Cómo elegir un software de gestión documental para la Gerencia Legal


Un gran reto hoy para la empresa es la transformación digital de sus sistemas de gestión. Esto incluye adoptar herramientas tecnológicas eficientes para el manejo de los documentos legales de la compañía. ¿Cómo elegir bien?

 

La modernización de las empresas mediante el uso de las Tecnologías de la Información está abriendo nuevas oportunidades y desafíos. 

 

Uno de estos retos es la transformación digital de sus sistemas de gestión. Y ello incluye una herramienta tecnológica de gestión eficiente de los documentos legales de la compañía.

 

En medio de esta vorágine digital, se vuelve imprescindible centralizar toda la información legal para que los usuarios tengan una visión global de todos los ámbitos jurídicos contractuales y documentales de la empresa.

 

Sin embargo, el manejo ineficiente de estos documentos puede costar tiempo y dinero, y a largo plazo la salud del negocio.

 

Una solución tecnológica inteligente (software) de gestión de documentos legales empodera al actor legal, sea un estudio de abogados o departamento legal de la compañía, para realizar una gestión óptima dentro de su área y en coordinación con el resto del negocio.

 

El diagnóstico es claro. El desafío es encontrar la solucción correcta. Hay tantas opciones de software disponibles hoy en el mercado. ¿Cómo elegir?

 

A continuación te ofrecemos información clave que debes manejar al momento de evaluar la utilidad de un software de gestión documental para tu empresa, o bien sus atributos específicos en caso de que hayas decidido implementar esta solución.

 

1. ¿Cómo saber si mi empresa necesita un software de gestión de documentos?

2. ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental digital para mi gerencia legal

3. ¿Qué atributos mínimos debe tener el software de gestión que elija?

4. ¿Cómo ayuda el software que elegí a optimizar la gestión de documentos legales?

5. ¿El software me permite mejorar la forma en que clasifico mis documentos legales?

6. ¿Cómo ayudará el software a cumplir con la nueva legislación de tramitación electrónica y factura electrónica?

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I. ¿Cómo saber si necesito un software de gestión de documentos legales?

dEl rol de un departamento legal ya no es sólo administrar asuntos legales complejos. Es supervisar el cumplimiento legal de otros documentos indirectamente legales, tales como comerciales, técnicos o administrativos. Es cumplir con un marco regulatorio que evoluciona constantemente. Es zanjar disputas y malentendidos que pueden costar millones al momento de firmar un acuerdo o contrato.


Desde la década del ‘90 que las innovaciones en soluciones informáticas inteligentes buscan dar una respuesta al problema, dando forma a lo que hoy conocemos como soluciones de Enterprise Legal Management software (ELMS por sus siglas en inglés) o soluciones de software para gestión de documentos legales empresariales.

Estas plataformas de herramientas para la gestión colaborativa de documentos legales permiten crear, organizar, clasificar, revisar, y/o verificar documentación, en tiempo real y en línea.

Estos atributos permiten a la industria de servicios legales y los departamentos legales de una empresa por igual suplir tres necesidades clave: la optimización de recursos, contar con herramientas que permitan reducir costos y ahorrar tiempo, y responder de forma eficiente a cada uno de los procesos.

 

Hoy en día, los formatos tradicionales físicos de gestión documental van en claro retroceso frente a las alternativas digitales que suplen estas necesidades con mayor eficiencia, rapidez, seguridad, y a un costo alcanzable para los clientes.

 

Tomar la decisión de implementar un ELM en la empresa es importante. Sin embargo, el paso de lo análogo a lo tecnológico no ha sido rápido en el ámbito de la gestión de procesos.

No obstante, clientes están cada vez más exigentes, por lo que sus necesidades también han ido variando. El tiempo de respuesta es hoy más reducido que el de antes. La empresa no puede darse el lujo de demorar más tiempo en tomar una decisión.

 

Son tres las situaciones que la empresa debe evaluar para saber si necesita una solución tecnológica inteligente para la gestión de sus documentos:

 

1. Protección de la información

“Todo funciona bien. Siempre ha sido igual. No hay razón para gastar recursos en actualizar absolutamente nada”.


Desde el punto de vista general, esta posición conformista podría estar impidiendo que la empresa descubra o saque provecho de nuevos negocios, conduciendo a una mala toma de decisiones ,y como resultado, generando malas prácticas y pérdidas inútiles de recursos.

 

Todavía más grave, puede poner en riesgo la información confidencial de la compañía, debido a la posibilidad de pérdida o que se filtre información valiosa fidedigna por las fallas propias de un sistema de gestión análogo.

 

2. Eficiente manejo del tiempo y dinero

El uso eficiente de softwares tecnológicos para maximizar los procesos, y conseguir que los recursos sean mucho más eficientes, va más allá de los números y estadísticas.

 

Su manejo debe ser intuitivo y fácil de usar. Es decir, debe ser facilitado desde cualquier dispositivo, momento y lugar.

Asimismo, no debe requerir largas horas de capacitación para los usuarios, porque su diseño y aplicación están enfocadas para todo tipo de público.

3. Mayor seguridad digital

Una solución tecnológica inteligente de gestión documental permitirá al usuario almacenar toda esa información en una plataforma integrada, de manera ordenada, accesible, y por sobre todo, segura para sus usuarios.


En el mercado competitivo actual, es trascendental evaluar si la oferta están brindando y dando una respuesta ágil y eficiente para lograr este objetivo.

 

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II. ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental electrónica? 

Las empresas actuales enfrentan desafíos que hace pocos años no existían. Esto es especialmente cierto en los rubros industriales, debido a la presión que ejercen los adelantos tecnológicos para modernizar la operación cotidiana de las empresas.

El papel está viviendo sus últimos días. Simplemente es demasiado costo y poco eficiente. No tiene lugar en el futuro de los negocios y por eso es crucial hacer la transición a la gestión documental en la nube lo antes posible. Si aún tienes dudas al respecto, aquí tienes cinco ventajas de gestionar tus documentos en forma electrónica.

1. Menores tiempos de respuesta 

La nube funciona igual que Google. Una palabra clave en título o el contenido basta para encontrar un documento de inmediato. Lo mismo sucede con los email y datos de clientes si están integrados con una plataforma de gestión. Un menor tiempo de respuesta es igual a un cliente más satisfecho.

2. Control de acceso
La confidencialidad es parte de la esencia de la profesión legal. Sin embargo, la administración física de documentos tiene riesgos. Alguien no autorizado puede filtrar información crítica y causar gran daño. Una ventaja de la nube es que permite controlar todos los permisos de acceso a la documentación de la empresa. De esta forma, es posible monitorear quién creó, visualizó, copió o descargó un documento. También es posible restringir sus acciones tales como hacer anotaciones o comentarios.

3. Integración con sistemas existentes
Para facilitar la gestión y evitar pérdida de información es crítico que la nube se integre con los sistemas de la empresa. El software no solo debe migrar toda la documentación de la empresa a la nube. También debe conversar con otras aplicaciones que son usadas como parte del negocio. Correos electrónicos y herramientas de contabilidad, por ejemplo. Esto es clave en caso de auditorías o gestiones para casos judiciales.

4. Mayor colaboración
Hace tiempo que las redes sociales corporativas están revolucionando las empresas. Son algo así como un Facebook para el trabajo. Una de sus ventajas es fomentar la colaboración entre equipos y áreas. Pero no solo eso. Una gran tendencia en gestión documental son los portales colaborativos con clientes. Estos permiten compartir documentos en forma segura con registro de cambios y comentarios. Acceso fácil y seguro a documentación es el tipo de servicio on-demand que los clientes esperan en la era digital.

5. Más control sobre las herramientas tecnológicas de la gerencia legal
Para bien o para mal, el área de TI puede participar en las decisiones de compra de software para la gerencia legal. Con justa razón puede tener reparos sobre la seguridad y respaldo de datos privados. Sin embargo, la nube ofrece los últimos estándares de seguridad informática. Además elimina costos de soluciones on-premise –instaladas en los servidores del cliente–. Los principales son mantenimiento, actualizaciones y parches de seguridad. Esto libera tiempo y recursos de TI para actividades más alineadas con el core business de la empresa.

 

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III. ¿Qué atributos mínimos debe tener mi software de gestión documental? 

Según la versión 2016 de su Guía de Mercado de Soluciones ELM, la consultora tecnológica Gartner indica los siguientes cuatro atributos que todo software de gestión documental que se aprecie como tal debe ofrecer:

  • De fácil acceso y uso simple: A medida que los desarrolladores independientes de software ELM fueron comprendiendo las necesidades de sus clientes, las funcionalidades debieron volverse más sencillas y funcionales. Mientras más tiempo ahorre su aplicación, mejor.

  • Métricas de desempeño  KPIs en línea y en tiempo real: En simple, no sirve que la solución no cuantifique las eficiencias logradas en los departamentos legales y oficinas de abogados en línea con los objetivos y planes estratégicos de la empresa.

  • Dar cumplimiento a las necesidades legales en gestión de riesgo y compliance regulatorio: La solución debe ser capaz de facilitar y asegurar que se cumplan estas dos figuras corporativas, dado el mayor volumen de producción normativa.

  • Que funcione en la nube: Ya sea servicio in-house (interno) o mediante outsourcing (tercerización), todo el desarrollo del ciclo de gestión de la documentación debiese ocurrir en la nube electrónica dados sus beneficios económicos (reducción de costos), organizacionales (clarificación de roles), reportables (centralización de la información) y de almacenamiento (fin del papel), entre otros.
  • Protección de la confidencialidad: Ante los riesgos legales de reserva y seguridad de la información inherentes a la actividad legal per se, toda solución ELM que busque ser competitiva debe optimizar esta capacidad, agrega Gartner en su Guía 2017.

 

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IV. ¿Cómo ayuda el software a optimizar la gestión de la gerencia legal?

Con el uso de metadatos. Detrás de cada archivo digital que creas, desde un texto hasta la foto que sacaste el otro día con tu smartphone, hay una huella invisible de información

que describe el ítem en sí. Es el dato sobre el dato, o más preciso, la información estructurada y resumida sobre la información que tú o alguien más genera.

Desde la fecha de creación, peso en bytes, computador donde fue creado, hasta la última vez que se abrió y editó, el metadato describe todo lo que conllevó la creación de un documento.

¿Para qué sirven los metadatos?

Permiten clasificar según el atributo del archivo digital. Ayudan a organizar la información y a buscarla de forma más fácil, y de manera más intuitiva e idónea para las necesidades del usuario digital.

Así, cuando abras el buscador de tu computador para encontrar el contrato en formato Word, probablemente ingresarás lo poco que recuerdes acerca nombre del documento y la fecha. Los metadatos permitirán al servicio de búsqueda indexar y filtrar entre los millones de datos guardados en su memoria hasta dar con una lista de resultados que compartan esas palabras y la fecha en cuestión, los cuales quedarán agrupados por formato para su visualización.

¿Cuáles son los tipos de metadatos?

Dado que las posibilidades de metadatos son infinitas, no existe una sola forma de clasificarlos. No obstante, en la industria de gestión de documentos hay tipologías consensuadas como:

  • Metadato descriptivo: describe e identifica la información alojada en un sistema digital cerrado (computadora) u abierto (página web).
  • Metadato estructural: facilita la presentación de recursos digitales como página, sección, capítulo, tabla de contenidos, y relaciona metadatos entre si (si tu contrato tuviese una imagen, la metadata guardaría y relacionaría toda esta información).
  • Metadato administrativo: comprende la data técnica y cualitativa del archivo como resolución, tipo de formato, color, nivel de compresión (si es ZIP por ejemplo), licencias, copyright, etc.

¿Puedo crear nuevos metadatos?

Los metadatos pueden ser invisibles a los ojos del usuario digital porque están encriptados en la herramienta digital que éste utiliza para crear los archivos (procesadores de palabra como Word, hojas de cálculo digitalizadas como Excel, un app móvil o la cámara de su computador). O bien pueden estar a simple vista cuando el usuario usa sus propias palabras clave, tags, y taxonomías para clasificar sus propios documentos. Todos esos datos inmediatamente se transforman en metadatos ya que ayudan a describir la información.

Aquí es cuando el metadato puede ponerse difícil.

Es muy común que el usuario clasifique sus archivos con sus propias palabras clave, tags o vocabulario, lo que va dando forma a una taxonomía intuitiva. No hay nada de malo en ello, excepto que muchas veces no existe un orden para asignar esta descripción, lo que dificulta su procesamiento posterior.

Entonces, el uso del metadato se puede complicar cuando el propio usuario clasifica sus archivos sin un esquema claro de orden al momento de asignar estas clasificaciones. Surgen taxonomías intuitivas que el usuario es el único que comprende, pero obstaculizan la búsqueda. En esta situación, los metadatos terminan conformando una verdadera telaraña.

¿Alguien regula los metadatos?

El metadato es información pura e infinita, que emerge de forma automática. Por ende, nada o nadie gobierna o regula su creación o uso. Tampoco existe una autoridad que determine o limite su crecimiento. Dado que es información descriptiva, depende de los usuarios, ya sea formados en organizaciones o de forma individual. Hoy en día existen políticas de buena prácticas y estándares internacionales que buscan optimizar su uso (como las ISO), pero su adopción es voluntaria.

 

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V. ¿El software me permite mejorar la clasificación de documentos legales? 

Toda solución tecnológica inteligente que permita gestionar los documentos de tu empresa debe facilitar su clasificación.

Con la ayuda de los metadatos, o “datos sobre los datos” de todos los archivos digitales que creas, un software de esta naturaleza permitirá:

 

  • Acercar la información al usuario, facilitando su búsqueda, identificación legal, organización electrónica, así como su reunión y conservación.
  • Contextualizar la información según las necesidades del usuario.
  • Personalizar las búsquedas y clasificaciones bajo los parámetros que necesite el usuario.
  • Optimizar el control de calidad en la confección de documentos electrónicos.

 

Nuevamente, con la ayuda de los metadatos y la descripción que estos hacen de los contenidos y formato de tus documentos electrónicos, tú podrás elegir la forma cómo clasificar tus documentación:

 

  1. Dando consistencia a las definiciones: la solución debe ayudarte a reconciliar las diferencias en terminologías o taxonomías intuitivas como "clientes" o "demandantes", "ingresos versus ventas", etc. Si en la creación de un contrato se utilizan de forma distinta estos términos para hablar del mismo tema, los metadatos ayudarán a identificar las veces que se ocupó uno u otro.

  2. Aclarando las relaciones: el software ayudará a resolver las ambigüedades e inconsistencias cuando determinan las asociaciones entre entidades o usuarios de un ambiente de gestión de documentos. Por ejemplo, si un abogado de tu empresa abrió un contrato e hizo comentarios desde su computador personal, para luego editar el contenido con el computador de su oficina, los metadatos permiten hacer el cruce de información y aclarar desde cuál sesión de usuario se realizó tal o cual cambio.

  3. Transparentando el historial de la información: tal y como se tratara de una hoja de vida, los metadatos permiten conocer toda la historia del dato, desde su creación hasta el último usuario que lo utilizó. Esta "claridad de linaje" funciona sobre todo para recuperar información perdida por errores de digitalización que "esconden" los cambios dentro del historial.

 

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VI. ¿Cómo ayuda el software a cumplir con la nueva legislación de tramitación electrónica y factura electrónica? 

La transformación digital en Chile está dando pie a un conjunto de desafíos que afectan a todas las empresas desde varios frentes. Uno de ellos es dar cumplimiento a las obligaciones legales mediante el uso de las Tecnologías de la Información (TI).


Uno de los retos digitales legales que está obligando a las empresas chilenas a adoptar las TI con mayor celeridad es la nueva ley de tramitación electrónica.


La Ley Nº 20.886, o Ley de tramitación electrónica, entró en vigencia en 2016 y requiere que todos los procedimientos judiciales ingresen de forma electrónica al sistema judicial. El cambio también incluye la emisión de resoluciones y actuaciones de la corte.

Su principal impacto es el uso y fomento de la firma electrónica avanzada en todo nivel (desde jueces hasta auxiliares). Su aplicación está regida bajo la Ley Nº19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, el Decreto Supremo Nº181/2002 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, así como las normas técnicas y reglamentos afines.

Ahora bien, a 2015 el uso de la firma electrónica todavía seguía siendo bajo entre el empresariado en general: apenas 15,1% de las organizaciones que ocupan Internet, según cifras del ELE 3.

Un segundo desafío es la obligatoriedad de la factura electrónica.


En febrero de 2017, la aplicación de la Ley N°20.727 de 2014, que hizo obligatorio el uso de la factura electrónica, pasó a ser una realidad para las Pymes.

Asimismo, la obligatoriedad aplica a otros documentos tributarios electrónicos como liquidación factura, notas de débito y crédito y factura de compra, explica el Servicio de Impuestos Internos en su página web.

Para cumplir con la ley, las Pymes tienen dos opciones, básicamente: o facturar usando el servicio gratuito online del SII, o usar una versión propia de software de Sistema de Facturación de Mercado. Este software puede ser adquirido a un desarrollador o customizado para el contribuyente.

Si la Pyme decide usar su propio sistema de facturación, deberá postular para iniciar un proceso de certificación ante el SII. Una vez superada esta etapa, el servicio procederá a registrar el sistema como emisor de documentos tributarios electrónicos, según Resolución Exenta SII N°80 de 2014.

El SII recomienda que el software cumpla con los siguientes atributos:

  • Administración de folios
  • Emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE)
  • Recepción de DTE
  • Generación de Archivo Electrónico de Cesión (AEC).
  • Sistema de alertas de vulneraciones al Modelo de Operación de Factura Electrónica
  • Almacenamiento

Conclusión

Como habrás visto en esta guía, el riesgo no está en modernizar el proceso de gestión de documentos legales de la empresa. El riesgo está en dejar las cosas como están.

Dar el siguiente paso y buscar una mejora mediante una solución tecnológica inteligente es un desafío importante que debe ser sopesado y evaluado a nivel de gerencia. 

Una vez superada esta etapa, el asunto es saber elegir. La orientación entregada por esta guía facilita los puntos clave y atributos básicos que toda solución tecnológica debe proveer, y así discriminar de forma eficiente entre la variada oferta en el mercado.

 

Asesoría en gestión documental