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Los costos financieros de una ineficiente gestión de contratos

Por Juan Andrés Nuñez en May 30, 2018
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Los gerentes de finanzas se esmeran a diario por reducir costos y ahorrar dinero. No obstante, muchos de ellos se enfrentan a una situación que puede impactar negativamente gran parte de sus esfuerzos: la ineficiente gestión de contratos. Hablamos de un aspecto que acarrea costos financieros que afectan seriamente la salud económica de cualquier negocio, como los siguientes:

Interrupción de la cadena de suministro

Cuando la gestión de contratos es ineficiente, resulta imposible para las organizaciones tener una visión holística de su cadena de suministro. En consecuencia, no pueden identificar falencias en el proceso y mucho menos corregirlas antes de que interrumpan su normal desarrollo.

Esto puede generar pérdidas millonarias para la organización, especialmente porque la ruptura de la cadena de suministro -generalmente- impacta considerablemente las ventas y la reputación de la organización. De hecho, un estudio de Spend Matters señala que los costos financieros de una interrupción significativa pueden alcanzar cientos de millones de dólares en ventas. 

Un claro ejemplo de ello lo constituyen las fábricas de componentes para cámaras y automóviles afectadas por las Inundaciones de Tailandia en 2011. Dicho desastre le valió a Nissan 67.6 millones de dólares y a Honda 88.3 millones, producto de la pérdida de inventarios y los costes de recuperación. Por su parte, Canon y Nikon perdieron en ventas de cámaras 604 millones de dólares y 786 millones de dólares, respectivamente. 

Los costos financieros antes mencionados pueden mitigarse a través de una gestión de riesgos que contemple de manera proactiva los distintos escenarios posibles, los que pueden no ser necesariamente tan extremos como los mencionados anteriormente, sino más bien asociados al riesgo operacional, el cual enfrentan todas las empresas, sin importar su tamaño. Esta gestión de riesgo operacional es imposible de llevar a cabo sin una adecuada gestión de los contratos que sirva como soporte al negocio mismo ante cualquier eventualidad, gestionando las cláusulas de riesgos de los contratos o administrando apropiadamente contratos relacionados o accesorios, cómo los contratos de seguros.

Incumplimiento de contratos y regulaciones

La gestión ineficiente de contratos está estrechamente ligada con el incumplimiento de los términos, condiciones y compromisos pactados en dichos documentos. Por supuesto, esto acarrea millonarias sanciones económicas, dependiendo del monto y la complejidad contractual de la transacción. 

Por otra parte, están los costos ocultos difíciles de cuantificar, como la ruptura de relaciones con clientes o proveedores, el enfrentamiento de demandas y la pérdida de oportunidades de negocio. Seguro, en el largo plazo pueden representar un capital importante, especialmente en lo que a pérdida de ingresos se refiere. 

Al respecto, el estudio de Spend Matters señala que -actualmente- existen un sin número de regulaciones cuyo incumplimiento puede generar sanciones multimillonarias. Para dar cuenta de ello, hay algunos casos significativos que vale la pena mencionar:

  • En 2017 North Energy pagó cerca de 5 millones de dólares por violación a la Ley de Aire Limpio. 
  • También en 2017 Washakie Renewable Energy pagó 3 millones de dólares por violación a la Ley de Política Energética. 
  • En 2015 ExxonMobil pagó 3.19 millones de dólares por violación a la Ley de Agua Limpia. 
  • En 2013, Wal-Mart pagó 81.6 millones de dólares en multas por mal manejo de desechos peligrosos. 
  • En 2007, RC2 Corp. perdió 30 millones de dólares como resultado de la pintura con plomo en su línea de trenes de juguete.
  • En 2001, Sony perdió 150 millones de dólares en ventas y reformulación de productos luego de que las autoridades holandesas detuvieran un envío de 1,3 millones de PlayStations con niveles de cadmio ilegalmente altos.

 

Los tres últimos ejemplos de esta lista representan claramente el incumplimiento de regulaciones por no conocer un elemento fundamental de sus cadenas de suministro: los componentes de los productos o materia que adquirían a sus proveedores. Aunque, también es posible que desconocieran el marco jurídico de la relación contractual. 

Daño a la reputación e imagen de marca

El daño a la marca y a la reputación es uno de los primeros riesgos para las empresas, junto a la corrupción y las prácticas empresariales fraudulentas. Sin embargo, caer en ello no es nada complicado si se rompe la cadena de suministro, se incumplen las cláusulas de un contrato con algún cliente o se vulneran las normas que regulan la actividad del negocio. 

De acuerdo con el estudio de Spend Matters, para una organización con reputación estelar y una participación de mercado superior, el daño reputacional puede derivar en una pérdida de valor que empequeñece una multa de 100 millones de dólares. 

En síntesis, los costos financieros de una gestión de contratos ineficiente -incluyendo la pérdida de ingresos y la no renovación contractual- son de una envergadura tal que podrían llevar a la quiebra a una empresa promedio.   

Según Tim Cummins -CEO de la IACCM (International Association for Contract & Commercial Management)- una correcta creación y administración de contratos podría mejorar la rentabilidad de una empresa en el equivalente al 9% de los ingresos anuales. Entendiendo ello y considerando que el mercado actual está cada vez más competitivo, el uso de un CLM ya no es una opción: es una necesidad.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

Temas: finanzas