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5 tips para fomentar la adopción de tecnología en la Gerencia Legal

Por Juan Andrés Nuñez 05 Sep 2017

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Emprender la transformación digital de la Gerencia Legal no solo busca mejorar la eficiencia y el desempeño. También significa cambiar la forma de hacer las cosas en la organización.

Para que la transición tenga éxito no basta con el apoyo del directorio, la gerencia y las jefaturas. Debemos contar con el respaldo de los usuarios.

Después de todo, son ellos quienes usarán la nueva herramienta en su jornada diaria. El uso que hagan de ella puede impulsar o derribar un proyecto que, además de significar una inversión considerable, es fundamental para los resultados del negocio.  

Es aquí donde la Gerencia Legal o un bufete de abogados puede toparse con un obstáculo.

Sea por desconfianza, prejuicios generacionales o desconocimiento, algunos empleados “poco tecnológicos” pueden ser reacios a incorporar las tecnologías digitales a su trabajo diario.

¿Cómo promover la adopción de tecnología digital para la Gerencia Legal? Aquí te ofrecemos 5 tips:

  1. Ponte en los zapatos del usuario final

    Un proyecto de transformación digital es una fantasía hecha realidad para los cofundadores técnicos de la organización.

    El usuario final, sin embargo, puede sentirse fuera de lugar y esto puede determinar su relación con una nueva herramienta.

    Fast Company señala que es clave que los líderes de la transición entiendan la perspectiva de una persona “no técnica” para llevar adelante el cambio.  
  2. Muéstrales por qué les conviene 

    Deloitte recomienda mostrar claramente el beneficios de usar la herramienta en el día a día,
    como una menor carga operativa o poder encontrar documentos rápidamente con una simple búsqueda.

    Para convertir la herramienta en una parte fundamental del flujo de trabajo y los procesos del negocio es clave lograr que los usuarios quieran usarla. Esta es una poderosa forma de empujar el uso de tecnología digital en la Gerencia Legal.
  3. Herramienta cotidiana, transición gradual

    La consultora agrega que la gradualidad del cambio es clave. Esto quiere decir que ambas herramientas, la nueva y la antigua, coexistirán durante un tiempo.

    A medida que los empleados se sientan más cómodos con ella, podrás migrar más procesos a la nueva plataforma y abandonar por completo la herramienta antigua.
  4. La comunicación es clave

    La transformación digital es, en el fondo, un cambio cultural que involucra a toda la organización.

    Entregar visibilidad sobre el cambio que se avecina es fundamental para el manejo proactivo de expectativas y
    actitudes.

    Por esta razon, los canales de comunicación deben ser abiertos y bidireccionales para recoger la retroalimentación de los empleados que se verán más afectados por el cambio.

    Comunicar la implementación de una nueva herramienta de sopetón puede ser extremadamente perjudicial para el éxito del proyecto. Para que todos los stakeholders estén alineados, primero deben estar enterados.
  5. Mentoría inversa

    Los millennials representan una gran oportunidad para acelerar la adopción de nuevas tecnologías en la organización.

    Un estudio de la Universidad de Sydney muestra casos en que ejecutivos de 50 años capacitados en el uso de tecnologías digitales por jóvenes casi 30 años más jóvenes. 

    Esta estrategia también sirve para crear una red de promotores compuesta por los influenciadores de la organización.

    Más que fomentar la adopción entre los early adopters o los empleados más tecnológicos, se trata de involucrar a los líderes positivos de todas las edades y áreas de la empresa.

    Sus habilidades de comunicación y networking pueden tener un gran impacto positivo en la transición, sobre todo en la etapa de lanzamiento.

    Bonus Tip: Capacitaciones personalizadas

    Harvard Business Review recomienda
    tomar en cuenta la familiaridad e interés en tecnologías digitales de los empleados a la hora de diseñar capacitaciones.

    Algunos prefieren el formato online y otros el presencial. Por tanto, es necesario hacer una
    investigación previa para determinar qué formato es más efectivo.

    Bonus tip 2: Predicar con el ejemplo

    Cuando líderes de la organización usan la nueva herramienta y son vistos haciéndolo, comunican que conocen los desafíos del usuario y comprende sus problemas. Eso transmite una credibilidad que puede tener un efecto muy positivo en la adopción.


Conclusión

Los cambios culturales son lentos, sobre todo cuando son impuestos y nos obligan a cambiar rutinas establecidas.

Por esta razón la adopción de nuevas tecnologías no es automática ni fácil. Hasta la tecnología más avanzada es inútil si nadie la usa.

Como dijimos antes, la transformación digital de la Gerencia Legal debe involucrar a todos los stakeholders para tener éxito.

Por ello, involucrar al usuario final desde el principio es la clave de una adopción duradera de herramientas digitales para la gerencia legal, como un Enterprise Legal Management software.

Con el tiempo, el uso de la herramienta se verá reflejada en el valor que el área genera al negocio.

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