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Coca‑Cola Andina centraliza el proceso de creación y validación de todos los contratos de la empresa.


DESAFÍO

En 2014 la Gerencia Legal de Embotelladora Andina Chile necesitaba resolver con prioridad desafíos específicos que dificultaban su operación. Dentro de los problemas señalados se encontraba la gestión del ciclo de vida de sus contratos, especialmente la dificultad de comunicación con áreas cruciales en su generación y aprobación, cómo el área de Abastecimiento y Comercial, y en general, cualquier otro de sus clientes internos y la visibilidad que estos tenían sobre los procesos de generación y validación de contratos. Por las razones anteriores, Embotelladora Andian se encontraba en búsqueda de una herramienta que les permitiera gestionar sus procesos contractuales de una manera trazable, sencilla y automatizada.

LA SOLUCIÓN

Luego de un tiempo de análisis, Embotelladora Andina Chile encontró en Webdox un partner ideal para su Gerencia Legal, Abastecimiento y Gerencia Comercial, en el contexto de la solicitud, generación y aprobación de contratos con clientes y proveedores. Nuestro CLMS (Contract Lifecycle Management Software) permitió agilizar y facilitar el acceso a los contratos, mediante búsquedas inteligentes de los mismos. Además, la posibilidad de gestionar las solicitudes de sus clientes internos y poder controlar el proceso de generación y aprobación de contratos mediante nuestra herramienta flexible herramienta de Workflows, generó un importante incremento de eficiencia en los trabajos de los abogados, compradores y ejecutivos comerciales, como también una mayor trazabilidad y control de gestión de la información generada a partir de los procesos y de los contratos, con la posibilidad de hacer un análisis más profundo, con los reportes de Webdox, sobre las métricas generadas.

LOS RESULTADOS Y LA ALIANZA

Los buenos resultados observados en el uso de Webdox desde el área legal, de abastecimiento y comercial de Chile, permitieron que el uso de la herramienta se expandiera a otros países cómo Brasil, Paraguay y Argentina, en las mismas áreas de negocio.

Cabe agregar que Coca-Cola Andina se ha transformado en un gran aliado de Webdox en su mejora continua con el feedback entregado, ayudando a nuestra empresa a ser una herramienta integral en cuanto a la precisión y efectividad de sus funcionalidades, aportando en el posicionamiento de Webdox como líder latinoamericano de CLMS.

ÁREAS DE LA EMPRESA QUE TRABAJAN CON WEBDOX

  • Área Legal
  • Área de Compras
  • Área Comercial
  • Área de Contratos
  • Área de Marketing
  • Área de Finanzas

USO PRINCIPAL DEL SOFTWARE

Actualmente Webdox es utilizado en las operaciones de Embotelladora Andina en Chile, Argentina, Brasil y Paraguay.

El Departamento Legal de Embotelladora Andina, en conjunto con la Gerencia de Abastecimiento y Gerencia Comercial, utilizan la plataforma para centralizar todas las solicitudes de contratos y controlar el proceso de creación y validación de contatos de proveedores y clientes. Asimismo, Andina aprovecha las ventajas del repositorio de Webdox para centralizar y disponer ágilmente de los contratos para las áreas señaladas y para las áreas interesadas.

La implementación de Webdox en el Departamento Legal de Andina ha permitido la centralización de solicitudes de confección de documentos, como también ha facilitado la asignación de cargas laborales entre los distintos abogados que la conforman, siendo lo más relevante la estandarización de procesos contractuales que Webdox , otorgando con esto métricas muy valiosas sobre los tiempos invertidos en los procesos de generación de contratos.

El repositorio de la plataforma les ha permitido poder almacenar miles de contratos que cuentan con un acceso directo al proceso que los generó, lo que les ha permitido acceder a la historia de la redacción de forma rápida y sencilla, aportando con esto a la trazabilidad y al compliance contractual de esta corporación.


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