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Repositorio de contratos

L'Oréal centraliza el proceso de creación y validación de los contratos en diversas áreas de la compañía.

DESAFÍOS

En en el año 2015, en medio de los desafíos que implica conducir un Departamento Legal exitosamente, L’Oreal, a nivel global, comenzó con la implementación de programa desarrollado para mejorar la eficiencia y productividad de los Departamentos Legales en los distintos países donde se encuentran.

Este programa, denominado Legal Fix, ha permitido combinar el trabajo del Departamento Legal con herramientas tecnológicas, donde Webdox ha jugado un papel preponderante.

Dentro de los desafíos que propone el Legal Fix, se encuentra la centralización de los contratos de la compañía y un fácil acceso a ellos, como también la colaboración entre distintas áreas de la empresa , cómo por ejemplo las áreas representativas de las diversas marcas representadas por L'Oreal, la Gerencia Comercial , de Marketing, el Departamento Regulatorio y el Departamento Legal.

Uno de los desafíos propios del negocio de L’Oreal, además, es que se necesita gestionar rápidamente contratos con modelos e influenciadores, ya que estos últimos son los encargados de visibilizar y hacer publicidad de la marca, lo que les permite a L’Oreal llegar a sus consumidores finales, y un proceso contractual deficiente retrasa todo esto.

LA SOLUCIÓN

Webdox ha sido la herramienta tecnológica escogida por L’Oreal, debido a que sus múltiples funcionalidades le han permitido al Departamento Legal cumplir con lo mandatado por el Legal Fix.

Entre las soluciones que han identificado en la plataforma se encuentra la centralización del trabajo del Departamento Legal para con otras áreas de la empresa, lo que ha permitido ordenar y eficientar el flujo de trabajo de esta Gerencia. También ha sido relevante la posibilidad de colaborar entre los distintos responsables de la generación de un contrato, siendo estos el redactor, el solicitante, validadores y firmantes.

La colaboración antes referida se ve reflejada en el contrato mismo que circula por los procesos de confección y validación, ya el sistema de versionamiento de Webdox permite que distintas personas puedan trabajar en un mismo documento para llegar a una versión final en la que todos los participantes manifiesten su acuerdo, como también en la posibilidad de comunicarse directamente, para su validación, con otros participantes del proceso de generación de contratos, de manera fácil y rápida. Todo lo anterior permite agilizar los procesos y acceder a información relevante del proceso que no necesariamente se encontrará establecida en el contrato.

La estandarización de procesos es otro punto a favor, ya que les ha permitido, en primer lugar, conocer y generar procesos para la elaboración de distintos documentos, como también de mejorarlos para hacerlos más eficientes, incluyendo dentro de estos procesos las validaciones de las personas correctas, la posibilidad de cuantificar los tiempos necesarios para las actividades a realizar y también la inclusión de la firma electrónica, funcionalidad que les ha permitido disminuir los tiempos de firma enormemente.

LOS RESULTADOS

El Departamento Legal de L’Oreal ha logrado poner a disposición de sus clientes internos un repositorio documental de fácil acceso y centralizar y unificar los procesos de generación de contratos para sus distintas Marcas, lo que ha motivado un cambio cultural dentro de la organización. La facilidad para redactar y modificar contratos y documentos relacionados, las constantes notificaciones indicando la realización de ciertas tareas a sus responsables y la posibilidad de acceder fácilmente a los contratos generados en Webdox han generado interés de otras áreas en usar la herramienta. Todo lo anterior, conectado con lo ya realizado por el Departamento Legal, ha permitido que actividades que se realizaban desordenadamente, ahora sean realizadas por Webdox de manera clara y ordenada. Hoy L'Oreal a logrado con Webdox conectar a todas las áras involucradas en la gestión de sus contratos, acelerando sus procesos, entregándoles visibilidad e incrementando su eficiencia.


ÁREAS DE LA EMPRESA QUE TRABAJAN CON WEBDOX

  • Área Legal
  • Área Comercial
  • Marketing
  • Área Regulatoria

USO PRINCIPAL DEL SOFTWARE


Hace algún tiempo L’Oreal inició la implementación del mencionado proyecto Legal Fix, asociado al Departamento Legal . Este proyecto contenía una serie de medidas para hacer más eficiente el trabajo del Departamento Legal para con sus clientes internos, no sólo en la redacción de contratos, sino que también en la revisión y validación de estos, apostando también con esto a mejoras en trazabilidad y compliance.

Webdox logró, mediante la centralización de las actividades de redacción, validación y firma electrónica, poder dar respuestas efectivas y en tiempo a los requerimientos de las áreas solicitantes de contratos y otros documentos legales, como también la posibilidad de un acceso rápido de las áreas solicitantes a sus contratos firmados y a sus procesos no finalizados, pudiendo ver en detalle en que etapa se encuentra, quién es el responsable de esa etapa y cuánto falta para que ésta finalice.

Al estandarizar sus procesos han podido ir mejorándolos en la marcha, lo que los ha hecho más eficaces, en cuanto a la realización de actividades asociados a ellos, como también a una disminución del tiempo efectivo del proceso.

Además, el repositorio de documentos les permite centralizar los contratos generados en Webdox , pudiendo los usuarios acceder a ellos fácilmente conociendo la historia y trazabilidad de su confección y validación, contenida en el sistema de workflows de Webdox.

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