Términos y condiciones

CONTRATO DE SUSCRIPCIÓN
WEBDOX LEGAL INFORMATICS & DATA SpA
Válido desde el 12 de enero de 2018
  1. WEBDOX LEGAL INFORMATICS & DATA, en adelante el “Prestador” es una empresa multidisciplinaria compuesta por profesionales y técnicos, tanto del área legal como del área informática, que ha creado una software o plataforma digital de almacenamiento, ordenamiento, digitalización, búsqueda, gestión documental, redacción, Workflow y administración de documentos, desarrollando, asimismo, una metodología de indexación compuesta por diversos atributos legales específicos, denominado WEBDOX LEGAL en adelante la Solución.

  2. ANTECEDENTES: El Prestador en virtud de los presentes Términos y Condiciones que regirán los servicios señalados en la Orden de Venta previamente firmada que es parte integrante del presente instrumento que corresponden a la implementación y habilitación de una Solución para la generación, almacenamiento, disponibilidad y factibilidad, descarga e impresión material mediante los medios propios y habituales de la tecnología vigente, de toda la documentación contractual y relacionada que disponga y genere el “Suscriptor”. Para estos efectos Prestador y Suscriptor en conjunto serán consideradas “Las Partes”.

  3. SERVICIOS: Para estos efectos el Prestador ofrece al Suscriptor los siguientes servicios diferenciados en los siguientes planes, los que a su vez podrán variar en el tiempo: 1) PLAN LIGHT: Contiene las siguientes funcionalidades, Buscador por contenido; Buscador avanzado (básico); Alertas y control de fechas; Clasificación que contendrá la identificación de 5 parámetros clave de los documentos: a. Nombre de documento, b. Contraparte (Proveedor, Cliente, Organismos etc), c. Rol Único Tributario, d. Fecha de documento y e. Fecha de expiración (si aplica); Creación; Control de perfiles y permisos (básico); Reportes (básico) y Soportes (básico). 2) PLAN PROFESIONAL: Que contiene las siguientes funcionalidades, Buscador por contenido; Buscador avanzado; Alertas y control de fechas; Clasificación que contendrá la identificación de 5 parámetros clave de los documentos: a. Nombre de documento, b. Contraparte (Proveedor, Cliente, Organismos etc), c. Rol Único Tributario, d. Fecha de documento, y e. Fecha de expiración (si aplica); Creación; Control de perfiles y permisos; Reportes; Soporte; Solicitudes contractuales; Aprobaciones (básico); Versionamiento; Complementos Microsoft Office; Controles y seguridad (básico); Auditorías de usuarios; Localización física de la información y Exportación de data. 3) PLAN ENTERPRISE: Que contiene las siguientes funcionalidades, Buscador por contenido; Buscador avanzado; Alertas y control de fechas; Clasificación que contendrá la identificación de 5 parámetros clave de los documentos: a. Nombre de documento, b. Contraparte (Proveedor, Cliente, Organismos etc), c. Rol Único Tributario, d. Fecha de documento, e. Fecha de expiración (si aplica); Creación; Control de perfiles y permisos; Reportes; Soportes; Solicitudes contractuales; Aprobaciones (Premium); Versionamiento; Complementos Microsoft Office; Controles y seguridad (Premium); Auditorías de usuarios; Localización física de la información; Exportación de data; LDAP y Multi entidades. Además, el Prestador podrá prestar los servicios profesionales de: 1) Servicios Profesionales y asesorías en la Configuración del Software o Solución y 2) Servicios Profesionales y asesorías en entrenamiento y operación del Software o Solución. Los Atributos señalados en la funcionalidad de Clasificación podrán modificarse entendiendo que aquellos a considerar deban estar contenido en el texto del documento. El Proveedor se reserva el derecho de interpretar el sentido y alcance de las funcionalidades ofrecidas en cada plan.

  4. OBLIGACIONES DEl PRESTADOR: El Prestador se compromete a disponer de los recursos tecnológicos y/o logísticos a fin de garantizar la normal ejecución de los procesos del sistema. Realizar los distintos levantamientos, tanto a nivel de requerimientos de usuarios como de requerimientos de sistema, de manera de cubrir todos los aspectos de compatibilidad e integración en la actual infraestructura tecnológica del Suscriptor, sin perjuicio de las habilitaciones que deba realizar el equipo técnico del Suscriptor. Asistir en el proceso de implementación de la Solución, específicamente respecto a los usuarios administradores de la plataforma.

  5. OBLIGACIONES DEL SUSCRIPTOR: Para la correcta instalación y funcionamiento de la aplicación Software de Escritorio de la Solución, el Suscriptor deberá disponer de los siguientes requerimientos: b.1). Sistema Operativo Windows Versión: Windows 7 32/64 bits; Windows 8 32/64 bits; CPU: Core 2 Duo, Athlon X2 at 2,4 GHz o superior; Memoria: 2 GB RAM; Disco Duro: 500 MB de espacio libre; Software Adicional: Java 8 JRE o JDK; Conexión a Internet: DSL o superior de 1 Mbps; Firewall: Abrir puertos 4242 TCP/UDP, 80, 443 y Permisos: https://portal.webdox.cl b.2). Sistema Operativo Mac Versión: Mac OS X 10.9 (Mavericks) hasta 10.10 (Yosemite); CPU: Core 2 Duo 2.4 GHz o superior; Memoria: 2GB RAM; Disco Duro: 500 MB de espacio libre; Software Adicional: Java 8 JRE o JDK; Conexión a Internet: DSL o superior de 1 MBPS; Firewall: Abrir puertos 4242 TCP/UDP, 80,443; Permitir: https://portal.webdox.cl. Además, el Suscriptor deberá contar con versiones de Microsoft Office 2010 SP2 o superior. Será necesario, para la instalación de los complementos ofrecidos por el Prestador con Microsoft Office, la instalación de estas aplicaciones, contando cada usuario con los permisos de administrador y contando con conexión a Internet, manteniéndose además los privilegios necesarios para descargar los pre requisitos requeridos en estas instalaciones. b.3) Cortafuegos. Si el Suscriptor tiene activado un cortafuego o Firewall para bloqueo de puertos y/o contenido deberán autorizarse por las siguientes direcciones Web y Puertos: Direcciones Web: csi.gstatic.com puerto 4242; disutgh7q0ncc.cloudfront puerto 80; dpi1c6z6qg9qf.cloudfront.net puerto 443; fonts.googleapis.com puerto 4000; fonts.gstatics.com; js.intercomcdn.com; maps.googleapis.com; tutorialize.me; tutorialize.s3.amazonaws.com; google-analytics.com; https://node.webdox.cl:4000/socket.io; https://nexus-websocket-b.intercom.io; https://portal.webdox.cl; https://admin.webdox.cl; http:www.webdox.cl; http://worker.webdox.cl puerto 4242.

  6. SEGURIDAD: El Prestador cuenta con las siguientes medidas de seguridad: a) Seguridad de Sesiones: Implementación de estándares de seguridad para controlar y evitar pérdidas de información. b) Expiración de Contraseñas: Permite definir un tiempo de expiración configurable de las contraseñas de acceso, forzando el cambio de la misma. c) Cierre de Sesión por Inactividad: Permite activar la caducidad de la sesión por un tiempo de inactividad determinable. d) Seguridad Perimetral: Implementa seguridad perimetral adicional a la que emplean los firewall de nuestra arquitectura tecnológica. La aplicación permite que se puedan definir un conjunto de direcciones IP públicas de acceso a la plataforma. Con esto solo podrán acceder las oficinas registradas. e) Soft-Delete: Con el afán de evitar pérdidas de información involuntarias o voluntarias, el Prestador no elimina los registros del sistema. Estos quedan marcados como inaccesibles a los usuarios y un administrador del sistema podrá recuperarlos de ser necesario. f) Certificado SSL: Consta con un certificado Symantec SSL Class: Digital ID Class 3, SSL Certifcate with Extended Validation, 40-bit minimum to 256-bit SSL encryption, NortonTM Secured Seal for SSL con análisis periódicos de vulnerabilidades realizado por Symantec. g) Bloqueo de Cuentas por Intentos fallidos de Autenticación: Permite bloquear una cuenta en la cual se hayan efectuado más de un número determinable de intentos, además de solicitar un captcha. h) Encriptación de documentos compartidos: Todo documento que abandona la plataforma es encriptado y protegido mediante un código sin el cual es imposible visualizarlo. i) Contraseña Segura: Permite activar el formato de contraseña segura, la cual deberá contener: un largo mínimo ocho caracteres, al menos una mayúscula y al menos un número. j) Perfiles de Usuario (Permisos): Implementa seguridad por usuarios en base a perfiles, que permite controlar todas las acciones unitarias existentes en la plataforma. k) Force-Delete: En caso de ser necesario, existe la posibilidad de eliminar un documento de la plataforma de manera definitiva, sin dejar rastros. l) Backups: El Prestador realiza backups incrementales todos los días, además de usar la tecnología Amazon AWS S3 Versioning. m) Auditorías: El Prestador implementa auditorías de seguridad para hacer un seguimiento de las acciones que realiza un usuario dentro de la plataforma, las cuales podrán ser revisadas por un administrador del sistema. n) Bloqueo de IP por intentos fallidos de autenticación: Permite activar la caducidad de la sesión por un tiempo determinable de inactividad.

  7. SOPORTE: Todas las solicitudes de servicio que el Suscriptor desee realizar deberá ser realizada al soporte Online (mediante un chat interno en la Solución), para su ingreso, registro y cierre del incidente de atención. El Soporte Online tiene un horario de funcionamiento de lunes a viernes, excepto festivos, de 09:00 a 19:00 horas.

  8. CALIDAD DE SERVICIO O SLA: El Prestador ofrece un nivel de servicio o SLA del 99%.

  9. NOTIFICACIONES Y COORDINACIONES: El Prestador nominará a don Gonzalo Javier Abaroa Silva y el Suscriptor a quien determine para la correcta comunicación de las Partes.
    Todos los avisos, instrucciones, informaciones y otras comunicaciones proporcionadas por cualquiera de las Partes bajo este instrumento serán al siguiente correo electrónico gabaroa@webdox.cl o por carta certificada a la siguiente dirección: La Concepción N.º 266, oficina 503/504, comuna de Providencia, Santiago.

  10. LIBERACIÓN DE LICENCIAS: El Prestador fija como fecha de liberación de licencias la fecha de firma de la Orden de Venta que es parte integrante de los presentes Términos y Condiciones.

  11. FACTURACIÓN, PAGOS, CARGOS Y PENALIDADES: El Suscriptor deberá pagar al Proveedor, la factura por el total anual de las licencias de la Solución conforme a las tarifas señaladas en la sección de LICENCIAS Y PLANES DE SOFTWARE de la Orden de Venta. De existir Servicios Profesionales estos se facturarán 50% al inicio y el otro 50% al finalizar los trabajos señalados en la Orden Venta, en las secciones CLASIFICACIÓN, CARGA Y DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA; y en SERVICIOS DE CONFIGURACIÓN, ENTRENAMIENTO Y OPERACIÓN. Las facturas del Prestador son exigibles al momento de entrega por lo que deben pagarse en la fecha que ésta indica. El Suscriptor reconoce que de no cumplir con el pago de su factura dentro de los treinta (30) días contados a partir de la fecha de facturación, El Prestador le impondrá un cargo por mora equivalente al interés máximo convencional para operaciones reajustables proporcionales a los días de atraso en el pago de la factura correspondiente. En caso de existir cualquier disputa relacionada con los cargos detallados en su factura, el Suscriptor deberá presentar la misma por escrito dentro de treinta (30) días a partir de la fecha de facturación. El Suscriptor acuerda pagar una penalidad equivalente al interés máximo convencional para operaciones reajustables proporcionales a los días impagos en caso de que un pago sea devuelto por fondos insuficientes, sin perjuicio de cualquier otro remedio disponible por ley. Las facturas podrán ser enviadas por correo regular o por correo electrónico, según la preferencia de las Partes, a la dirección provista en la Orden de Venta firmada por el Suscriptor. Cualquier cambio de dirección, correo electrónico o método de pago deberá ser notificado por escrito antes del próximo ciclo de facturación, para evitar cargos por mora.

  12. FACTORING: El Suscriptor autoriza al Prestador mediante el uso del Factoring el derecho a percibir el pago de las facturas emitidas contra ordenes de compra y contratos por los servicios prestados.

  13. DEPENDENCIA Y SUBORDINACIÓN: El Prestador declara expresamente que la naturaleza de los presentes Términos y Condiciones corresponden a la de un contrato civil de prestación de servicios no exclusivos y que se prestarán de forma remota en instalaciones pertenecientes al Prestador.

  14. SUBCONTRATACIÓN: El Prestador podrá subcontratar aquellos servicios que requiera para la correcta ejecución de los servicios contratados en la Orden de Venta. El hecho que determinados servicios sean subcontratados por el Prestador o efectuados, por un tercero para cumplir con las obligaciones del Prestador derivadas de los servicios contratados por el Suscriptor, no lo liberará de las responsabilidades contractuales y civiles que le correspondan de conformidad al presente instrumento y demás normas y documentos aplicables, y no podrá implicar la cesión total o parcial, subrogación, delegación o cualquier tipo de transferencia de las obligaciones que tiene el Prestador para la prestación de los servicios contratados. El personal del Prestador y de los subcontratistas con los que contrate para desarrollar labores vinculadas a los servicios suscritos no tendrá vínculo de subordinación ni dependencia con el Suscriptor, debiendo el Prestador y/o sus subcontratistas dar cumplimiento íntegro a todas las obligaciones laborales, previsionales y tributarias, respecto de dichos trabajadores, liberando en todo caso y expresamente de cualquier responsabilidad en estas materias al Suscriptor. De acuerdo a lo establecido en el artículo 183-A y siguientes del Código del Trabajo. El Prestador se reserva el derecho de verificar en cualquier tiempo el cumplimiento de tales obligaciones, pudiendo retener los pagos que deba hacer al Subcontratado hasta que acredite el cumplimiento de las antedichas obligaciones, en conformidad a la legislación vigente.

  15. VIGENCIA. Los servicios contratados tendrán una vigencia de doce (12) meses, contados desde la fecha de firma de la Orden de Venta y podran ser renovados tácitamente por periodos iguales y sucesivos de (12) meses. Sin perjuicio de lo anterior, el Suscriptor podrá ponerle término anticipado en cualquier tiempo, mediante carta certificada enviada al domicilio del Prestador indicado en la Orden de Venta, con una antelación mínima de ciento veinte (120) días corridos anteriores a la fecha en que se desee ponerle término.

  16. TERMINO ANTICIPADO: Cualquiera de las Partes podrá dar por terminado el presente instrumento de forma adelantada, en cualquier tiempo y con efecto inmediato en los siguientes caso: a) Si alguna de las Partes se encuentra en un procedimiento concursal de liquidación, o propone convenios preventivos de cualquier clase a sus acreedores, o si hace abandono de sus bienes. b) Por cualquier acción u omisión de alguna de las Partes que afecte gravemente los intereses de la otra. c) Por insolvencia de alguna de las Partes. Se establece por medio del presente instrumento que las causales señaladas precedentemente deberán ser efectivamente acreditadas por las Partes a través de todos los medios de prueba establecidos por la ley.

  17. DERECHOS A LA TERMINACIÓN O VENCIMIENTO: Cualquiera sea la causa de ello, el Prestador deberá hacer entrega a el Suscriptor de toda la información que se encuentre en su poder proporcionada con ocasión de los servicios contratados, con un plazo máximo de 7 (siete) días corridos desde la fecha del término del presente instrumento y se obliga además a destruir en forma permanente toda información que se encuentre en sus servidores, discos, sean físicos o virtuales que sean de propiedad o haya sido proporcionada por el Suscriptor.

  18. MODIFICACIONES: El Prestador se reserva el derecho a revisar estos Términos y Condiciones y siempre publicará la versión más actualizada en el sitio web. Si una revisión reduce considerablemente los derechos del Suscriptor, el Prestador lo informará oportunamente en la cuenta de correo electrónico que el Suscriptor señale en la Orden de Venta. Al continuar usando los servicios o al acceder a ellos después de la entrada en vigencia de estas revisiones el Suscriptor acepta quedar legalmente vinculado de conformidad a estos Términos y Condiciones.

  19. PROPIEDAD Y DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL: Por el presente instrumento otorga a una licencia relativa a la Solución, con las siguientes características: una licencia no exclusiva, mundial, para utilizar, ejecutar, desplegar la Solución, con la siguiente limitación: Uso interno y exclusivo de las personas que al efecto designe el Suscriptor en cualquiera de sus filiales y empresas relacionadas. El Prestador declara que el software licenciado es de su propiedad y bajo ninguna circunstancia compartirá su código fuente, aun a petición expresa del Suscriptor.

  20. MARKETING: Por este acto se autoriza al Prestador a usar el logotipo corporativo del Suscriptor, de sus marcas y compañías relacionadas sólo para efectos Publicitarios y de Marketing. El Prestador deberá incluir en todas la copias que usen el logotipo corporativo del Suscriptor, el aviso de copyright correspondiente y sólo se utilice para los fines descritos precedentemente, que no se utilicen para fines comerciales y que no se modifiquen en modo alguno.

  21. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Cualquier conflicto, dificultad o controversia que surja entre las Partes, por cualquier motivo y bajo cualquier circunstancia, relacionada directa o indirectamente con los presentes Términos y Condiciones del Contrato de Suscripción, o con cualquiera de sus cláusulas o efectos y, en especial, pero sin que lo que sigue implique limitación, las que digan relación con su vigencia, aplicación, interpretación, cumplimiento, incumplimiento, validez o invalidez, nulidad o resolución, existencia o inexistencia, se resolverá preferentemente en forma amistosa y directa por ellas.
    En caso de persistir las diferencias, las Partes las someterán al conocimiento y resolución de la justicia ordinaria. Para estos efectos, las Partes fijan su domicilio en la ciudad de Santiago y se someten a la jurisdicción de sus Tribunales de Justicia.

  22. CONFIDENCIALIDAD: La información a la cual tengan acceso las Partes que por este acto se contrata, en caso alguno podrá ser difundida o entregada a terceras personas, debiendo mantener respecto de ella absoluta confidencialidad.
    Las Partes se abstendrán de dar a conocer o utilizar toda o cualquier Información Confidencial que se relacione con la otra, ni revelar los términos de los servicios contratados, como tampoco ninguna Información Confidencial de la otra Parte o de sus compañías relacionadas, a no ser que dicha información se haya convertido en pública por causas diferentes al incumplimiento de cualquier obligación de confidencialidad, o bien si ello fuere requerido por autoridades judiciales o exigido por normas reglamentarias o legales.
    Asimismo, las Partes se obligan a observar todas las leyes, reglamentos, decretos, resoluciones o normas de las autoridades gubernamentales en la ejecución de los servicios contratados, en especial, en lo que se refiere a las normas sobre confidencialidad en el manejo de la información. Al respecto, las Partes se obligan a no incurrir en acciones u omisiones en nombre de la otra que puedan ocasionar, directa o indirectamente, cualquier responsabilidad o sanción a la otra en este sentido.
    Para los efectos del presente instrumento, se entenderá por Información Confidencial, toda aquella información relativa al Suscriptor, sus personas relacionadas y a las operaciones y negocios de todos ellos, incluyendo toda la documentación legal, técnica, financiera, comercial y contable, proyectos, diseños, operación, costos, estudios, información computacional o estadística, planes futuros o cualquier otro documento o material preparado por, o por cuenta del Suscriptor y/o sus personas relacionadas, en cualquier forma, documentada, electrónica o verbal, que sea proporcionada o puesta a disposición u obtenida directa o indirectamente por el Prestador, para los efectos de implementar la Solución o como consecuencia de tal implementación, incluyendo, pero no limitada a, archivos, documentos, planos, estimaciones, evaluaciones de toda índole, correspondencia y toda otra información de naturaleza comercial, técnica, financiera, legal, contable y contractual. Es intención de las Partes conferir a esta definición una interpretación amplia y extensiva, para todos los efectos de este instrumento. Se excluyen de las anteriores clausulas, sin atentar contra las políticas de confidencialidad del Suscriptor, todo aquel análisis que pueda servir al Prestador a mejorar sus tecnologías de procesamiento de datos y que ayuden asimismo a entregar un servicio tecnológico crecientemente más efectivo al Suscriptor.

  23. ACEPTACIÓN: El Prestador asumirá que el Suscriptor acepta los Términos y Condiciones desde la firma de la Orden de Venta por los servicios contratados. Estos Términos y Condiciones constituyen un contrato vinculante entre el Prestador y Suscriptor.
    PERSONERÍAS: La personería de don José Manuel Jiménez Marín para representar a “Webdox Legal Informatics & Data SpA” consta en reducción a Escritura Pública de Constitución de Sociedad de fecha 31 de agosto de 2016, otorgada en la Notaría Pública de Santiago, de don Eduardo Avello Concha.