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¿Por qué deberias considerar un CLM si ya usas un ERP?

Por Juan Andrés Nuñez 29 Mar 2018

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El valor que aportan las soluciones ERP (enterprise resource planning) a la administración de las empresas es indiscutible. Estas herramientas permiten consolidar en un único sistema la información de diversas áreas para el desarrollo de operaciones críticas  de la compañía.

En el área de procurement o abastecimiento, estos sistemas resultan de gran utilidad, ya que permiten gestionar de manera unificada todo el proceso de compras con el objetivo de obtener eficiencias operacionales.

No obstante, es precisamente este foco en obtener eficiencias operacionales lo que suele llevar a los ejecutivos de procurement a tener una visión sesgada del proceso de abastecimiento, entendiéndolo como una gestión realizada al interior de la empresa en la que hay que proveer de los recursos necesarios a las distintas áreas para su correcto funcionamiento al menor costo posible. Este enfoque deja de lado un hecho sumamente relevante: la labor de procurement comienza más allá de los límites de la propia empresa, estableciendo relaciones significativas con sus proveedores.


Gestionando los contratos en procurement

Los ejecutivos de compra deben buscar formas de simplificar la colaboración más allá de los límites de la empresa, de manera de maximizar el beneficio mutuo en las relaciones de negocios con proveedores. Por esta razón es de especial importancia la gestión de los contratos. Gestionados como una herramienta clave, habilitadora de negocios, los contratos tienen el potencial de establecer relaciones de negocios significativas, a la vez que generan eficiencias operacionales. Esto debido al tratamiento proactivo de los términos y condiciones, políticas y procedimientos en general que regirán la colaboración con los proveedores.

Para gestionar los contratos con proveedores de manera adecuada se debe tener en cuenta todas las etapas del ciclo de vida del contrato, considerando estos documentos como un recurso activo, que debe ser administrado con diligencia.

Pero ¿es posible adaptar un sistema de ERP para gestionar el ciclo de vida de los contratos? la respuesta es sí, pero no es recomendable hacerlo por las siguientes razones:

  1. Costo de desarrollo: Cada modificación a estos sistema es costosa y requiere horas de consultoría, levantamiento de requerimientos y recursos de desarrollo propios o presupuesto para contratar un equipo de desarrollo externo.
  2. Excesivo tiempo de implementación: El tiempo requerido para contar con una solución que permita gestionar los contratos de manera adecuada a partir de un ERP es considerablemente alto.
  3. Dificultad de uso: Al no haber sido pensados originalmente para la gestión operacional y de los recursos de la empresa, las soluciones para la gestión de contratos desarrolladas a partir de un ERP suelen ser extremadamente complejas de utilizar.

 

Los sistemas ERP suelen ser un tanto inflexibles, por lo que desarrollar una solución para la gestión de los contratos a partir de estos sistemas puede ser extremadamente costoso en términos de tiempo y dinero para la empresa. Además el resultado puede ser un sistema difícil de usar y por lo tanto no tener la aceptación por parte del usuario final. En vez de esto, es recomendable buscar una solución pensada específicamente para la gestión de contratos.

 

Los sistemas de Administración del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM, por sus siglas en inglés) son herramientas que han sido desarrollados especialmente para la gestión de los contratos durante todo su ciclo de vida, desde la creación, aprobación y firma hasta el control de las fechas, términos y condiciones clave.

Algunas de las herramientas incluidas en un CLM y que no encontrarás en tu ERP son:

  • Repositorio centralizado de contratos
  • Gestión de solicitudes de nuevos contratos
  • Herramientas de creación de nuevos contratos:
    • Plantillas de contratos
    • Biblioteca de cláusulas
    • Control de versiones
  • Procesos de validación de contratos
  • Firma electrónica
  • Herramientas de administración post firma
  • Alertas de hitos y fechas clave de los contratos

 

Más allá de las capacidades de un ERP, los CLM ofrecen una solución potente, altamente especializada, capaz de generar valor incluso atravesando los límites de la empresa al gestionar las relaciones de negocios con terceros. Esto,  debido a que estas herramientas han sido diseñadas específicamente para este fin.


Los beneficios de contar con un CLM en procurement.

Contar con un CLM puede significar un enorme avance para la organización de tu empresa. Los siguientes son algunos de los principales beneficios de la implementación de un CLM.

Complementa funciones.

Las labores de un ERP son variadas, pero de manera general pueden acotarse a la gestión de finanzas, inventarios y producción, y de compras, además de la conciliación de facturas. Más allá de su amplia variedad de funcionalidades, los ERP no ofrecen un seguimiento ni herramientas de gestión sobre el ciclo de vida de los contratos en una empresa, como sí lo hacen los sistemas CLM.

Lo anterior significa que las empresas que manejan una nutrida variedad y cantidad de compromisos contractuales se vean particularmente beneficiadas por el complemento entre estos dos tipos de software.


Reducción de tiempos.

De acuerdo a un estudio de Aberdeen Group, las empresas que explotan las características de un sistema CLM tardan un promedio de 8 días en el proceso de revisión y renovación de contratos. Esto representa una reducción del 80% si se considera que este procedimiento suele ser de 47 días. Esta tarea es imposible de realizar contando sólo con la asistencia de un sistema ERP.

 

Optimización de procesos y ahorro.

La interacción de un ERP con un software CLM se traduce en mejoras significativas en los tiempos de los ciclos de compras, que pueden verse disminuidos entre 50% y 75%, además de un avance notorio en la precisión de las labores realizadas. Por otro lado, la automatización de los procesos de revisión de contratos permite abaratar considerablemente los costos, llegando a un 8% de ahorro en la cadena de suministro y hasta un 60% en las materias relacionadas a la gestión de contratos.

Entonces, ¿ya sabes por qué deberías considerar un CLM? Webdox, uno de los proveedores más robustos del mercado, es una plataforma de administración de contratos gestionada en la nube, con una interfaz intuitiva y un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) capaz de solucionar todas tus dudas o requerimientos.

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