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Gestión eficiente de contratos: Diferencia entre un ERP y CLM

Cual es la diferencia entre un ERP y CLM
VP Sales and Business Development

Ingeniero Comercial PUC, 5 años de experiencia en Revenue Management y Project Management, en importantes compañías como LATAM Airlines y Falabella. Experto en liderar desarrollos de tecnologías con valor para el negocio. Posee elevado conocimiento de Inteligencia Artificial y de Gestión contractual.

   

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03 enero, 2020

Sabemos lo importante que es gestionar eficientemente los contratos dentro de tu empresa, ya que las condiciones de tus relaciones comerciales y laborales son declaradas en estos documentos y, por tanto, el costo de tener problemas en el proceso contractual es muy alto. Hoy en día existen diversas tecnologías que intentan gestionar contratos de manera sistematizada y digitalizada, estandarizando y automatizando los procesos necesarios para su creación. Entre los softwares que funcionan para la gerencia legal encontramos los ERP y los CLM, dos opciones que plantean facilitar los procesos documentales. ¿Conoces la diferencia? ¿Cuál es más adecuado para la gestión de contratos, específicamente?

ERP versus CLMS

ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que se enfoca principalmente en el planeamiento de recursos empresariales. Esto quiere decir que se especializa en la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones tanto productivas como distributivas de bienes y servicios en una compañía.

Claramente el foco de un ERP no es la gestión contractual, sin embargo, algunos ERP integran la gestión contractual en su software, pero con el fin exclusivo de dar continuidad a los procesos de abastecimiento y compras. Por lo tanto, la integran de forma parcial y solo con funcionalidades básicas, enfocadas en generar sinergias con sistemas para compras (licitaciones, proveedores, cotizaciones, etc). Algunos ERP más avanzados en la gestión contractual tienen pretensiones más integrales al intentar abarcar otras áreas, como ventas o recursos humanos, no obstante lo anterior, no tienen éxito dada su poca expertise y foco excesivo en el área de compras, donde la mayoría falla en la experiencia del usuario y la gestión post firma.

Dado lo anterior, es fácil entender que para la gestión eficiente de contratos, un ERP no es adecuado, ya que sus funcionalidades no se enfocan directamente en resolver los obstáculos de cada etapa del ciclo de vida del contrato y no resuelven las necesidades particulares de cada área. Lo anterior es crucial, ya que la gestión contractual es transversal a muchas gerencias (Compras, Legal, Comercial, Recursos humanos, Corporativa, etc).

En resumen, el ERP falla en 3 aspectos cruciales:

  • La adaptabilidad a los procesos de cada área y flexibilidad en configuraciones.
  • La capacidad de generar la colaboración y comunicación efectiva entre áreas.
  • Carencia de funcionalidades, tanto en su cantidad y como en su usabilidad.

Por el contrario, el CLMS (Contract Life Cycle Management Software) tiene el enfoque adecuado:

  • Es un software experto en la gestión contractual. Cubre las etapas del ciclo de vida por completo de forma holística (Solicitudes, Redacción, Negociación, Colaboración/Comunicación, Aprobación, Firma, Búsqueda/Recuperación, Seguimiento, Reportería/Análisis, Renovaciones/Término).
  • Es integral, global y flexible para resolver las necesidades contractuales de todas las áreas de una empresa y le otorga la directriz y control necesario al área legal.

Un CLMS centraliza, consolida, automatiza y agiliza todos los procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la gestión de contratos, enfocándose en las diferentes etapas y procesos. Por otro lado, también es un software que se orienta a cumplir las regulaciones gubernamentales y normas profesionales de la empresa.

Webdox es el CLMS líder de Latinoamérica y su enfoque es 100% holístico. Sus 3 objetivos son lograr:

  • Eficiencia y Colaboración: Crear, estandarizar, centralizar el proceso de creación de cada contrato y documento a máxima velocidad.
  • Contenido contractual robusto: Generación de contratos con las condiciones adecuadas y en línea con el compliance.
  • Control y Gestión: Maximizar el rendimiento y cumplimiento de lo acordado en los contratos.

Webdox soluciona integralmente los procesos de prefirma, firma y post firma, enfocándose especialmente en generar las eficiencias, colaboración y efectiva comunicación para cada etapa del ciclo de vida de los contratos y documentos. Además, es muy intuitivo y flexible en su uso, fácil de escalar y sumamente adaptable.

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