Políticas de privacidad

Política de privacidad de Webdox Legal®
Publicación: 01 de Agosto de 2016

Gracias por ingresar a la página comercial de Webdox Legal®. Aquí presentamos la forma en que recopilamos, usamos y procesamos tu información cuando usas nuestros sitios web, software y servicios.

En cumplimiento de la Ley N° 19.628, y de nuestro compromiso de proteger la seguridad de los datos de carácter personal de los Usuarios, la información que el Usuario proporcione a Webdox Legal ® a través de nuestro sitio se encuentran sujetos a nuestra Política de privacidad.

(1) Qué datos te pedimos, cuáles registramos y por qué lo hacemos.

Usamos y recopilamos la siguiente información para prestar, mejorar y proteger nuestros Servicios:

CREACIÓN DE TU CUENTA EN WEBDOX LEGAL®

Webdox Legal® te pide información específica para asociarla a tu cuenta, como tu empresa, la industria de la misma, tu nombre y apellido, número de identidad (ejemplo, RUT en Chile, DNI en Argentina, entre otros), dirección de correo electrónico y cargo. En caso que la información proporcionada por el Usuario no sea correcta, puede solicitar al siguiente correo electrónico privacidad@webdox.cl, eximiendo a Webdox Legal® de cualquier responsabilidad por su uso.

SERVICIOS DE WEBDOX LEGAL®

Cuando usas nuestro software y servicios, almacenamos, procesamos y transmitimos, de manera confidencial e interna, tus documentos e información relacionada con ellos (como las características o atributos que les asignas a los documentos, sus alertas, documentos relacionados, comentarios, entre otros). Si nos concedes acceso a tus contactos, almacenaremos esos contactos en nuestros servidores para que puedas usarlos.

DATOS QUE PROVIENEN DEL USO DE WEBDOX LEGAL®

Recopilamos información de los dispositivos que usas para acceder a nuestros distintos productos de software. Aquí se incluyen las direcciones IP, el tipo de explorador, versión del sistema operativo, el dispositivo y las funcionalidades que usaste en Webdox Legal®.

(2) Cookies y otras tecnologías.

¿Qué es una cookie? Las cookies y/o herramientas analíticas son archivos que se transfieren desde un Sitio Web al disco duro de tu computador, con el fin de que al ingresar nuevamente a nuestras plataformas, éste lo reconozca y se enriquezca su navegación.

Aplicamos ciertas tecnologías, como cookies (definidas en el párrafo anterior), para prestar, mejorar, proteger y promocionar nuestros productos de software. Por ejemplo, las cookies nos ayudan a recordar tu RUT o mail de Usuario para tu próxima visita, a comprender la forma en que interactúas con nuestras plataformas y a mejorar nuestro servicio en función de esa información. Puedes configurar tu explorador para que no admita las cookies, pero ello puede limitar la capacidad de usar nuestros módulos de software, en relación a ciertas funcionalidades específicas.

(3) Con quiénes se comparte la información con la que creas tu cuenta de Usuario y de empresa:

Podremos consultar y compartir tu información, según se describe a continuación, siempre dentro de un marco profesional, de responsabilidad y confidencialidad.

PERSONAS QUE TRABAJAN PARA WEBDOX LEGAL® Y DISPOSITIVOS USADOS POR LOS MISMOS:

En Webdox Legal® actualmente trabajan personas especializadas en el ámbito legal e informático, quienes en ciertas circunstancias autorizadas por cada cliente de manera expresa, pueden consultar los documentos de ellos con el objetivo de mejorar, ampliar o reducir las características asociadas a cada documento, relacionar información legal, mejorar la calidad de documentos escaneados, entre otras cosas. En dichos casos y en cualquier circunstancia de tratamiento de información, estas personas están comprometidas, a través de procesos establecidos y cláusulas de confidencialidad, a manejar la información de nuestros clientes de manera privada, responsable y dentro de los marcos de destrucción y encriptación de información establecidos internamente, todo en relación también a los diversos dispositivos donde circule esta información.

ADMINISTRADORES DE CADA EMPRESA QUE UTILICE WEBDOX LEGAL®:

Si eres Usuario de Webdox Legal®, el o los administradores que existan en tu empresa podrán controlar las acciones que tu cuenta ha realizado, como también podrá bloquear, eliminar tu cuenta, definir tu vista de documentos y controlar tus perfiles. Consulta las políticas internas de tu empresa si tienes alguna pregunta respecto de esta norma. Solicitudes de instituciones o fuerzas del orden público:

Podremos divulgar tu información ante terceros si determinamos que ello es razonablemente necesario para (a) cumplir con la ley, (b) proteger a una persona de la muerte o de lesiones graves, (c) prevenir fraudes o el abuso hacia Webdox Legal® o hacia nuestros Usuarios o (d) proteger los derechos de propiedad de Webdox Legal®.

La correcta administración de tus datos es fundamental para todos quienes giran en torno a Webdox Legal® (empleados, socios, proveedores y clientes) y es una responsabilidad que asumimos con compromiso. Consideramos que los datos de los Usuarios deben recibir las mismas protecciones legales, independientemente de si están almacenados en nuestros servicios o en el disco duro de sus computadoras.

(4) Cómo protegemos tu información:

SEGURIDAD. DISPONEMOS DE UN EQUIPO DEDICADO A PRESERVAR LA SEGURIDAD DE TU INFORMACIÓN, A LLEVAR A CABO PRUEBAS DE VULNERABILIDAD. LA SEGURIDAD QUE BRINDAMOS LA SUBDIVIDIMOS ACTUALMENTE DE DOS MANERAS.

(a) Servidores e infraestructura: La información que nuestros Usuarios cargan en Webdox Legal® es almacenada en data centers de Amazon Web Services (AWS) u otros proveedores de cloud computing, si se requiere un servicio diferente. Por lo anterior, Webdox Legal® aprovecha las numerosas certificaciones de seguridad que Amazon tiene al día de hoy (ISO 27.001, entre otras), para demostrar seguridad en el almacenaje de información. Asimismo, hemos adaptado nuestra arquitectura de servidores de Amazon para que ésta sea capaz de prevenir ataques informáticos de diferentes tipos.

(b) Seguridad de nuestra plataforma: Nuestra plataforma contiene una serie de funcionalidades pensadas en proteger tu información, asociadas a la administración de contraseñas, seguridad de las sesiones, control de IP en el acceso al sistema, encriptación de datos, eliminación y pérdidas de información.

PRIVACIDAD DE TU INFORMACIÓN Y CONTRATACIÓN QUE LA GARANTIZA: NOS COMPROMETEMOS A GUARDAR ESTRICTA CONFIDENCIALIDAD ACERCA DE TU INFORMACIÓN CARGADA EN WEBDOX LEGAL®, A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES MEDIOS:

(a) Acuerdo de confidencialidad firmado por Webdox Legal® con cada cliente: Webdox Legal® y sus empleados se comprometen a guardar estricta reserva de la información de nuestros clientes, cargada en nuestra plataforma. Webdox Legal® propone la firma de un contrato de confidencialidad, que el cliente podrá ampliar o modificar si existiesen escenarios no contemplados en las cláusulas ofrecidas.

(b) Acuerdo de confidencialidad firmado por los empleados de Webdox Legal®: El personal de Webdox Legal®, dentro de sus obligaciones contractuales, se compromete a cumplir con estrictos estándares de secreto profesional sobre la información legal o contractual que maneje.

(c) Seguridad perimetral: La seguridad perimetral consiste en una configuración que permite a los clientes de Webdox Legal® que sus Usuarios accedan a la plataforma desde una o más direcciones IP predefinidas por éste, controlándose con esto la localización física de los mismos Usuarios.

RETENCIÓN DE INFORMACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CUENTA Y DATOS ASOCIADOS:

Mantendremos la información que almacenes en nuestros Servicios durante todo el tiempo necesario para prestarte esos Servicios. Si eliminas tu cuenta, también eliminaremos esa información. Pero ten en cuenta que: (1) puede haber latencia en la eliminación de esta información de nuestros servidores y almacenamiento de copias de seguridad y (2) podremos retener esta información si es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas o ejercer nuestros acuerdos.

(5) Dónde (ubicación física) se almacenan los datos.

Dependerá del puerto seguro que elijas: Actualmente almacenamos la información de nuestros clientes en Amazon Web Services (AWS), donde cada Usuario podrá elegir el puerto seguro en el cuál quiera que su información esté almacenada. Por defecto, la información es almacenada en Ashburn, Virginia, Estados Unidos de América. Si nuestros clientes no deciden cambiar esta localización expresamente esta será la que se utilizará.

(6) Cambios corporativos en Webdox Legal®

¿Qué ocurre en una eventual fusión, adquisición o reorganización de Webdox Legal®?:

Si participamos de una reorganización, fusión, adquisición o venta de nuestros activos, tu información podrá transferirse como parte de esa transacción. Te informaremos (por ejemplo, mediante un mensaje a la dirección de correo electrónico asociada con tu cuenta) cualquier transacción de este tipo y te indicaremos las opciones disponibles.

Podremos revisar esta Política de privacidad oportunamente y publicar la versión más actualizada en nuestro sitio web. Te informaremos en caso de que tus derechos se vean apreciablemente afectados como consecuencia de una revisión.

(7) Contacto.

¿Tienes alguna consulta o pregunta acerca de Webdox Legal®, nuestros servicios y tu privacidad? Envíanos un mensaje a privacidad@webdox.cl