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Los altos costos financieros de no automatizar la gestión de contratos. Segunda parte

Por Juan Andrés Nuñez 07 Dec 2017

Los altos costos financieros de no automatizar la gestión de tus contratos - Segunda parteRevisaremos a continuación, el caso de una empresa estándar que trabaja con un software que brinda herramientas de gestión de contratos, separando el análisis en cada necesidad que tiene un costo real y actual.

En este caso de esta empresa estándar, los elementos analizados fueron los siguientes:

a)-Biblioteca documental: búsqueda de información.

b)-Gestión de documentos y creación colaborativa.

c)-Creación de documentos estandarizados.

d)-Alertas de fechas e hitos claves en los documentos.

e)-Gestión y validación de procesos y tareas

El análisis de cada uno se detalla a continuación.  Analizaremos las funcionalidades de la Biblioteca documental (búsqueda de información), Gestión de documentos y creación colaborativa y creación de documentos estandarizados.

a) Biblioteca documental: búsqueda de información

Los indicadores que se presentan a continuación, reflejan el desempeño que tiene una empresa cuando sus colaboradores deben buscar información específica de forma manual.

Por ejemplo, un colaborador se dirige a un estante para buscar un documento específico, pero se encuentra con muchos archivos almacenados, lo que da como resultado confusión y pérdida de tiempo buscándolo.

Si no encuentra el documento que necesita, lo más probable es que se dirija al potencial responsable de haber creado esa información. El tema es que cuando las compañías son grandes, es complejo dar con esa persona rápidamente.

Si no se cuenta con una estructura clara de orden de carpetas, tags o categorías de archivos, encontrar los documentos se puede convertir en una difícil tarea, lo que generará pérdidas en tiempo y resultados.

Si la información se encuentra almacenada de manera física, las personas deben revisar entre cientos de archivos, leyendo y revisando gran cantidad de los documentos hasta encontrar el archivo en cuestión.

En cambio, con un software capaz de automatizar la gestión de contratos, es posible centralizar la información, proporcionando una estructura de carpetas global a la compañía y permitiendo el acceso ágil a esta información, para todos quienes tengan acceso.

Para la obtención de los resultados que presentamos a continuación en la siguiente tabla, se consideraron los siguientes supuestos:

  • 30 minutos diarios por usuario destinados a la búsqueda de información, en base al estudio realizado por BAE Systems.
    • Fuente: “Show me the Money, Measuring the Return on KM” Knowledge Management.
  • Valor hora hombre de las personas responsables de estas tareas: 5,7 USD la hora (aproximadamente $ 600.000 CLP mensuales por usuario). Se utiliza un valor promedio prudente para efectos de evidenciar el impacto en el valor de las horas hombre perdidas.
  • Cantidad de usuarios dedicados a la búsqueda de esta información: 30 usuarios.
  • Se considera un periodo de 12 meses.

Resultados:

 

Tiempo requerido (horas)

Valor total (USD)

Situación sin Software

3.600

20.378

Situación con Software

1.080

6.113

Ahorro

2.520 hrs

$14.265

Ahorro %

  70%

70%

Tabla 1. Ahorro estimado en la búsqueda de información al utilizar un software de gestión de contratos.

 

b) Gestión de documentos legales y creación colaborativa

En este indicador, es posible evaluar las situaciones en las que el trabajo colaborativo reduce los tiempos de repetición de esfuerzos o gestiones sobre información, tales como la copia repetitiva de documentos en diferentes servidores (según estudios de BAE Systems, pueden llegar a existir hasta 19 copias del mismo material dentro de una empresa), como la creación o duplicidad de material por no contar con una plataforma de trabajo colaborativo, entre otras.

Para llegar a los resultados que te presentamos en la tabla 2, se consideraron los siguientes supuestos, en base la experiencia con un cliente estándar que utiliza un software de gestión de documentos.

  • Según un estudio liderado por BAE Systems, el 60% de los empleados pierden en promedio 60 minutos duplicando el trabajo de otros diariamente.
    • Fuente: “Show me the Money, Measuring the Return on KM” Knowledge Management.
  • Valor hora hombre de las personas responsables de estas tareas: 5,7 USD la hora (aproximadamente $ 600.000 CLP mensuales por usuario). Se consideró el sueldo promedio de personas con cargo de analista de diferentes áreas, usualmente con sueldos más altos. Se presenta un valor prudente para evidenciar el efecto que tiene la reducción de las horas hombre aplicadas en la creación y gestión documental.
  • Cantidad de usuarios considerados: 30 usuarios.
  • Se considera un periodo de 12 meses.

                Resultados:

 

Tiempo requerido (horas)

Valor total (USD)

Situación sin Software

4.320

24.454

Situación con Software

864

4.891

Ahorro

3.456 hrs

$19.563

Ahorro %

80%

80%

 

Tabla 2. Ahorro estimado en creación y gestión de contratos

* Un software de gestión de contratos eficiente, es capaz de presentar mejoras del 90%, que implican ahorro de tiempo en la gestión y colaboración de documentos, lo que trae como consecuencia el evitar la duplicación de trabajo documental. En este escenario se presentan mejoras del 80% para un escenario prudente.

c) Creación de documentos estandarizados

Los abogados encargados de la redacción de nuevos contratos, sean contratos de trabajo, proveedores u otros, ocupan cerca de una jornada de trabajo para la elaboración de un documento con relativa estandarización.

Si se trabaja con un software de gestión de contratos acorde, según lo observado, es posible reducir este tiempo en hasta un 70%, ayudando en la estandarización de la documentación y la centralización de versiones.

Del mismo modo, a través de las herramientas de un software eficiente, también es posible ver disminuciones en la tasa de errores de redacción.

Para la obtención de los resultados que presentamos a continuación en la tabla 3, se consideraron los siguientes supuestos:

  • 200 contratos estandarizados mensuales: 2.400 anuales
  • Tiempo utilizado para la creación de cada contrato: 4 horas.
  • Valor hora hombre considerado de las personas responsables de estas tareas: 18,9 USD la hora (aproximadamente $ 2.000.000 CLP mensuales por usuario, considerando el sueldo de personal del área legal, potenciales abogados).
  • Se considera un periodo de 12 meses.

                Resultados:

 

Tiempo requerido (horas)

Valor total (USD)

Situación sin Software

9.600

181.440

Situación con Software

3.360

63.504

Ahorro

6.240

117.936

Ahorro %

65%

65%

 

Tabla 3. Ahorro estimado en redacción de contratos estandarizados al utilizar Webdox

*Trabajar con un  software de gestión de contratos indicado, permite mejoras de hasta un 70% en los tiempos de la redacción de documentos legales estandarizados. En el ejemplo anterior, presentado en la tabla 3, se considera una mejora del 65%, utilizando a través de este número un criterio conservador.

Software de gestión documental

Tópicos: gestion documentos
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