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5 ventajas de la gestión documental digital para la gerencia legal

Por Juan Andrés Nuñez 21 Jun 2017

5 ventajas de la gestion documental digital

La irrupción de las soluciones en la nube es una espada de doble filo. Por un lado facilita nuestras vidas. Y por el otro todo es ahora

Cuando todo en nuestra vida es on-demand y en tiempo real, los clientes no esperan. ¿Qué pasa entonces cuando tenemos que buscar un documento físico? ¿Y si la carpeta está en otra ciudad? ¿O si fue mal archivada?

La tradición es marca registrada de la profesión legal. Pero corremos un riesgo si no modernizamos la gestión documental. Nuestros clientes externos e internos esperan resultados casi inmediatos. Pero manejar grandes cantidades de documentos en papel cuesta tiempo y dinero:

  • Compra o arriendo de espacio externo para almacenamiento
  • Protección contra incendios son algunos
  • Sistemas de control de acceso y archivado
  • Climatización, papel y cajas, etc.

Software de gestión documental

Por la naturaleza de su servicio la gerencia legal opera con estándares más estrictos que otras áreas. Por esta razón tiene mucho que ganar adoptando soluciones de gestión documental en la nube.

A continuación compartimos 5 ventajas de la gestión documental digital.

1. Menores tiempos de respuesta
La nube funciona igual que Google. Una palabra clave en título o el contenido basta para encontrar un documento de inmediato. Lo mismo sucede con los email y datos de clientes si están integrados con una plataforma de gestión. Un menor tiempo de respuesta es igual a un cliente más satisfecho.

2. Control de acceso
La confidencialidad es parte de la esencia de la profesión legal. Sin embargo, la administración física de documentos tiene riesgos. Alguien no autorizado puede filtrar información crítica y causar gran daño. Una ventaja de la nube es que permite controlar todos los permisos de acceso a la documentación de la empresa. De esta forma, es posible monitorear quién creó, visualizó, copió o descargó un documento. También es posible restringir sus acciones, como hacer anotaciones o comentarios.

3. Integración con sistemas existentes
Para facilitar la gestión y evitar pérdida de información es crítico que la nube se integre con los sistemas de la empresa. El software no solo debe migrar toda la documentación de la empresa a la nube. También debe conversar con otras aplicaciones que son usadas como parte del negocio. Correos electrónicos y herramientas de contabilidad, por ejemplo. Esto es clave en caso de auditorías o gestiones para casos judiciales.

4. Mayor colaboración
Hace tiempo que las redes sociales corporativas están revolucionando las empresas. Son algo así como un Facebook para el trabajo. Una de sus ventajas es fomentar la colaboración entre equipos y áreas. Pero no solo eso. Una gran tendencia en gestión documental son los portales colaborativos con clientes. Estos permiten compartir documentos en forma segura con registro de cambios y comentarios. Acceso fácil y seguro a documentación es el tipo de servicio on-demand que los clientes esperan en la era digital.

5. Más control sobre las herramientas tecnológicas de la gerencia legal
Para bien o para mal, el área de TI puede participar en las decisiones de compra de software para la gerencia legal. Con justa razón puede tener reparos sobre la seguridad y respaldo de datos privados. Sin embargo, la nube ofrece los últimos estándares de seguridad informática. Además elimina costos de soluciones on-premise –instaladas en los servidores del cliente–. Los principales son mantenimiento, actualizaciones y parches de seguridad. Esto libera tiempo y recursos de TI para actividades más alineadas con el core business de la empresa.

Conclusión

La gestión documental no es solo tener acceso on-demand a documentos. También involucra tareas de organización, clasificación y coordinación. Nuevamente, esto requiere tiempo y recursos.

Realizar estas actividades en forma manual no sólo es engorroso y complicado. También tiene implicaciones financieras para la gerencia legal.

Al final del día, el ROI (retorno sobre la inversión) de un software en la nube de gestión documental se traduce en un porcentaje o un número. Por tanto, el beneficio financiero debe hablar por sí solo.

Según Price Waterhouse la clave para calcular el ROI es conocer a cabalidad los costos antes y después de implementar la solución. La mejora esperada en los KPI del área es la base de un business exitoso. Solo así podemos justificar más inversiones en estas herramientas.

En un próximo artículo explicaremos cómo calcular el costo de la gestión documental manual.

Por lo pronto, digitalizar la gestión documental es tener una oficina inteligente al alcance de la mano. Por ello toda gerencia legal exitosa y eficiente debe evaluar seriamente las ventajas de la nube. 

La gestión documental de tu empresa

Tópicos: Documental legal
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