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Los costos ocultos de la falta de visibilidad de los contratos

Por Juan Andrés Nuñez 18 May 2018

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La visibilidad deficiente de los contratos deriva en una serie de costos ocultos que afectan seriamente las finanzas de la organización, causando pérdidas de valor considerables. En ese sentido, es importante conocer cuáles son los más representativos, a fin de tenerlos en cuenta y buscar el modo de eliminarlos mediante una gestión eficiente de los contratos. 

Costos asociados al incumplimiento de contratos

La visibilidad de los contratos está relacionada con el acceso simple y oportuno a los términos, condiciones, compromisos, obligaciones y derechos de cada una de las partes firmantes. Las organizaciones que no pueden garantizar esta posibilidad durante todo el ciclo de vida del documento, simplemente no pueden realizar un monitoreo confiable de puntos importantes, como fechas de entrega, tarifas, pagos, vencimientos, renovaciones, etc. 

Esta situación puede generar el incumplimiento de términos y condiciones claramente estipulados en el contrato, acarreando las correspondientes sanciones económicas a que haya lugar o, peor aún, costos ocultos de mayor impacto para la organización, como fractura de relaciones con clientes o proveedores, enfrentamiento de demandas legales, daño a la imagen de la marca y pérdida de oportunidades en general.

Muchas organizaciones, conscientes de esta problemática, han empezado a prestarle más atención al asunto. Según el Estudio del estado del cumplimiento 2016, de PwC, el 98% de los ejecutivos encuestados dice que el liderazgo senior está comprometido con el cumplimiento y la ética, mientras que el 89% afirmó que el monitoreo de estos elementos es primordial.

Costos asociados a la mala gestión de riesgos

La gran cantidad de actores y factores presentes en la ejecución de un contrato genera eventos, situaciones y condiciones inciertas que entorpecen el cumplimiento del mismo. En ese sentido, la gestión de riesgos permite mitigar dicha incertidumbre y manejar con eficiencia las contingencias. 

No obstante, la falta de visibilidad de los contratos dificulta una correcta gestión y monitoreo de dichos riesgos, especialmente porque en el momento en que se presentan las contingencias se requiere el acceso inmediato a los términos y condiciones de los documentos. Esto deriva en procesos arbitrales y judiciales entre mandantes y contratistas, en cese de actividades temporales y otras situaciones que representan costos de alto impacto para las finanzas de la organización.

Costos asociados a la interrupción de la cadena de suministros

Una eficiente gestión de la cadena de suministro es fundamental para la adquisición de bienes y servicios claves para la empresa. Cuando no se tiene plena visibilidad de los contratos con proveedores, la gestión del stock no es la adecuada y es posible que la organización tenga problemas e interrupciones en sus procesos productivos, asumiendo el costo financiero de tal error. 

Costos asociados a los precios inconsistentes 

Cuando la visibilidad de los contratos es deficiente se dificulta la identificación de términos contractuales incoherentes, como precios diferentes para los mismos productos y servicios, incluso con el mismo proveedor. Esto, por supuesto, deriva en pagos “de más” que en el largo tiempo pueden representar sumas importantes de capital. 

Costos asociados a las compras fuera de contratos

Las compras fuera del contrato pueden inflar los costos, generar inconsistencias, violar términos relacionados con la exclusividad y dar como resultado la pérdida de bonificaciones o descuentos. 

Honorarios del equipo legal

Los cambios deben ser monitoreados constantemente, tanto en transacciones simples como en contratos complejos y altamente negociados. De esa manera se le quita al equipo legal la necesidad de realizar comparaciones paralelas, ahorrándole tiempo valioso (y costoso) que puede ocupar en tareas mucho más productivas.

El valor de una eficiente gestión de los contratos

De acuerdo con las estadísticas, el 7,5 % de los contratos de las empresas se pierden o se archivan incorrectamente. Como resultado, los empleados pierden varios minutos diarios a buscarlos en los servidores de su empresa. A esto hay que añadirle el riesgo de que, una vez encontrado el archivo, se trate de una versión incorrecta del mismo.

Si se multiplica el valor de esos minutos de salario del empleado por los días que labora al año, y al producto se le suman las consecuencias de la espera, se obtendría como resultado uno de los costos ocultos de mayor impacto para una organización. Todo, a causa de una visibilidad deficiente.

Estos son los costos ocultos más importantes ocasionados por una visibilidad insuficiente de los contratos, y la solución más eficiente a este problema se encuentra en la implementación de un software de gestión de contratos, como Webdox

Este permite eliminar estos gastos al darle visibilidad plena a los documentos contractuales y a la administración de los mismos en la nube. Además, facilita su centralización, la automatización de tareas simples y la generación de notificaciones que ayudan al equipo a rastrear el cumplimiento, medir el rendimiento y desarrollar perfiles de riesgo. Siempre garantizando la integridad y seguridad de la información.

ebook: Guía para la administración del ciclo de vida de los contratos.

Tópicos: finanzas
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