Guía completa para la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)

Vivimos en un mundo cada vez más complejo, donde la volatilidad y la incertidumbre ya son parte del día a día de las empresas. Ante este escenario, es clave que las compañías estén al día con las herramientas tecnológicas claves que les permitan digitalizar cada uno de sus procesos.

Así es como cobra relevancia algo que antes se consideraba como una mera formalidad o trámite legal, pero que hoy ya es un activo de especial importancia: la automatización de los contratos.

Y es que los contratos son transversales a cualquier relación interna y externa dentro de las empresas, por lo que la administración de contratos representa una oportunidad para asegurar el crecimiento sostenido de las operaciones de cualquier compañía. 

No obstante, la gestión contractual es una disciplina relativamente nueva, y son pocas las empresas que cuentan con un área encargada específicamente de esta labor. Por lo que suele estar dispersa en varias áreas de la empresa y de manera analógica, por lo cual se hace difícil su administración. 

Es por este motivo que resulta muy útil ver la gestión del ciclo de vida de contratos como un proceso integrado, usando para este fin el modelo del ciclo de vida de los contratos.

En esencia, la gestión del ciclo de vida de contratos se presenta como un sistema destinado a automatizar y optimizar los procesos contractuales en todas sus fases. Desde la solicitud inicial del contrato hasta la creación, negociación, aprobación, firma y cumplimiento del documento, cada etapa implica la participación de diferentes áreas dentro de la empresa, así como terceros o externos.

Aunque pueda sonar lógico, muchas compañías aún no han definido de manera adecuada este proceso. La falta de una gestión estructurada conduce a la pérdida de valor y a la "dispersión de contratos" en las compañías. Sin embargo, la gestión óptima y eficiente de un contrato puede reducir costos, ahorrar tiempo y recursos, y facilitar las relaciones comerciales tanto dentro como fuera de la organización.

Es aquí donde entra en juego una solución SaaS (Software-as-a-Service) para la gestión del ciclo de vida de contratos (CLM, por sus siglas en inglés). Este enfoque se convierte en la herramienta adecuada para automatizar el proceso de creación, ejecución y gestión de uno de los activos más cruciales de las empresas: los contratos.

El CLM actúa como una herramienta para simplificar un proceso que, muchas veces, resulta engorroso y complejo. En la era actual, donde los procesos tecnológicos son protagonistas, el CLM se posiciona como una solución clave para tener todos los documentos contractuales centralizados, ordenados y gestionados en un mismo lugar. 

Un software de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) bien implementado puede generar una transformación significativa en la gestión contractual de una empresa, aportando beneficios cruciales:

1. Reducción de riesgos y costos:
El CLM establece procedimientos uniformes, reduciendo de manera considerable los riesgos legales y financieros asociados con la gestión contractual. A su vez, al consolidar toda la información contractual en un único sistema, se minimizan posibles errores y se mejora la visibilidad, contribuyendo a una toma de decisiones más precisa.

2. Mejora la eficiencia y colaboración:
Al automatizar tareas rutinarias, el CLM libera recursos y acelera los procesos contractuales, mejorando la eficiencia operativa.
Del mismo modo,  facilita la comunicación entre departamentos al ser una plataforma 100% centralizada, fomentando una colaboración más efectiva y eliminando posibles obstáculos en la transmisión de la información.

3. Promueve el cumplimiento normativo:
El uso de un CLM ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones aplicables a los contratos. Al mantenerse alineadas con las normativas, las empresas evitan riesgos legales y aseguran una gestión contractual que cumple con los estándares establecidos en cada país o región.

Hoy la implementación del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) no es simplemente una opción; se ha convertido en una necesidad esencial para mantener a las empresas competitivas.

Un claro ejemplo de su impacto positivo es evidente en el proceso de negociación. Aquí, un CLM software no solo agiliza la elaboración y revisión de contratos, sino que también ofrece plantillas y cláusulas preaprobadas, evitando así cuellos de botella en la aprobación.

Este enfoque eficiente no solo acelera la toma de decisiones, sino que también establece una base sólida para una gestión contractual ágil y alineada con las demandas dinámicas del entorno empresarial actual. En este panorama, el CLM emerge como una herramienta esencial para la optimización de las operaciones comerciales.

El ciclo de vida de un contrato presenta diversas fases críticas, cada una desempeñando un papel fundamental en su evolución:

Etapa de preparación o redacción (Pre-firma): En esta fase inicial, se identifica la necesidad del contrato y se elabora el primer borrador. La atención cuidadosa dedicada a esta etapa establece una base robusta para el contrato, destacando la eficiencia, la colaboración, la trazabilidad y la calidad en los procesos de generación contractual.

Etapa de negociación y firma (Firma): Tras la creación del contrato, se inicia la fase de revisión, donde las partes involucradas negocian y ajustan los términos. La ejecución del contrato, marcada por la firma de las partes, da inicio a su vigencia. Se aplican diversos tipos de firma, como firma masiva y electrónica, asegurando la eficiencia y seguridad en este proceso crucial.

Etapa de supervisión y cierre (Post-firma): A lo largo del ciclo del contrato, supervisar su cumplimiento y rendimiento es esencial. La fase de cierre abarca la renovación, modificación o terminación del contrato según las necesidades. La orden, control y gestión se extienden más allá del repositorio digital, incluyendo la administración de lo acordado mediante alertas y notificaciones, garantizando un seguimiento efectivo de los compromisos establecidos.

Sin un software CLM para la gestión de contratos, el estado y salud de estos documentos es incierto: los riesgos legales y de pérdida del papel son altos y la búsqueda con ciertos criterios se hace compleja y lenta. Pero un software para la gestión del ciclo de vida de contratos puede potenciar y hacer transparente todas las etapas de la gestión de contratos; lo que permite a los usuarios una estandarización de los tiempos, orden de las etapas y claridad de las responsabilidades de cada uno de los que participan de proceso contractual, todo de manera digital, haciendo que las instancias de trabajo remoto y toma de decisiones sean más amenos para todos los miembros de una empresa.

Ahora bien, el ciclo puede variar dependiendo de los objetivos y metas que tenga la organización. Esta guía establece 6 etapas clave dentro de este proceso y muestra cómo gestionar acuerdos con un Software de Gestión de Contratos:

Son muchas las circunstancias en las que, en algún área de la empresa, alguien requiere la redacción de un nuevo contrato. Ya sea en el área de compras, cuando se requiere contratar a un proveedor, o bien en el área de ventas, para formalizar un negocio con un nuevo cliente.

En el instante mismo en que un nuevo contrato es requerido, se da inicio al ciclo de vida del contrato. No obstante, en la mayoría de las empresas no existe un proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que genera una serie de consecuencias indeseadas. En primer lugar, quienes necesitan un nuevo contrato ni siquiera saben de antemano a quién deben dirigirse para su redacción: ¿Deben enviarlo al área legal? y si es así, ¿bajo qué circunstancias se debe solicitar el contrato a esta área? ¿Dependerá del monto del negocio? ¿Deberá hacerse cuando no se cuenta con un contrato estándar?

Una vez que se determina que la solicitud debe ser elevada al departamento legal, el proceso se vuelve más engorroso, ya que las solicitudes suelen realizarse por múltiples vías: por email, por teléfono, por Whatsapp o incluso en una conversación informal de pasillo. Con las solicitudes provenientes de diversas plataformas, el departamento legal no logra asignar adecuadamente las solicitudes y terminan sin una resolución clara y sin un seguimiento apropiado.

Otro problema que enfrenta el departamento legal es que suele recibir las solicitudes con información incompleta, es decir, no se han provisto todos los datos necesarios para generar el nuevo contrato, por lo que algún miembro del área debe obtener la información restante para poder comenzar con la redacción.

Con esto en mente, no es raro que en la novena encuesta anual de operaciones dentro del departamento legal, llevada a cabo por Blickstein Group, los profesionales de esta área hayan declarado que pasan un 13% de su tiempo en labores administrativas externas al área legal. Si a esto le sumamos el 19% del tiempo que pasan en labores administrativas internas del departamento, los profesionales pasan, en total, un 32% de su tiempo realizando estos trabajos en vez de dedicarlo al desarrollo de labores jurídicas. A sabiendas de que uno de los reclamos más frecuentes del departamento legal es la falta de presupuesto para contratar más abogados, esto es algo que las empresas simplemente no se pueden permitir.

Por todo esto, resulta crucial poder automatizar el proceso de solicitud de nuevos contratos. Afortunadamente, la tecnología permite unificar el canal por el cual se generan las solicitudes, logrando formalizar este proceso. Esto le permite al departamento legal la centralización de sus solicitudes, para así asignar sus recursos de acuerdo al nivel de complejidad y prioridad de cada caso. Formalizar este proceso también exige que las solicitudes incluyan toda la información que los profesionales del área legal podrían requerir para la redacción de los nuevos contratos, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a labores administrativas externas al área legal.

Un software de gestión de contratos como Webdox, cuenta con un completo sistema para la solicitud de nuevos contratos, el que además de lograr la centralización de este proceso, otorga también la posibilidad de configurar las solicitudes a la realidad de cada empresa, estableciendo los distintos roles y encargados de cada solicitud dependiendo de la complejidad o la naturaleza de las mismas.

Luego de las solicitudes viene el proceso de creación y revisión de contratos. Esta tarea es realizada por los administrativos que cumplen dicho rol; pero no se debe dejar de lado la importancia de un análisis constante que permita evaluar el desarrollo de los procesos involucrados.

Otro problema que surge a partir de las fases del contrato, es el tiempo que recorren para llegar a un acuerdo y firma de los participantes. ¿Cómo agilizar la revisión de estos documentos sin caer en ningún tipo de error que genere pérdidas en recursos?

Un software para gestión de contratos es capaz de automatizar este proceso y acabar con las demoras innecesarias e ineficiencias en la revisión de documentos.

La mayoría de las empresas administran sus contratos manualmente, lo que hace que el ciclo de vida de un contrato sea incierto; puede ser rápido porque no hay tiempo para revisar exhaustivamente el contenido -lo que puede inducir errores- o bien, tardar mucho porque las cláusulas, roles y objetivos no son claros.

El mayor riesgo de la revisión manual de contratos, es que el error humano puede ser costoso. En cambio, un contrato gestionado de forma óptima y eficiente reduce costos, ahorra tiempo y recursos y, al mismo tiempo, entrega certezas del proceso, facilitando la relación comercial dentro y fuera de la organización. Asegurar que los contratos se construyan y controlen desde su creación hasta su finalización con trazabilidad y monitoreo, llevará a la tranquilidad de todos los involucrados.

Un software de administración de contratos agiliza y transparenta este proceso, estandarizando los tiempos, ordenando las etapas y dejando en evidencia las responsabilidades a través de la visibilidad de los contratos; especialmente hoy, cuando las ofertas se vuelven más complejas y bajo una mayor presión para moverse rápida y efectivamente de manera virtual.

En los contratos con cláusulas estándar no se requiere pasar por múltiples revisiones, pero en contratos más complejos es probable que existan segmentos de contenido que requieren de una extensa lectura para ser aprobados, y así tener la certeza de que dicha información será revisada en el momento adecuado y de la forma correcta.

Si el proceso es manual, los administradores deben revisar el documento completo para corroborar si hay partes donde no es necesario hacer cambios, lo que genera grandes pérdidas de tiempo. En cambio, un software especializado para la gestión del ciclo de vida de los contratos permite identificar los segmentos de contenido específico que pueden ser modificados, haciendo una distinción automática y dividiendo el contenido trabajado con un filtro que reconozca todo lo que es nuevo, a diferencia de las cláusulas que son estándar. Al dejar registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, se facilita esta tarea para un posterior seguimiento durante la auditoría del contrato. De este modo, nada queda al azar, ya que hay un acceso más directo y fácil a la visualización de cada proceso, con tiempos definidos para cada revisión.

Cuando ya el proceso de revisión está listo, el contrato se envía a las distintas partes involucradas para ser firmado. Sigue leyendo para saber más sobre la etapa de firma de los contratos.

Hoy en día, gran parte de los trámites y procesos relacionados a la gestión de contratos es digital. Desde la redacción en un procesador de texto electrónico (Word u otros) hasta su almacenamiento en una biblioteca o repositorio digital.

Si bien la digitalización de procesos en las empresas es cada vez más grande, en el área legal aún queda un resquicio del pasado que tiene un importante rol en el proceso de aprobación de un contrato: la firma manuscrita.

Actualmente, se busca agilizar los procesos de gestión de documentos en varios países con la implementación de la firma electrónica o digital, regida por diferentes normativas según la legislación de cada territorio. ¿Cómo te beneficiaría a ti, como empresa, utilizar este método de firma?

La firma manuscrita tiene demoras intrínsecas difíciles de erradicar. Suele implicar la impresión del documento, escaneos y envíos electrónicos de ambas partes interesadas. A veces, en contratos más complejos, requiere que este mecanismo se haga múltiples veces para varias personas involucradas en el contrato.
Tal y como explica la empresa de certificación Signaturit, el trámite mediante el mecanismo tradicional manual puede demorar en promedio 5 días. Con la herramienta digital de firma electrónica es posible hacer todo en un promedio de 30 minutos.

En el caso del trámite de una firma, el mecanismo tradicional incurre en gastos en material (impresión en papel y tóner de impresión), el costo de enviar el papel físico a firmar y su retorno, gastos por envío de correo normal o certificado por un servicio de courier privado, entre otros. Todos estos costos asociados se reducen a cero cuando toda la tramitación de la firma es digital.

El documento queda disponible de forma rápida y fácil si se compara con la versión tradicional. Mediante un software de gestión de contratos como Webdox, su búsqueda en formato digital también se hace mucho más eficiente.

Cada vez más empresas están confiando la gestión de sus procesos a herramientas tecnológicas. El uso de una solución tan eficaz y pertinente como Webdox, ayuda a reducir incertidumbres y desconfianzas entre los participantes del proceso.
Ahora bien, el tipo de firma electrónica a usar dependerá del tipo de documento a firmar. Muchas empresas utilizan la versión simple, que básicamente consiste en la fotografía de una firma real, sobre todo para hacer trámites internos que no requieren validez legal. Tal es el caso de contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, memorandos de la empresa, etc.
La firma digital o electrónica avanzada, en cambio, es muy superior, debido a que requiere su registro y validación por una empresa acreditada, mediante el uso de un dispositivo de autenticación. Esto ha dado una percepción de alto costo a esta firma, y por tanto se ha usado principalmente para documentos que, por sus implicaciones legales, requieren la firma con plena validez legal de un alto ejecutivo o directivo.
Ahora bien, ¿cómo se incorpora la firma electrónica dentro del ciclo de vida de los contratos?
Con un software como Webdox, se puede incluir fácilmente la firma electrónica y sus diferentes formas como parte de la administración del ciclo de vida de los contratos:

• Enrolamiento (registro de la firma electrónica de cada persona).
• Emisión de certificado (este puede ser anual, bianual, etc.)
• Acceso a dispositivo de autenticación.
• Firma electrónica simple gratuita e integrada en el producto, certificada por Digicert, para poder firmar todo tipo de contratos. 
• Firma electrónica avanzada por medio de un Add-On y acreditada por una empresa certificadora.

Continuando por el ciclo de vida del contrato, una de las etapas finales y fundamentales es la renovación o renegociación, en la que a veces ocurren imprevistos y vencimientos a los que hay que prestar atención.

En esta parte del proceso contractual, muchas veces ocurren imprevistos como la expiración de la vigencia de un contrato. Esto se debe principalmente a que los responsables no recuerdan o no tienen registro de la fecha de caducidad. El problema es que estos olvidos pueden generar un gran dolor de cabeza para el equipo encargado de los contratos, al equipo legal y también a otros miembros de la organización, así como una desconfianza para la contraparte u otros problemas de relación comercial. Con un software de gestión de contratos, sin embargo, estos y otros problemas pueden evitarse:

Este es en definitiva uno de los problemas más comunes en la gestión de contratos, ya que los documentos normalmente son archivados sin haber realizado un análisis de cuáles son las fechas, los términos e hitos clave. En este sentido, es que se debe contar con un sistema capaz de registrar las fechas clave y permitir configurar alertas de manera proactiva.

Un Software como Webdox, permite establecer alertas en base a las fechas clave de los contratos, como el día de expiración, el vencimiento de una boleta de garantía o algún hito relevante del documento. Asimismo, se pueden definir los usuarios a alertar, la cantidad de notificaciones a recibir y el tiempo de aviso de cada uno. Esta funcionalidad es completamente configurable, y también cuenta con un tablero que permite visualizar el estado de los contratos para tener todo bajo control.

Del problema anterior, suelen desprenderse dos consecuencias indeseadas: por un lado, el hecho de que una fecha importante pase desapercibida podría ocasionar cobros adicionales, los que pueden ser completamente ignorados hasta que la contraparte se pronuncie y, para entonces, el caso ya está perdido. Por otro lado, en contratos de tracto sucesivo, en los que la única oportunidad de renegociar las condiciones del contrato suele ser cerca de la fecha de renovación del mismo, es sumamente importante tener el tiempo suficiente para preparar las negociaciones. De otra forma, el contrato simplemente se renovará de manera automática, perdiéndose la oportunidad de mejorar las condiciones comerciales para la empresa.

El momento de la renovación de un contrato es la instancia ideal para agregar, cambiar o actualizar algunas de sus cláusulas, asegurando que el acuerdo siga siendo un soporte válido para el negocio, capaz de enfrentar las nuevas condiciones del mercado. Los problemas surgen cuando llega el momento de la renovación y no se cuenta con un proceso previamente establecido. Ante esto, muchas veces se opta por mantener contratos con cláusulas obsoletas o que no aplican a las condiciones actuales del mercado.
De ahí la importancia de automatizar este proceso, estableciendo con anterioridad a la renovación de un contrato cuáles son las cláusulas susceptibles de cambios, así como los encargados o interesados en revisar un fragmento en particular del mismo, manteniendo los contratos 100% útiles y operativos.

Renovar un contrato implica generar un nuevo documento con todos los costos que esto implica:

• Bodegaje para almacenamiento.
• Infraestructura para combatir incendios.
• Control de acceso al lugar de almacenamiento.
• Búsqueda manual de los documentos.
• Reescritura, revisión y aprobación de estos documentos.
• Reimpresión de documentos de muy larga data.
• Costo de timbraje de estos documentos, transporte, etc.

A veces, para un mismo negocio se han generado innumerables documentos conforme se han ido renovando los contratos. Lo anterior produce que un contrato vaya generando “costos heredados”, los cuales se acumulan año tras año. Todos estos costos se reducen drásticamente al contar con un software para la gestión contractual. Continúa leyendo sobre los costos asociados a la negociación de contratos en tu empresa.

De acuerdo a la World Commerce & Contracting (WorldCC), las empresas pierden cada año el equivalente al 4% de su facturación debido a las negociaciones de contratos que se prolongan en exceso. A las dificultades habituales de llegar a un acuerdo se añade a menudo una gestión documental ineficiente, extendiendo aún más los plazos. ¿Sabes cómo evitarlo en tu empresa?

Seguramente este tipo de situación te resultará familiar: tu empresa lleva meses negociando un importante acuerdo con un cliente o proveedor. Ambas partes están interesadas, pero el proceso de negociación parece no tener fin, con constantes modificaciones en el contrato, cláusulas que se discuten hasta la última coma, cambios que no se aplican correctamente, borradores antiguos que por “arte de magia” vuelven a entrometerse en las reuniones, y correos una y otra vez.

Mientras la negociación se alarga, tu empresa está perdiendo dinero y oportunidades de negocio. Entre las causas más habituales que provocan retrasos en las negociaciones, destacan:

• La complejidad y valor del acuerdo.
• Las relaciones existentes entre las partes.
• Las habilidades de los negociadores.
• El nivel de planificación y compromiso.
• La falta de tecnología adecuada para la administración de los contratos.

Este tipo de problemas retrasan el 40% de los acuerdos empresariales, porcentaje que llega al 70% en el caso de las negociaciones de alto valor estratégico. Las consecuencias de prolongar demasiado el cierre de un contrato son catastróficas: pérdida de ingresos y oportunidades de negocio, paralización del lanzamiento de nuevos productos y servicios, incumplimientos con proveedores y clientes, daño a la imagen de la marca, insatisfacción y tensión entre los empleados de la empresa, etc. ¿Cómo una correcta administración de los contratos podría ayudar a reducir estos tiempos?

Tener claramente establecido el ciclo de vida de los contratos le permitirá a tu empresa tener plena visibilidad de cuáles son las etapas por las que debe atravesar un contrato y quiénes son los encargados de negociarlo. De esta forma, tu empresa garantiza el cumplimiento y puede tomar medidas proactivas de manera de asegurar que los contratos se produzcan siempre a tiempo y no se generen cuellos de botella que retrasen innecesariamente las negociaciones de nuevos contratos que pueden generar pérdidas millonarias en tu empresa.

El último punto, pero igual de importante que todos los anteriormente mencionados, es la identificación de los KPIs de la administración de contratos.

Sin una estrategia, una empresa no podrá determinar si es exitosa o no, ya que es en el planteamiento de la estrategia cuando se definen los objetivos y las metas a alcanzar, es decir, a dónde se quiere llegar. Por otro lado, una buena estrategia sin la adecuada ejecución se transforma simplemente en un montón de buenas intenciones. Pero, ¿cómo saber si estamos ejecutando correctamente la estrategia y estamos encaminados hacia el logro de las metas propuestas?

Los KPI, o Key Performance Indicators son indicadores clave que permiten contar con un diagnóstico del estado de una empresa o área en específico, hacia el logro de sus metas. La administración del ciclo de vida del contrato ofrece una excelente oportunidad para obtener KPIs que nos ayuden a la consecución de los objetivos de la empresa. Más que cifras puramente informativas, deben ser tratados como métricas sobre las cuales es vital realizar alguna gestión. Un KPI es más que un indicador, es información accionable.

Dentro de los KPIs más relevantes de plazos de contratos, tenemos:

• El tiempo promedio entre la solicitud y la firma de un contrato.
• Días de retraso en aprobaciones.

Ambos son indicadores clave que nos permiten saber cuánto tiempo le toma a nuestra empresa el tener un contrato firmado después de que éste es solicitado y si hay retrasos en las aprobaciones requeridas.

Teniendo estos KPI siempre a la mano, podemos saber dónde es necesario ajustar procesos y reasignar recursos, de manera de tener los contratos listos lo antes posible.

Ahora bien, si hablamos de la administración de los contratos con proveedores para asegurar una correcta y continua operación, existen otros KPI que nos permiten tomar acciones proactivas, como por ejemplo:

• Cantidad de contratos por proveedor, tipo de contrato, ciudad, etc.
• Precio promedio por contrato.
• Porcentaje de contratos por expirar.
• Contratos por expirar y montos de los mismos en un cierto rango de tiempo.

Así como estos, podrían desarrollarse KPIs para cada área de una empresa, como Compras o RR. HH.

No basta con saber qué KPIs medir. También es necesario contar con un método confiable para la obtención de los mismos. Aquí la tecnología es muy relevante, ya que todos los indicadores mencionados se pueden obtener de forma automatizada utilizando un software para la administración de contratos como el de Webdox.

Webdox está diseñado para todas las etapas de la administración de contratos, pero no solo ofrece las herramientas de gestión necesarias para todo este proceso, sino que también cuenta con un módulo de reportería que nos permite configurar los KPIs más relevantes para la correcta gestión de los contratos de nuestra empresa.


En resumidas cuentas, la administración correcta del ciclo de vida de los contratos puede llevar a tu empresa al siguiente nivel, sobre todo en un contexto de incertidumbre como el actual, en el que debemos procurar una digitalización óptima de cada proceso de una empresa. Un Software de gestión del ciclo de vida de contratos es capaz de hacer de los documentos legales una herramienta estratégica. Los contratos están pensados para dar seguridad a las empresas en medio de la incertidumbre y los desacuerdos, pero si no son administrados correctamente pueden terminar como un factor de riesgo. Por eso, implementa las buenas prácticas que te hemos presentado para que tu gestión contractual sea eficiente y potencie tu negocio.

Cuando se decide incorporar un software de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) en la estructura empresarial, es esencial tener en cuenta diversos factores para garantizar una elección acertada:

Necesidades específicas de la empresa: El CLM software debe alinearse con las necesidades particulares de la empresa, tomando en cuenta su tamaño, industria y el tipo de contratos que gestiona. La adaptabilidad del software a las características únicas de la empresa es fundamental para una implementación exitosa.

Funciones y características relevantes: La elección del software CLM ideal debe basarse en su capacidad para ofrecer las funciones y características necesarias. Desde la elaboración y negociación hasta la supervisión del cumplimiento, el software debe brindar las herramientas esenciales para una gestión de contratos eficaz.

Facilidad de uso: La adopción exitosa del software depende en gran medida de su facilidad de uso. Es crucial que el software CLM sea intuitivo y comprensible para los usuarios. Una interfaz fácil de navegar contribuye a una rápida incorporación y uso efectivo del sistema.

Asequibilidad: Considerar el costo del CLM software es esencial. Debe ser una inversión asequible para la empresa, garantizando un retorno de inversión positivo. Evaluar las opciones disponibles en función del presupuesto disponible ayudará a encontrar la solución más rentable.

El horizonte del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) se perfila hacia una evolución significativa, caracterizada por la incorporación de tecnologías innovadoras, entre las que destaca la Inteligencia Artificial Generativa (IAG) como protagonista. Esta tendencia marca un cambio trascendental al prometer la automatización avanzada de procesos y la mejora sustancial en la seguridad de los contratos.

1. Automatización avanzada con IAG:
La Inteligencia Artificial Generativa redefine la automatización al permitir la creación autónoma de contenido contractual. Mediante algoritmos avanzados de LLMs, la IAG puede generar contratos complejos y personalizados, agilizando significativamente la fase de redacción y negociación.

2. Mejora de la eficiencia y personalización:
La IAG no solo automatiza, sino que también optimiza los procesos contractuales al adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Esta capacidad de personalización no solo agrega eficiencia, sino que también mejora la adaptabilidad del CLM a entornos empresariales diversos.

3. Revisión en tiempo récord:
La IAG desempeña un papel crucial en la rápida revisión de los contratos. Al analizar de manera eficiente grandes volúmenes de documentos, esta tecnología facilita una revisión detallada, identificando cláusulas clave y asegurando la coherencia en la interpretación contractual en tiempo récord. Esto se traduce en una revisión más ágil y precisa, acelerando los procesos sin comprometer la calidad.

4. Eficiencia operativa y reducción de riesgos:
La adopción de la IAG no solo se traduce en eficiencia, sino que también contribuye a la reducción de riesgos al minimizar errores humanos y garantizar la coherencia en la redacción contractual. Esto conlleva a una gestión contractual más eficaz y libre de ambigüedades.

En definitiva, la integración de la Inteligencia Artificial Generativa en el CLM no solo representa una revolución en la automatización, sino que también redefine la eficiencia, personalización y seguridad en la gestión contractual. Se espera que el 2024 sea el boom en la implementación de esta tecnología con capacidades cognoscitivas e intelectuales expresadas por sistemas informáticos.

La gestión efectiva de contratos no es solo una necesidad, sino una estrategia crucial para las empresas que buscan optimizar sus operaciones, reducir riesgos y mejorar la colaboración interdepartamental. Desde la fase de redacción hasta la revisión rápida de contratos, y desde la elección de un software CLM hasta la implementación exitosa con ejemplos tangibles, cada aspecto abordado en esta guía apunta a potenciar la eficiencia y la inteligencia en la gestión contractual.