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La gestión de compras es fundamental para la cadena de valor  y obtener rentabilidad para una empresa. Por esto, la gerencia del área debe ser capaz de elaborar las estrategias adecuadas de negociación con sus proveedores, de modo que el acuerdo final sea lo más rentable posible para la compañía. Entre las funciones fundamentales del departamento de compras, se encuentra el registro de datos e informes de gestión en procurement y la minimización de los costos, pero también la importante labor de entablar buenas relaciones con los proveedores de la compañía y gestionar sus contratos.

No se debe subestimar la importancia de este último punto. La comunicación fluida y las negociaciones con proveedores resultan fundamentales para lograr una buena gestión de compras y, por tanto, para la rentabilidad y bienestar global de una compañía. ¿Cómo, entonces, lograr una correcta negociación con proveedores? 

Según Knesix Institute, la mayoría de los expertos en negociación con proveedores concuerda en que más del 75% del tiempo para lograr una buena gestión de compras se dedica a la preparación previa de esta. Entre las tareas importantes que destacan, se encuentra la solicitud y evaluación de propuestas con proveedores y, en especial, el desarrollo de estrategias que tengan aprobaciones de la alta gerencia, pues el apoyo de la directiva será primordial en la negociación y posterior firma de los contratos. Contar con la aprobación de las partes interesadas toma mucho tiempo, sin embargo, sin este visto bueno, el equipo de negociadores no puede desempeñarse correctamente.

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I. Pasos en una negociación con proveedores

Para que un gerente de procurement negocie con un proveedor, debe ser capaz de organizarse y anticiparse a este. Debe saber, por lo tanto, lo que debe pedir, de qué manera y, sobre todo, a quién se lo pide. En una negociación, ambas partes dominan el terreno, pero lo primordial es entender cómo disponerlo. ¿Sabes negociar una compra para obtener un buen acuerdo final? Deloitte explica cómo mejorar la negociación de proveedores paso a paso: 

1. Ver al proveedor como un aliado

El primer paso previo a negociar con un proveedor es que el responsable de la compra sea capaz de verlo como un aliado y no como un enemigo. De ellos depende el aprovisionamiento de la compañía y, por tanto, el funcionamiento de esta. El comprador, entonces, debe ser capaz de entablar relaciones y comunicaciones cordiales y duraderas con sus proveedores, para poder lograr las mejores negociaciones no solo en ese momento preciso, sino también a futuro, y plasmarlo así en su contrato. El principal objetivo de establecer una alianza entre comprador y proveedor es que la relación se haga beneficiosa para ambos. Así, de un modo colaborativo, se construyen estrategias de valor para la empresa. 

2. Ser capaz de seleccionar partners estratégicos

Al segmentar la base de proveedores, es importante mirar más allá de lo financiero y considerar las diferencias en la cultura corporativa, el modelo operativo y sus prácticas comerciales. Seleccionar un partner estratégico como comprador significa pensar en las ventajas competitivas no solo de hoy, sino también del mañana, y qué proveedores podrían respaldarla. 

3. Alinearse interna y externamente

Alinearse con las partes interesadas del negocio requiere de una comprensión integral de los requisitos y las iniciativas existentes dentro y fuera de la organización. Para una buena negociación, entonces, es importante cambiar el enfoque hacia la cadena de suministro extendida, evaluando y juzgando las causas y efectos no solo para tu propia compañía, sino también para toda la red de proveedores estratégicos.

4. Establecer relaciones mutuamente beneficiosas 

Al negociar con proveedores, asegúrate de negociar un contrato beneficioso para ambas partes, teniendo en cuenta las acciones inmediatas y los compromisos a futuro. Para esto, es fundamental poder fomentar la colaboración, capacitando a cada empleado del área de compras en la gestión de conflictos, la resolución de problemas y la habilidad de crear redes de contacto duraderas. 

5. Seleccionar KPIs significativos y compartir la información

Selecciona medidas que sean relevantes para los proveedores y para la empresa, en función de los objetivos estratégicos mutuamente definidos, procurando ser específico en cómo los objetivos debieran ser medidos. Para esto, es necesario poder comunicar abierta y continuamente la información, garantizando fluidez en ambas direcciones, en tiempo real. 

6. Aceptar los cambios 

Es importante ser capaz de reconocer que entrar en cualquier relación con un proveedor estratégico dará como resultado una serie de transformaciones dentro de cada organización asociada, y que se requiere de un compromiso y aceptación mutua al cambio continuo e incremental. 

7. Pasar de la estrategia a la acción

Una vez que la empresa ha superado la estrategia inicial de comunicación con sus proveedores, hay dos formas comunes y no excluyentes de comenzar una negociación: identificando y movilizando las partes internas interesadas y realizando encuestas externas con proveedores clave. Por lo general, se trata de trabajar en diferentes temas con proveedores estratégicos. Las matrices de comunicación existentes pueden ser un buen punto de partida para identificar, primero, las partes internas interesadas. Una vez identificadas y evaluadas todas las relaciones internas, es hora de asignar un responsable dedicado para coordinar y administrar todas las actividades desde una perspectiva neutral y de extremo a extremo en el futuro con los proveedores externos. 

Realizar una encuesta entre los principales actores dentro de la base de suministro de la compañía puede potenciar enormemente la estrategia de negociación y respaldar su implementación. Ayuda a responder preguntas como ¿qué piensa el mercado sobre nuestra empresa? ¿Qué identifican los proveedores como fortalezas y oportunidades clave al trabajar con nosotros?

II. Problemas comunes en la negociación con proveedores

Como sabemos, la gestión de compras y aprovisionamiento de una empresa es una función muy importante en la cadena de suministro, dado que así se podrá aumentar el margen de beneficios. En consecuencia, el éxito de una compañía obedece directamente a una excelente gestión de compras. Entre los problemas comunes que se generan en la negociación con proveedores, podemos mencionar: 

  • La inexistencia de un sistema de negociación establecido y definido. 
  • Ineficiencia en la selección meticulosa y estratégica de proveedores. 
  • Comunicación pobre o poca valorización de la relación que se establece con los proveedores. 
  • Desconocimiento de los productos adquiridos como empresa. 
  • Poco control en la planificación de la producción o las previsiones de venta. 
  • Inexistencia de una estandarización y control en el proceso de negociación de contratos con proveedores, traduciéndose en problemas contractuales. 

Este último punto es de especial relevancia, ya que el contrato es el acuerdo legítimo de la relación que se establecerá con el proveedor. Si no hay una buena negociación del contrato con el proveedor, será difícil ver los beneficios globales en la empresa. Una buena negociación contractual se traduce en: 

  • Reducción de costos e incremento de la eficiencia, más allá de los esfuerzos tradicionales de abastecimiento y gestión de categorías, estableciendo relaciones a largo plazo y procesos de comunicación efectivos. 
  • Gestión del riesgo y cumplimiento de los proveedores, fortaleciendo la transparencia y visibilidad global en las relaciones clave, a través de políticas y procesos, métricas y herramientas. 
  • Impulso del rendimiento de los proveedores de manera transparente y sostenible. 
  • Mejora continua de las operaciones, a través de relaciones a largo plazo con proveedores, lo que permite la creación de una cadena de suministro más eficaz y eficiente. 
  • Fomento del desarrollo e innovación empresarial mediante la identificación e implementación conjunta de nuevas oportunidades de mercado, compartiendo visión y estrategia a través de la planificación conjunta desde el mismo contrato.

III. Estrategias para negociar con proveedores

Para que la empresa desarrolle correctamente su actividad y no existan problemas en la cadena de suministro, existen algunas técnicas útiles que mejoran la negociación con proveedores:

  1. Informarse: lo primero es poder hacer una buena investigación de mercado, para aliarte como empresa con los partners más estratégicos y los adecuados para la compañía según los productos que ofrecen, su calidad, sus precios y servicios. 
  2. Preparar la negociación: no basta solo con investigar a los posibles proveedores de tu empresa. También se debe hacer una preparación previa de lo objetivos a alcanzar para determinar qué es lo que se quiere conseguir y hasta qué punto es posible transar en la comunicación con el proveedor. Para esto, es importante calcular el margen de beneficio de los productos, para poder elaborar una negociación con criterio. 
  3. Dejar que el proveedor conozca tu empresa: es común que los proveedores no sepan nada de la compañía a la cual ofrecen sus servicios y bienes, sin embargo, es fundamental que conozcan tu empresa. Explica en qué consiste tu negocio para que se pueda establecer un canal de comunicación efectivo e informado sobre las partes beneficiadas. 
  4. Mencionar la competencia: si en un aspecto determinado es beneficioso, no se debe tener miedo a mencionar la competencia para incentivar y llegar a una negociación justa. 
  5. Tomarte el tiempo necesario: las decisiones en compras no deben ser apresuradas. Se debe pensar bien sobre las condiciones antes de llegar a un acuerdo. Si algo no convence, la negociación debe continuar o, en casos, seguir buscando otros aliados estratégicos.
  6. Plasmarlo todo en un contrato: negociar con proveedores puede resultar en un proceso largo. Es importante poder plasmar todo ese proceso durante el ciclo de vida de un contrato y luego obtener cada uno de los objetivos estipulados en el contrato.

IV. Cómo una buena gestión de contratos te ayuda en la negociación

Una vez que se haya llegado a una negociación con los proveedores para tu empresa, es fundamental poder plasmar todo el proceso en un contrato escrito que esté redactado y firmado por ambas partes. Una buena gestión de contratos, por lo tanto, es clave para poder establecer una relación beneficiosa entre comprador y proveedor. 

 Ambas partes deben acordar qué cubrirá el documento, incluyendo detalles del precio, condiciones de pago y calendarios de entrega. Se debe considerar asesoramiento de parte de la gerencia legal para elaborar términos y condiciones estándar, pues ellos tienen el conocimiento o know-how para resguardar y obtener un cumplimiento, fiel a lo acordado. Los contratos y su buena gestión son fundamentales para proteger los intereses de ambas partes y registrar todas las garantías dadas. Para esto, es importante asegurar que el contrato incluya cualquier resolución de disputas o procedimientos de salida que se deben seguir si alguna de las partes no está satisfecha con la relación o si desea finalizar el contrato.

Mejorar la gestión de contratos es fundamental para una buena negociación. La gestión de proveedores ya no requiere cadenas de correo electrónico interminables y llamadas telefónicas de registro. Si las gestiones contractuales utilizan una buena tecnología, las negociaciones pueden quedar plasmadas y visibilizadas en cualquier momento, garantizando que la empresa obtenga los productos de mayor valor al mejor costo.

La tecnología simplifica la gestión de las relaciones con los proveedores, por tanto, es una buena idea invertir en un software de gestión contractual para realizar un seguimiento de la información sobre sus proveedores en un solo lugar. 

Además, se garantiza visibilidad en tiempo real: el equipo obtiene una visión completa del proceso de negociación con los proveedores en el momento exacto en que lo necesitan. Este tipo de visibilidad es la que permite reducir tiempos y llegar a una mejor negociación y acuerdo final.

V. Los usos de un CLM para lograr un win-win en la negociación con tu proveedor

Actualmente y en plena era digital, los gerentes de compra pueden contar con herramientas tecnológicas durante la negociación con proveedores, y sin embargo, continúan recurriendo a negociaciones convencionales en todas sus relaciones comerciales. La mayoría de los profesionales del área afirman que hoy en día la mejor forma de manejar alianzas estratégicas con proveedores es mediante softwares que permitan visibilizar todo el proceso de negociación y establezcan plazos de revisión y aprobación de los objetivos.

 Un software CLM es una herramienta que abarca de forma global los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos de tu empresa, tomando los procesos de prefirma, firma y postfirma de forma integral. Centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para una correcta gestión contractual.

Al aclarar y visibilizar todo el proceso, un CLM permite que una empresa compradora pueda beneficiarse de una buena comunicación, lo que a la larga trae beneficios tangibles como: 

  • Menor tiempo perdido en aclaraciones y entender los contratos tomados.
  • Visibilidad de todo el proceso de negociación en un solo lugar y en tiempo real, para el comprador. 
  • Rapidez y agilidad, al ser un trabajo 100% digital, desde su creación hasta la firma. 
  • Calificación de tus proveedores según cumplimiento de contratos y plazos, permitiendo escoger con más claridad a los aliados más estratégicos. 

En suma, un CLM potencia las estrategias y beneficios de una buena negociación con proveedores, manejando las posiciones de poder entre comprador y proveedor, así como generando, a la larga, un win-win para ambas partes, mutuamente beneficiadas. Webdox es un software CLM que, en este ámbito, logra posicionarse como herramienta estratégica para apoyar a la gerencia de compras en sus negociaciones con proveedores.

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