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Transformación digital legal en México: ¿Cómo enfrentan el desafío las gerencias del área legal?

Documental legal |02 diciembre, 2019

Las necesidades de las empresas hoy en día han cambiado de lo que eran hace 10 o 20 años. Por ende, han debido innovar y adaptarse a aspectos en la producción, comercialización e interacciones con el cliente, sobre todo hacia lo que demanda la era digital: una transformación absoluta de los procesos internos y externos en pos de una optimización y eficacia completa.

México es un país que ha tenido grandes avances en la transformación digital, sin embargo, aún existe mucho por hacer: según consignó El Universal, un estudio de IDC reveló que solo el 23% de los corporativos ha iniciado la digitalización en el país, es decir, menos de una cuarta parte de las compañías ha iniciado su transformación. Esto resulta preocupante, sobre todo considerando el desafío que significa para 2021: se espera que un 40% del PIB de Latinoamérica se digitalice, por tanto, las empresas mexicanas que quieran ser líderes requieren de la agilidad y adaptabilidad tecnológica como aliado estratégico para lograrlo. Tanto las grandes empresas como las medianas y pequeñas deben tener en cuenta que si no entran en un proceso de transformación digital, se prevé que el 25% de las corporaciones que operan actualmente desaparezcan en un plazo menor a 7 años.

El desafío en el área legal de México

Dentro de la gerencia legal, el desafío en México es aún más relevante. Si bien es cierto que en algunos mercados la gerencia legal ha estado trabajando con tecnología para digitalizarse, mucho otros continúan su exploración. Hay una gran parte, sin embargo, que de frente no se ha enterado de la existencia de herramientas digitales adecuadas a las necesidades del área.

Un estudio de IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) reveló que una de las debilidades más comunes en administración de contratos en empresas es el uso limitado de la tecnología y la poca automatización: más del 60% de las empresas no disponen de una aplicación coherente o, teniéndola, no es el software adecuado. Un artículo de El Economista en México, por su parte, habló sobre el desafío de la transformación digital en la gerencia legal mexicana especulando que más del 95% de los abogados en el país se sentían cómodos con el mundo del papel y la tinta:

“Tenemos que aprender que, para seguir siendo competitivos en un mercado eminentemente dominado por la constante evolución tecnológica, necesitamos hacer dos cosas: transformar digitalmente nuestra práctica profesional e innovar la manera en la que brindamos nuestros servicios”

Una de las mejores formas de brindar un mejor servicio es utilizando herramientas tecnológicas que permitan maximizar la eficiencia, reducir costos y automatizar tareas rutinarias, lo que permite que los abogados puedan enfocar su tiempo y recursos en tareas estratégicas de mayor valor. Así, es posible trabajar más estrechamente con la organización como socio comercial confiable. Existen soluciones, por ejemplo, de gestión de documentos y contratos que aportan a estas mejoras en el servicio y en la optimización del área, y empresas en México ya las están utilizando.

El caso de Best Day

Best Day México, la empresa de ofertas de viajes y hoteles, requería digitalizar sus procesos documentales y le urgía un software para administrar documentos en su área legal. Tenía demasiados contratos para gestionar y surgió la necesidad de comenzar su proceso de transformación digital. Un socio de tecnología comentó que existían softwares para administrar contratos y los beneficios que podrían otorgarle a la gerencia legal.

En Webdox encontraron el valor de lo que significaba tomar un software de gestión documental que pudiera contener todo el ciclo de contratos en un mismo lugar y poder así ordenar el área legal y sus documentos. Lo que más llamó la atención fue que tuviera un sistema de gestión de prefirma, y que este estuviera en español.

 

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