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Estas son las 5 tecnologías más usadas para la gestión de contratos

Estas son las 5 tecnologías más usadas para la gestión de contratos
VP Sales and Business Development

Ingeniero Comercial PUC, 5 años de experiencia en Revenue Management y Project Management, en importantes compañías como LATAM Airlines y Falabella. Experto en liderar desarrollos de tecnologías con valor para el negocio. Posee elevado conocimiento de Inteligencia Artificial y de Gestión contractual.

   

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11 febrero, 2020

La gerencia legal de una empresa debe gestionar un alto volumen de contratos no solo de su área, sino de los distintos departamentos de su compañía, como compras, ventas y recursos humanos. ¿Cómo asegurar que serán almacenados y revisados adecuadamente? ¿Existe alguna forma de ordenarlos y gestionarlos de manera altamente optimizada?

Hoy en día, el uso de la tecnología rige en el mercado, y para el área legal existen herramientas digitales que permiten una correcta gestión de sus contratos. Conoce las 5 tecnologías más utilizadas para este propósito y cuál es la más apropiada para tu gerencia:

1.- ERP:

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta para la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios de una compañía. Esto quiere decir que se enfoca en el planeamiento de recursos empresariales, específicamente en el área de compras y abastecimiento, e integran la gestión contractual. Si bien lo hacen de forma parcial, la mayoría solo se enfoca en generar sinergias con sistemas exclusivamente para compras (licitaciones, proveedores, control de gasto, cotizaciones, etc), por lo que resulta bastante limitado para la necesidad de gestión contractual de la gerencia legal.

2.- CRM:

El CRM (Customer Relationship Management) es un software que cubre un amplio conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar a las empresas a administrar procesos comerciales como datos e interacción con clientes, acceso a información comercial y automatización de las ventas. Existen softwares CRM con funcionalidades para crear contratos comerciales desde la misma plataforma, permitiendo satisfacer las necesidades contractuales principalmente desde el área comercial, aunque tienen limitaciones en algunas etapas de la gestión contractual. Los CRM, entonces, no logran solucionar de forma global las necesidades contractuales de una empresa por focalizarse exclusivamente en los problemas de esta área.

3.- DMS:

El Sistema de Gestión de Documentos (DMS, Document Management Software) se utiliza para rastrear, gestionar y almacenar documentos digitalmente. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). Con esta herramienta, es posible acceder a la información desde cualquier dispositivo a través de un explorador web, modificar en línea y en conjunto con otros usuarios. Si bien tiene un enfoque muy específico en el contenido y colaboración, logrando capacidad de redacción y manejo de versiones, no permiten configurar procesos contractuales robustos y no poseen herramientas para gestionar la ejecución del contrato.

4.- DTM:

Software para administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. El DTM (Digital Transaction Management) elimina la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, fáciles y seguros.

En algunas compañías, este sistema es flexible e integrable a todo tipo de softwares. No solo se centran en la firma sino que también permiten configurar procesos. No obstante, no se adecúan bien al contexto contractual de generación de documentos, y por ello son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.

5.- CLM:

Los CLM (Contract Life Management Software) abarcan de forma global e integral los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos en una empresa, tomando los procesos de pre firma, firma y post firma de forma integral. El CLM es un sistema de negocios que centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la correcta gestión contractual de una empresa. Se orienta a ser una herramienta para lograr cumplir con las regulaciones gubernamentales y las normas profesionales que debe cumplir la empresa.

CLM: un software orientado a la eficiencia de la gerencia legal

Un CLM no solo digitaliza documentos. Este sistema permite:

  • Estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización.
  • Gestionar la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas.
  • Gestionar el contenido de los contratos y documentos.

Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

Un CLM, entonces, permite al área legal automatizar y controlar la eficiencia y eficacia de su equipo, y su interacción con los otros departamentos de la empresa. Además, es un sistema capaz de alertar según fechas o hitos clave, y de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos. Para la gerencia legal, este software es sin duda una herramienta clave, pues ayuda a estar en control de cada fase del ciclo de vida de un documento, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del contrato.

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