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Casos de éxito

“A través de la plataforma Webdox, ya no hay excusas. La responsabilidad queda mucho más definida”.

Javier Cataldo, Administrador de Contratos

Con Webdox, WOM ha logrado:

Reducir el tiempo de revisión y aprobación de nuevos contratos con proveedores.

Mejorar la trazabilidad de la creación, edición y aprobación de contratos.

Generar reportes fidedignos y flexibles.

Regularizar el volumen y flujo de contratos con proveedores.

Disminuir la sobrecarga de contratos.

Optimizar la renovación de contratos y finiquitos de acuerdos obsoletos.

Wom hace más eficiente todos sus procesos asociados a la gestión de contratos con proveedores.

EL DESAFÍO

Desde su llegada a Chile en Julio de 2015, WOM ha experimentado un crecimiento explosivo, lo que le ha significado ganar una participación de cerca de un 20% del mercado de abonados a telefonía móvil, con más de 4 millones de suscriptores a diciembre de 2018. Sin embargo, este acelerado ritmo de crecimiento también trajo consigo una serie de desafíos, especialmente en lo relacionado a la gestión de los contratos con su red de proveedores.

Cuando la empresa avanza más rápido que los procesos contractuales

Ya a mediados de 2016, Chris Bannister, CEO de WOM, advirtió que los procesos de gestión de contrato con los que se contaba en ese momento no acompañaban las metas de crecimiento de la empresa. Por este motivo solicitó una auditoría externa a fines de 2016, la cual arrojó un aviso de no conformidad grave en los procesos con proveedores, debido principalmente a un exceso de carga laboral, así como falta de claridad en los procesos, responsabilidades y roles al interior del equipo administrativo. Fiel a su lema de ser diferente en todo lo que hace respecto a la competencia, a comienzos de 2017 WOM hizo un proceso de evaluación interno para dar con la raíz del problema.

La tecnología como factor clave de cambio

Después de 4 meses de un intenso trabajo de evaluación interna, se estableció la necesidad de reconocer todas las fases de gestión de contratos y aplicar protocolos de control en toda la cadena. Asimismo, erradicar la intervención manual en los contratos. Finalmente, identificar a los responsables del contenido así como sus tareas y tiempos de ejecución. Fue entonces que el liderazgo de la empresa decidió que, con el fin de optimizar el proceso de elaboración de contratos, debía centralizar su gestión a través de una solución tecnológica para la gestión de contratos.


Algunos de los requerimientos establecidos

  • Procesos claramente establecidos
  • Protocolos de control en todos los procesos
  • Eliminar excesiva intervención manual en los contratos
  • Eliminar el desorden producido por el envío y reenvío de los contratos por e-mail
  • Claridad en los tiempos de ejecución de los procesos contractuales

LA SOLUCIÓN

Webdox, un traje a la medida

Habiendo establecido los requerimientos, se dispusieron a evaluar diversas alternativas de software. Algunos sistemas fueron denominadas por los mismos ejecutivos como “Supertankers”, herramientas con un sinfín de funcionalidades, pero que requerían mucho tiempo de implementación y que requerían la incorporación un equipo especializado para su correcta ejecución. En esa búsqueda evaluaron Webdox. Las razones para optar por Webdox fueron principalmente porque no necesitaban un equipo de desarrollo interno para implementar la plataforma y por la rapidez de ejecución del proyecto. Además, Webdox contaba exactamente con lo que necesitaban, pudiendo integrarse a la realidad de la empresa en poco tiempo. Otro motivo importante que gatilló la decisión de optar por Webdox, fue el acompañamiento ofrecido en todo el proceso de levantamiento y estructuración de los procesos contractuales así como la facilidad de uso de la herramienta, las constantes capacitaciones y el soporte disponible en la herramienta.

ÁREAS DE LA EMPRESA QUE TRABAJAN CON WEBDOX

  • Área Legal
  • Área de Compras
  • Área Comercial
  • Área de Contratos
  • Área de Marketing
  • Área Inmobiliaria
  • Área de Finanzas

EL USO DE WEBDOX EN WOM

Listos para seguir creciendo

Con la implementación de Webdox, WOM logró dar una solución efectiva y adecuada a su necesidad de organización de contratos con proveedores con la ayuda de Webdox, principalmente especificando las responsabilidades y roles correctos. Al haber un historial de comentarios y cambios en los documentos a través de la plataforma, las responsabilidades quedaron definidas y disminuyeron los tiempos de inactividad entre fases dentro del proceso de desarrollo de un contrato. Fue así que las fueron formalizadas las intervenciones en una cadena de mando que comienza con los abogados a cargo de la redacción del documento y termina con la firma de éste por el gerente o jefe de área a cargo del servicio que presta el proveedor. Ahora WOM cuenta con la tranquilidad de que sus procesos contractuales están optimizados ya que el personal administrativo cuenta con las herramientas necesarias y se encuentra preparado para afrontar los desafíos de las ambiciosas metas de crecimiento de la empresa.

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