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Cómo optimizar la gestión de documentos con el uso de metadatos

Por Juan Andrés Nuñez 23 Jun 2017

Cómo optimizar la gestión de tus documentos legales con el uso de metadatos

Necesitas encontrar urgentemente un contrato que hiciste en Word hace ya un tiempo, pero no recuerdas en qué carpeta ni menos la fecha en que lo guardaste. Sólo recuerdas parte del nombre y el año del documento. Sabes que está en tu computador porque sueles guardarlo todo, pero no sabes por dónde empezar a buscar.

Mantén la calma, y sigue al metadato.

¿Meta qué?

Detrás de cada archivo digital que creas, desde un texto hasta la foto que sacaste el otro día con tu smartphone, hay una huella invisible de información que describe el ítem en sí. Es el dato sobre el dato, o más preciso, la información estructurada y resumida sobre la información que tú o alguien más genera.

La definición oficial es “información estructurada o semi-estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo”, según la Norma Internacional UNE-ISO 23081-1.

Desde la fecha de creación, peso en bytes, computador donde fue creado, hasta la última vez que se abrió y editó, el metadato describe todo lo que conllevó la creación del contrato en Word.

El uso del metadato no es exclusivo a la transformación digital moderna, sino que data de hace siglos. El clásico fichero metálico de biblioteca con el catálogo de libros es el ejemplo perfecto. Cada tarjeta describía el nombre del libro, autor, fecha de impresión, número de edición, editorial, número estándar internacional de libros (ISBN), número de páginas, formato y tamaño. A veces estas fichas contenían una fotografía del libro, un resumen, y un registro de las veces que fue dado en préstamo.

Sólo que ahora el concepto pasó a ser asociado principalmente a un uso digital, gracias a la cantidad ilimitada de atributos de clasificación y de espacio para guardar estos datos que la Web permite. 

¿Para qué sirveN LOS METADATOS?

Permiten clasificar según el atributo del archivo digital. Ayudan a organizar la información y a buscarla de forma más fácil, y de manera más intuitiva e idónea para las necesidades del usuario digital.

Así, cuando abras el buscador de tu computador para encontrar el contrato en formato Word, probablemente ingresarás lo poco que recuerdes acerca nombre del documento y la fecha. Te permitirán al servicio de búsqueda indexar y filtrar entre los millones de datos guardados en su memoria hasta dar con una lista de resultados que compartan esas palabras y la fecha en cuestión, los cuales quedarán agrupados por formato para su visualización.

En el caso del e-commerce, por ejemplo, el uso de metadatos es clave, explica la Organización Nacional de estándares Internacionales (NISO) de Estados Unidos. Permiten a los negocios digitales proveer experiencias de compra personalizadas, dado que los datos guardados en el historial de compras de sus clientes les permiten facilitar la búsqueda de productos y servicios de forma customizada. 

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¿Cuáles son los tipos de metadatos?

Dado que las posibilidades son infinitas, no existe una sola forma de clasificarlos. No obstante, en la industria de gestión de documentos hay tipologías consensuadas como:

  • Metadato descriptivo: describe e identifica la información alojada en un sistema digital cerrado (computadora) u abierto (página web). 
  • Metadato estructural: facilita la presentación de recursos digitales como página, sección, capítulo, tabla de contenidos, y relaciona metadatos entre si (si tu contrato tuviese una imagen, la metadata guardaría y relacionaría toda esta información).
  • Metadato administrativo: comprende la data técnica y cualitativa del archivo como resolución, tipo de formato, color, nivel de compresión (si es ZIP por ejemplo), licencias, copyright, etc.
¿Se pueden crear nuevos metadatos?

Los metadatos pueden ser invisibles a los ojos del usuario digital porque están encriptados en la herramienta digital que éste utiliza para crear los archivos (procesadores de palabra como Word, hojas de cálculo digitalizadas como Excel, un app móvil o la cámara de su computador). O bien pueden estar a simple vista cuando el usuario usa sus propias palabras clave, tags, y taxonomías para clasificar sus propios documentos. Todos esos datos inmediatamente se transforman en metadatos ya que ayudan a describir la información.

Aquí es cuando el metadato puede ponerse difícil.

Autor, fecha y hora de creación son metadatos básicos, y vienen incorporados casi por defecto en toda herramienta digital. Están también los más complejos como la georreferencia (lugar donde fue creado con coordenadas GPS) o el código IP del computador donde por primera vez fue creado el archivo.

Es muy común que el usuario clasifique sus archivos con sus propias palabras clave, tags o vocabulario, lo que va dando forma a una taxonomía intuitiva. No hay nada de malo en ello, excepto que muchas veces no existe un orden para asignar esta descripción, lo que dificulta su procesamiento posterior.

Entonces, el uso del metadato se puede complicar cuando el propio usuario clasifica sus archivos sin un esquema claro de orden al momento de asignar estas clasificaciones. Surgen taxonomías intuitivas que el usuario es el único que comprende, pero obstaculizan la búsqueda. En esta situación, los metadatos terminan conformando una verdadera telaraña.

¿Quién o QUÉ LOS regula?

El metadato es información pura e infinita, que emerge de forma automática. Por ende, nada o nadie gobierna o regula su creción o uso. Tampoco existe una autoridad que determine o limite su crecimiento, explica el Departamento de Ciencias de la Educación de la Universidad de Chile. Dado que es información descriptiva, depende de los usuarios, ya sea formados en organizaciones o de forma individual. Hoy en día existen políticas de buena prácticas y estándares internacionales que buscan optimizar su uso (como las ISO), pero su adopción es voluntaria.

Por ende, la próxima vez que busques un archivo en de tu computador o te prepares para hacer la búsqueda de un término en Google, estarás consciente que se filtrará, organizará y visualizará a través de millones de metadatos que te ayudarán a encontrar lo que buscas de forma más rápida y fácil.

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Tópicos: Documental legal
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