al 9,15% de los ingresos anuales.

 

Para llegar a los resultados que presentamos a continuación, en la tabla 7, se consideraron los siguientes supuestos en base la experiencia con los clientes que trabajan con un software de gestión de contratos.

 

Resultados:

  Monto total (USD)
Situación sin Software $28.118
Situación con Software $0
Ahorro $28.118
Ahorro % 100%

Tabla 7. Estimación impacto en alertas de fechas claves al utilizar un software eficiente.

 

En base a las funcionalidades y herramientas revisadas a lo largo de este estudio, las empresas que todavía no trabajan con un software de gestión de contratos y documentos, ya pueden evaluar la posibilidad de dar un paso más allá y reducir tiempo y costos a través de una herramienta automatizada capaz de cubrir las necesidades específicas de cada compañía.

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