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Vivimos en un mundo cada vez más complejo, en donde la volatilidad y la incertidumbre ya son parte del día a día de las empresas, sobre todo en estos contextos de pandemia mundial vividos durante el 2020. En este nuevo escenario, se hace necesario digitalizar cada proceso dentro de la compañía y hacerlo con las mejores herramientas posibles. Así, cobra relevancia algo que antes se consideraba como una mera formalidad o trámite legal, pero que hoy se ha vuelto un activo de especial importancia: los contratos y su administración de manera virtual.

Y es que los contratos son transversales a cualquier relación interna y externa dentro de las empresas, y por esto existe en la administración de contratos una oportunidad para asegurar el crecimiento sostenido de las operaciones de una compañía. No obstante, la gestión contractual es una disciplina relativamente nueva y son pocas las empresas que cuentan con un área encargada específicamente de esta labor. Por esto, suele estar dispersa en varias áreas de la empresa y de manera analógica, por lo cual se hace difícil su administración. Es por este motivo que resulta muy útil ver la gestión contractual como un proceso integrado, usando para este fin el modelo del ciclo de vida de los contratos.

¿Qué es la administración del ciclo de vida de los contratos?

Primero que todo, la administración del ciclo de vida de los contratos es un sistema que busca automatizar y optimizar los procesos contractuales en todas sus etapas. Desde la solicitud de un contrato, la creación, negociación, aprobación, firma y cumplimiento del documento. En todas estas fases interactúan y participan diferentes áreas de una misma empresa, además de terceros o externos.

Suena lógico, pero muchas compañías no han definido apropiadamente este proceso. Por ello, la pérdida o “dispersión de contratos” es un dolor común en las empresas. Pero un contrato gestionado de forma óptima y eficiente reduce costos, ahorra tiempo y recursos, y facilita la relación comercial dentro y fuera de la organización.

Por ello, una solución SaaS (Software-as-a-Service) para la gestión del ciclo de vida de contratos o CLM (Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés) es una herramienta adecuada para automatizar el proceso de creación, ejecución y manejo de uno de los activos más importantes en las empresas: los contratos. Un CLM te ayuda a destrabar lo que muchas veces es un proceso engorroso y complejo. Además, en estos tiempos de virtualidad necesaria, son una solución para poder tener todos los documentos contractuales a disposición, ordenados y gestionados en un mismo lugar, accesible en cualquier momento y situación.

Las fases de un contrato

Sin un CLM para la gestión de contratos, el estado y salud de estos documentos es incierto: los riesgos de pérdida del papel son altos y la búsqueda con ciertos criterios se hace compleja y lenta. Pero un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos puede potenciar y hacer transparente todas las etapas de la gestión de contratos; estandariza los tiempos, ordena las etapas y deja en evidencia las responsabilidades de cada uno de los que participan de los contratos, todo de manera digital, haciendo que estos momentos de trabajo remoto sean más amenos para todos los miembros de una empresa. 

Ahora bien, el ciclo puede variar dependiendo de los objetivos y metas que tenga la organización. Esta guía establece 6 etapas clave dentro de este proceso y muestra cómo gestionar con un Software de Gestión de Contratos:

1. Solicitudes: el inicio de la gestión de contratos

Son muchas las circunstancias en las que, en algún área de la empresa, alguien requiere la redacción de un nuevo contrato. Ya sea en el área de compras, cuando se requiere contratar a un proveedor, o bien en el área de ventas, para formalizar un negocio con un nuevo cliente.

En el instante mismo en que un nuevo contrato es requerido, se da inicio al ciclo de vida del contrato. No obstante, en la mayoría de las empresas no existe un proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que genera una serie de consecuencias indeseadas. En primer lugar, quienes necesitan un nuevo contrato ni siquiera saben de antemano a quién deben dirigirse para su redacción: ¿Deben enviarlo al área legal? y si es así, ¿bajo qué circunstancias se debe solicitar el contrato a esta área? ¿Dependerá del monto del negocio? ¿Deberá hacerse cuando no se cuenta con un contrato estándar?

Una vez que se determina que la solicitud debe ser elevada al departamento legal, el proceso se vuelve más engorroso, ya que las solicitudes suelen realizarse por múltiples vías: por email, por teléfono, por Whatsapp o incluso en una conversación informal de pasillo. Con las solicitudes provenientes de diversas plataformas, el departamento legal no logra asignar adecuadamente las solicitudes y terminan sin una resolución clara y sin un seguimiento apropiado.

Otro problema que enfrenta el departamento legal es que suele recibir las solicitudes con información incompleta, es decir, no se han provisto todos los datos necesarios para generar el nuevo contrato, por lo que algún miembro del área debe obtener la información restante para poder comenzar con la redacción.

Con esto en mente, no es raro que en la novena encuesta anual de operaciones dentro del departamento legal, llevada a cabo por Blickstein Group, los profesionales de esta área hayan declarado que pasan un 13% de su tiempo en labores administrativas externas al área legal. Si a esto le sumamos el 19% del tiempo que pasan en labores administrativas internas del departamento, los profesionales pasan, en total, un 32% de su tiempo realizando estos trabajos en vez de dedicarlo al desarrollo de labores jurídicas. A sabiendas de que uno de los reclamos más frecuentes del departamento legal es la falta de presupuesto para contratar más abogados, esto es algo que las empresas simplemente no se pueden permitir.

Por todo esto, resulta crucial poder automatizar el proceso de solicitud de nuevos contratos. Afortunadamente, la tecnología permite unificar el canal por el cual se generan las solicitudes, logrando formalizar este proceso. Esto le permite al departamento legal la centralización de sus solicitudes, para así asignar sus recursos de acuerdo al nivel de complejidad y prioridad de cada caso. Formalizar este proceso también exige que las solicitudes incluyan toda la información que los profesionales del área legal podrían requerir para la redacción de los nuevos contratos, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a labores administrativas externas al área legal. Un software de gestión de contratos como el de Webdox cuenta con un completo sistema para la solicitud de nuevos contratos, el cual, además de lograr la centralización de este proceso, otorga también la posibilidad de configurar las solicitudes a la realidad de cada empresa, estableciendo los distintos roles y encargados de cada solicitud dependiendo de la complejidad o la naturaleza de las mismas.

2. Revisión de contratos: cómo agilizar el proceso dentro de tu empresa

Luego de las solicitudes viene el proceso de creación y revisión de contratos. Esta tarea es realizada por  los administrativos que cumplen dicho rol; pero no se debe dejar de lado la importancia de un análisis constante que permita evaluar el desarrollo de los procesos involucrados.

Otro problema que surge a partir de las fases del contrato es el tiempo que recorren para llegar a un acuerdo y firma de los participantes. ¿Cómo agilizar la revisión de estos documentos sin caer en ningún tipo de error que genere pérdidas en recursos? 

Un software para gestión de contratos es capaz de automatizar este proceso y acabar con las demoras innecesarias e ineficiencias en la revisión de documentos.

Visibilidad en tu proceso de revisión de contratos

La mayoría de las empresas administran sus contratos manualmente, lo que hace que el ciclo de vida de un contrato se haga incierto; puede ser rápido porque no hay tiempo para revisar exhaustivamente el contenido --lo que puede inducir errores-- o bien, tardar mucho porque las cláusulas, roles y objetivos no son claros. 

El mayor riesgo de la revisión manual de contratos es que el error humano puede ser costoso. En cambio, un contrato gestionado de forma óptima y eficiente reduce costos, ahorra tiempo y recursos y , al mismo tiempo, entrega certezas del proceso, facilitando la relación comercial dentro y fuera de la organización. Asegurar que los contratos se construyan y se controlen desde su creación hasta la finalización con trazabilidad y monitoreo llevará a la tranquilidad de todos los involucrados.

Un software de administración de contratos agiliza y transparenta este proceso, estandarizando los tiempos, ordenando las etapas y dejando en evidencia las responsabilidades; especialmente hoy, cuando las ofertas se vuelven más complejas y bajo una mayor presión para moverse rápida y efectivamente de manera virtual.

Gestionar la revisión de contratos complejos

En los contratos con cláusulas estándar no se requiere pasar por múltiples revisiones, pero en contratos más complejos es probable que existan segmentos de contenido que requieren de una extensa lectura para ser aprobados, haciéndose necesario tener la certeza de que dicha información será revisada en el momento adecuado y de la forma correcta.

Si el proceso es manual, los administradores deben revisar el documento completo para corroborar si hay partes donde no es necesario hacer cambios, lo que genera grandes pérdidas de tiempo. En cambio, un software especializado para la gestión del ciclo de vida de los contratos permite identificar los segmentos de contenido específico que pueden ser modificados, haciendo una distinción automática y dividiendo el contenido trabajado con un filtro que reconozca todo lo que es nuevo, a diferencia de las cláusulas que son estándar. Al dejar registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, se facilita esta tarea para un posterior seguimiento durante la auditoría del contrato. De este modo, nada queda al azar, ya que hay un acceso más directo y fácil a la visualización de cada proceso, con tiempos definidos para cada revisión. 

Cuando ya el proceso de revisión está listo, el contrato se envía a las distintas partes involucradas para ser firmado. Continúa leyendo para saber más sobre la etapa de firma de los contratos.

3. Firma electrónica de contratos: Agiliza y reduce costos

Hoy en día, gran parte de los trámites y procesos relacionados a la gestión de contratos es digital. Desde la redacción en un procesador de texto electrónico (Word u otros) hasta su almacenamiento en una biblioteca o repositorio digital.

Si bien la digitalización de procesos en las empresas es cada vez más grande, en el área legal aún queda un resquicio del pasado que tiene un importante rol en el proceso de aprobación de un contrato: la firma manuscrita. 

Actualmente, se busca agilizar los procesos de gestión de documentos en varios países con la implementación de la firma electrónica o digital, regida por diferentes normativas según la legislación de cada territorio. ¿Cómo te beneficiaría a ti, como empresa, utilizar este método de firma?

1. Ahorro de tiempo

La firma manuscrita tiene demoras intrínsecas difíciles de erradicar. Suele implicar la impresión del documento, escaneos y envíos electrónicos de ambas partes interesadas. A veces, en contratos más complejos, requiere que este mecanismo se haga múltiples veces para varias personas involucradas en el contrato.

Tal y como explica la empresa de certificación Signaturit, el trámite mediante el mecanismo tradicional manual puede demorar en promedio 5 días. Con la herramienta digital de firma electrónica es posible hacer todo en un promedio de 30 minutos.

2. Menores costos

En el caso del trámite de una firma, el mecanismo tradicional incurre en gastos en material (impresión en papel y tóner de impresión), el costo de enviar el papel físico a firmar y su retorno,  gastos por envío de correo normal o certificado por un servicio de courier privado, entre otros. Todos estos costos asociados se reducen a cero cuando toda la tramitación de la firma es digital.

3. Fácil acceso a la información

El documento queda disponible de forma rápida y fácil si se compara con la versión tradicional. Mediante un software de gestión de contratos como el de Webdox, su búsqueda en formato digital también se hace mucho más eficiente.

4. Otorga validez legal al intercambio electrónico entre las partes

Cada vez más empresas están confiando la gestión de sus procesos a herramientas tecnológicas. El uso de una solución tan eficaz y pertinente como esta ayuda a reducir incertidumbres y desconfianzas entre los participantes del proceso.

Ahora bien, el tipo de firma electrónica a usar dependerá del tipo de documento a firmar. Muchas empresas utilizan la versión simple, que básicamente consiste en la fotografía de una firma real, sobre todo para hacer trámites internos que no requieren validez legal. Tal es el caso de contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, memorandos de la empresa, etc.

La firma digital o electrónica avanzada, en cambio, es muy superior, debido a que requiere su registro y validación por una empresa especializada, mediante el uso de un dispositivo de autenticación. Esto ha dado una percepción de alto costo a esta firma, y por tanto se ha usado principalmente para documentos que, por sus implicaciones legales, requieren la firma con plena validez legal de un alto ejecutivo o directivo. 

Ahora bien, ¿cómo se incorpora la firma electrónica dentro del ciclo de vida de los contratos?

Con un software como el de Webdox, se puede incluir fácilmente la firma electrónica y sus diferentes formas como parte de la administración del ciclo de vida de los contratos:

  • Enrolamiento (registro de la firma electrónica de cada persona).
  • Emisión de certificado (este puede ser anual, bianual, etc).
  • Obtención de dispositivo de autenticación.
  • Firma electrónica simple integrada en el producto, certificada por Digicert, para poder firmar todo tipo de contratos. 
  • Firma electrónica avanzada por medio de un Add-On (Mifiel en México).

4. Renovación de contratos: 4 problemas que evita la tecnología

Continuando por el ciclo de vida del contrato una de las etapas finales y fundamentales es la renovación o renegociación, donde a veces ocurren imprevistos y expiraciones a los que hay que prestar atención.

En esta parte del proceso contractual, muchas veces ocurren imprevistos como la expiración de la vigencia de un contrato. Esto se debe principalmente a que los responsables no recuerdan la fecha de caducidad. El problema es que estos olvidos pueden generar un gran dolor de cabeza para el equipo encargado de los contratos, al equipo legal y también a otros miembros de la organización, así como una desconfianza para la contraparte u otros problemas de relación comercial. Con un software de gestión de contratos, sin embargo, estos y otros problemas pueden evitarse:

Confusión y olvido de fechas

Uno de los problemas más comunes dentro de la gestión de contratos, pues estos documentos suelen ser archivados sin haber realizado un análisis de cuáles son las fechas, los términos e hitos clave. Se debe contar con un sistema capaz de registrar las fechas clave y permitir configurar alertas de manera proactiva.

Softwares como el de Webdox permite establecer alertas en base a las fechas clave de los contratos, como el día de expiración, el vencimiento de una boleta de garantía o algún hito relevante del documento. Asimismo, se pueden definir los usuarios a alertar, la cantidad de notificaciones a recibir y el tiempo de aviso de cada uno. Esta funcionalidad es completamente configurable, y también cuenta con un tablero que permite visualizar el estado de los contratos para tener todo bajo control.

Costos no presupuestados y pérdida del poder de negociación

Del problema anterior, suelen desprenderse dos consecuencias indeseadas: por un lado, el hecho de que una fecha importante pase desapercibida podría ocasionar cobros adicionales, los cuales pueden ser completamente ignorados hasta que la contraparte se pronuncie y, para entonces, el caso ya está perdido. Por otro lado, en contratos de tracto sucesivo, en donde la única oportunidad de renegociar las condiciones del contrato suele ser cerca de la fecha de renovación del mismo, es sumamente importante tener el tiempo suficiente para preparar las negociaciones. De otra forma, el contrato simplemente se renovará de manera automática, perdiéndose la oportunidad de mejorar las condiciones comerciales para la empresa.

Cláusulas omitidas o no actualizadas

El momento de la renovación de un contrato es la instancia ideal para agregar, cambiar o actualizar algunas de sus cláusulas, asegurando que el contrato siga siendo un soporte válido para el negocio, capaz de enfrentar las nuevas condiciones del mercado. Los problemas surgen cuando llega el momento de la renovación y no se cuenta con un proceso previamente establecido. Ante esto, muchas veces se opta por mantener contratos con cláusulas obsoletas o que no aplican a las condiciones actuales del mercado. 

De ahí la importancia de automatizar este proceso, estableciendo con anterioridad a la renovación de un contrato cuáles son las cláusulas susceptibles de cambios, así como los encargados o interesados en revisar un fragmento en particular del mismo, manteniendo los contratos 100% útiles y operativos.

Costos innecesarios por almacenamiento de documentos físicos

Renovar un contrato implica generar un nuevo documento con todos los costos que esto implica:

  • Bodegaje para almacenamiento
  • Infraestructura para combatir incendios
  • Control de acceso al lugar de almacenamiento
  • Búsqueda manual de estos documentos
  • Reescritura, revisión y aprobación de estos documentos
  • Reimpresión de documentos de muy larga data
  • Costo de timbraje de estos documentos, etc.

A veces, para un mismo negocio se han generado innumerables documentos conforme se han ido renovando los contratos. Lo anterior produce que un contrato vaya generando “costos heredados”, los cuales se acumulan año tras año. Todos estos costos se reducen drásticamente al contar con un software para la gestión contractual. Continúa leyendo sobre los costos asociados a la negociación de contratos en tu empresa.

5. Negociación de contratos: el costo de una negociación interminable

Las empresas pierden cada año el equivalente al 4% de su facturación debido a las negociaciones de contratos que se prolongan en exceso. A las dificultades habituales de llegar a un acuerdo se añade a menudo una gestión documental ineficiente, que alarga aún más los plazos. ¿Sabes cómo evitarlo en tu empresa?

Seguramente este tipo de situación te resultará familiar: tu empresa lleva meses negociando un importante acuerdo con un cliente o proveedor. Ambas partes están interesadas, pero el proceso de negociación parece no tener fin, con constantes modificaciones en el contrato, cláusulas que se discuten hasta la última coma, cambios que no se aplican correctamente, borradores antiguos que por “arte de magia” vuelven a entrometerse en las reuniones y correos una y otra vez.

Mientras la negociación se alarga, tu empresa está perdiendo dinero y oportunidades de negocio. No es algo que suceda solo en tu compañía: la Asociación Internacional de Gestión Comercial y de Contratos (IACCM) calcula que las empresas pierden cada año un 4% de su facturación por los costes de las negociaciones prolongadas en exceso.

Las causas más habituales que provocan retrasos en las negociaciones son:

  • La complejidad y valor del acuerdo
  • Las relaciones existentes entre las partes
  • Las habilidades de los negociadores
  • El nivel de planificación y compromiso
  • La falta de tecnología adecuada para la administración de los contratos.

Este tipo de problemas retrasan el 40% de los acuerdos empresariales, porcentaje que llega al 70% en el caso de las negociaciones de alto valor estratégico. Las consecuencias de prolongar demasiado el cierre de un contrato son catastróficas: pérdida de ingresos y oportunidades de negocio, paralización del lanzamiento de nuevos productos y servicios, incumplimientos con proveedores y clientes, daño a la imagen de la marca, insatisfacción y tensión entre los empleados de la empresa, etc. ¿Cómo una correcta administración de los contratos podría ayudar a reducir estos tiempos?

Tener claramente establecido el ciclo de vida de los contratos le permitirá a tu empresa tener plena visibilidad de cuáles son las etapas por las que debe atravesar un contrato y quiénes son los encargados de negociarlo. De esta forma, tu empresa puede tomar medidas proactivas de manera de asegurar que los contratos se produzcan siempre a tiempo y no se generen cuellos de botella que retrasen innecesariamente las negociaciones de nuevos contratos que pueden generar pérdidas millonarias en tu empresa.

6. Los KPI’s esenciales para la administración de contratos

El último punto, pero igual de importante que todos los anteriormente mencionados, es la identificación de los KPI’s de la administración de contratos.

Sin estrategia una empresa no podrá determinar si es exitosa o no, ya que es en el planteamiento de la estrategia en donde se definen cuáles son los objetivos y las metas a alcanzar, es decir, a dónde se quiere llegar. Por otro lado, una buena estrategia sin la adecuada ejecución se transforma simplemente en un montón de buenas intenciones. Pero, ¿cómo saber si estamos ejecutando correctamente la estrategia y estamos encaminados hacia el logro de las metas propuestas?

Los KPI, o Key Performance Indicators son indicadores clave que permiten contar con un diagnóstico del estado de una empresa o área en específico, hacia el logro de sus metas. La administración del ciclo de vida del contrato ofrece una excelente oportunidad para obtener KPI’s que nos ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa. Más que cifras puramente informativas, deben ser tratados como métricas sobre las cuales es vital realizar alguna gestión. Un KPI es más que un indicador, es información accionable.

Dentro de los KPI’s más relevantes de plazos de contratos, tenemos:

  • El tiempo promedio entre la solicitud y la firma de un contrato
  • Días de retraso en aprobaciones

Ambos son indicadores clave que nos permiten saber cuánto tiempo le toma a nuestra empresa el tener un contrato firmado después de que éste es solicitado y si hay retrasos en las aprobaciones requeridas en los mismos. Teniendo estos KPI siempre a la mano, podemos saber dónde es necesario ajustar procesos y reasignar recursos, de manera de tener los contratos listos lo antes posible.

Ahora bien, si hablamos de la administración de los contratos con proveedores para asegurar una correcta y continua operación, existen otros KPI que nos permiten tomar acciones proactivas, como por ejemplo:

  • Cantidad de contratos por proveedor, tipo de contrato, ciudad, etc.
  • Precio promedio por contrato
  • Porcentaje de contratos por expirar
  • Contratos por expirar y montos de los mismos en un cierto rango de tiempo

Así como estos, podrían desarrollarse KPI's para cada área de una empresa, como Compras o RRHH. 

¿Cómo obtener estos KPI?

No basta con saber qué KPI’s medir. También es necesario contar con un método confiable para la obtención de los mismos. Aquí la tecnología es muy relevante, ya que todos los indicadores mencionados se pueden obtener de forma automatizada utilizando un software para la administración de contratos como el de Webdox.

Webdox está diseñado para todas las etapas de la administración de contratos, pero no solo ofrece las herramientas necesarias para todo este proceso, sino que también cuenta con un módulo de reportería que nos permite configurar los KPI’s más relevantes para la correcta gestión de los contratos de nuestra empresa.

En resumidas cuentas, la administración correcta del ciclo de vida de los contratos puede llevar a tu empresa al siguiente nivel, sobre todo en contextos como el actual, donde debemos procurar una digitalización óptima de cada proceso de una empresa. Un Software de Gestión Contractual es capaz de hacer de los documentos legales una herramienta estratégica. Los contratos están pensados para dar seguridad a las empresas en medio de la incertidumbre y los desacuerdos, pero si no son administrados correctamente pueden terminar como un factor de riesgo. Por eso, implementa las buenas prácticas que te hemos presentado para que tu gestión contractual sea eficiente y potencie tu negocio.

Te invitamos a seguir profundizando tus conocimientos en nuestro blog

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