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Los altos costos financieros de no automatizar la gestión de contratos - Primera parte

Por Juan Andrés Nuñez 05 Dec 2017

Los altos costos financieros de no automatizar la gestión de tus contratos - primera parte

Gran parte de las empresas actuales no toman en cuenta el valor y la relevancia de automatizar la gestión de contratos.

Si lo miramos desde un punto de vista práctico, los contratos son la esencia misma de los negocios, pero muchas compañías no han evaluado consistentemente la importancia de contar con un software que sea capaz de agilizar los procesos mediante herramientas de gestión de documentos, generando una reducción en la carga laboral y, por sobre todo, en los costos asociados.

Centralizando la información

Si pensamos en la enorme cantidad de documentos físicos y contratos que las empresas tienen en diferentes sitios y carpetas, fácilmente podemos relacionarlo a la escena en un escritorio con pilas y pilas de papeles desordenados con un trabajador complicado tratando de recolectar y ordenar toda la información.

Primero, es necesario que los gerentes que han trabajado toda su vida de la misma forma, se atrevan a dar el gran paso hacia la digitalización de los procesos, ya que al seguir utilizando los métodos tradicionales de creación y gestión de contratos, se estarán perdiendo valiosos recursos como tiempo y dinero, y lo peor de todo, les será más difícil ir al ritmo o superar a la competencia.

Ahora, dentro de los problemas más comunes en la gestión de contratos, se encuentra el que la información no está correctamente centralizada. Un ejemplo de esto es el uso innecesario de dispositivos de almacenamiento en los diferentes computadores y equipos electrónicos de una oficina, donde los archivos suelen estar dispersos por todas partes, en lugar de encontrarse centralizados, lo que genera pérdidas en tiempo y por supuesto, de costos.

La clave para solucionar esto está en entender que la digitalización de la información está siendo utilizada como uno de los caballos de batalla más importantes en las compañías.

La problemática de no clasificar correctamente

No clasificar correctamente los documentos y contratos, puede traer consecuencias negativas tanto para la empresa como para sus clientes, ya que se invierte tiempo y esfuerzo adicional en averiguar quién tiene la última versión de un contrato o documento, por ejemplo. También se puede generar una imagen y percepción negativa de la empresa, cuando no hay un alineamiento en el esquema de la información que se entrega.

Una ineficiente gestión en los contratos impide que  los documentos sigan un alineamiento estándar, generándose por ejemplo cambios en los diseños, pies de firma diferentes  o incluso, casos como cuando se realiza una pequeña corrección a algún tipo de contrato y no se informa al resto de la empresa. Esto da como resultado malas prácticas que vuelven a las compañías poco eficientes, y por ende, menos competitivas.

Si hablamos de cifras, grandes empresas pierden hasta un 9,15% de sus ingresos por una ineficiente gestión de los contratos, por lo tanto, es clave que miren al futuro trabajando con un software con herramientas que permitan digitalizar, gestionar y clasificar los diferentes tipos de documentos bajo un almacenamiento centralizado.

De este modo, se estará realizando un trabajo colaborativo que reducirá notablemente los tiempos y esfuerzos en la organización de la información, minimizando las copias repetitivas de documentos en diferentes servidores, y principalmente, generando una notoria reducción en los costos asociados.

¿Quieres ver el caso práctico de una empresa estándar que trabaja con un software que brinda herramientas de gestión documental? Sigue este link y podrás revisarlo.

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Tópicos: gestion documentos
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